Gazeta Podatkowa nr 4 (1358) z dnia 12.01.2017

Zawiadomienia związane z księgą podatkową

Rozpoczynając prowadzenie księgi podatkowej, podatnik powinien wiedzieć, w jakich sytuacjach, w jakich terminach i w jakiej formie musi składać zawiadomienia do urzędu skarbowego w sprawach dotyczących tej księgi.

Podatnik, który rozpoczyna prowadzenie księgi podatkowej, na wstępie musi dokonać wyboru:

• formy opodatkowania dochodów ustalonych na podstawie tej księgi w ramach zasad ogólnych, tj. według skali podatkowej albo podatkiem liniowym,
   
• formy opłacania zaliczek na podatek dochodowy (miesięczne lub kwartalne).

Należy tego dokonać w sposób i w terminie określonym w ustawie o pdof. Oprócz tego obowiązki informacyjne wobec urzędu skarbowego nakładają także przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (zwanego dalej: rozporządzeniem). Na tych skupimy się w niniejszym artykule.

Zawiadomienie o założeniu księgi

Podatnicy, którzy rozpoczynają prowadzenie działalności gospodarczej albo w poprzednim roku podatkowym byli opodatkowani na podstawie ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym lub prowadzili księgi rachunkowe, są obowiązani zawiadomić w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania podatnika o prowadzeniu księgi w terminie 20 dni od dnia jej założenia. Jeżeli działalność jest prowadzona w formie spółki cywilnej osób fizycznych, spółki jawnej osób fizycznych lub spółki partnerskiej, zawiadomienie składają wszyscy wspólnicy naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu według miejsca zamieszkania każdego z nich. Stanowi o tym zarówno art. 24a ust. 3a ustawy o pdof, jak i § 10 ust. 2 i 3 rozporządzenia.

Z przepisów tych wynika, że zawiadomić o zaprowadzeniu księgi w danym roku muszą podatnicy, którzy w poprzednim roku księgi takiej nie prowadzili. Dotyczy to więc podatników rozpoczynających działalność i tych, którzy w poprzednim roku rozliczali się z podatku dochodowego na podstawie ksiąg rachunkowych lub korzystali ze zryczałtowanego opodatkowania podatkiem dochodowym. Natomiast zawiadomienie o prowadzeniu księgi złożone w danym roku zachowuje ważność do czasu dokonania zmiany rodzaju prowadzonej dokumentacji księgowej, formy opodatkowania lub likwidacji działalności. Jeżeli więc podatnik w 2017 r. rozpoczął działalność gospodarczą i założył księgę podatkową, informując o tym urząd skarbowy, to jeśli w 2018 r. będzie kontynuował działalność i założy księgę na dzień 1 stycznia 2018 r., nie będzie musiał o tym zawiadamiać urzędu skarbowego.

Jak stanowi art. 24a ust. 3c ustawy o pdof, zawiadomienie o prowadzeniu księgi podatkowej może być złożone na podstawie przepisów o swobodzie działalności gospodarczej. Przepis ten dotyczy przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą na własny rachunek i ryzyko oraz wspólników spółki cywilnej osób fizycznych, traktowanych w myśl ustawy o swobodzie działalności gospodarczej jako przedsiębiorcy. Rozpoczynając prowadzenie działalności gospodarczej składają oni wniosek o wpis do CEIDG na druku CEIDG-1, zamieszczając na nim stosowne dane, a w trakcie działalności mogą aktualizować je także za pośrednictwem tego druku. Wniosek ten stanowi jednocześnie zgłoszenie m.in. do urzędu skarbowego. W druku tym znajdują się pozycje dotyczące m.in. rodzaju prowadzonej dokumentacji rachunkowej (pozycja 20).

Przyjmuje się, że jeśli przedsiębiorcy oraz wspólnicy spółek cywilnych zaznaczą we wniosku CEIDG-1, że prowadzą księgę podatkową, to jest to skuteczne zawiadomienie o zaprowadzeniu księgi i nie ma potrzeby złożenia kolejnego zawiadomienia bezpośrednio w urzędzie skarbowym - pod warunkiem, że nastąpi to z zachowaniem terminów wskazanych w przepisach podatkowych. Przykładowo, w przypadku gdy osoby fizyczne i wspólnicy spółek cywilnych rozpoczynający działalność i prowadzenie księgi podatkowej złożą odpowiednio wypełniony wniosek CEIDG-1 w dniu rozpoczęcia działalności, można uznać, że spełniły tym samym obowiązek zawiadomienia urzędu skarbowego o zaprowadzeniu księgi podatkowej.

Aktywny druk CEIDG-1 dostępny jest w serwisie www.druki.gofin.pl.

Pozostali podatnicy zakładający księgę podatkową (wspólnicy spółek jawnych osób fizycznych oraz wspólnicy spółek partnerskich, które to spółki są objęte rejestracją w KRS) i mający obowiązek zawiadomić o tym urząd, w tym rozpoczynający działalność gospodarczą, muszą złożyć na piśmie odrębne zawiadomienie o zaprowadzeniu księgi podatkowej w terminie 20 dni od dnia jej założenia.

Żadne przepisy nie określają wzoru omawianego zawiadomienia. Powinno ono jednak zawierać dane identyfikujące podatnika, informację o dacie zaprowadzenia księgi podatkowej i podpis podatnika (patrz wzór 1). Sporządza się je, dla celów dowodowych, w dwóch egzemplarzach, z których jeden trafia do urzędu skarbowego, a drugi, po uzyskaniu potwierdzenia złożenia zawiadomienia (pieczęci urzędu), podatnik powinien przechowywać w swojej dokumentacji.

Zawiadomienie o tym, że księgę prowadzi biuro

Jeżeli na zlecenie podatnika prowadzenie księgi zostało powierzone biuru rachunkowemu, podatnik jest obowiązany w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy z biurem rachunkowym zawiadomić o tym naczelnika urzędu skarbowego, któremu zostało złożone zawiadomienie o prowadzeniu księgi, wskazując nazwę i adres biura, miejsce (adres) prowadzenia oraz przechowywania księgi i dowodów związanych z jej prowadzeniem. Jeżeli działalność gospodarcza jest prowadzona w formie spółki cywilnej osób fizycznych, spółki jawnej osób fizycznych lub spółki partnerskiej, zawiadomienie składają wszyscy wspólnicy naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu według miejsca zamieszkania każdego z nich.

Tak stanowi art. 24a ust. 3b ustawy o pdof. Analogicznie brzmi § 8 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia.

Przez biuro rachunkowe rozumie się przedsiębiorcę uprawnionego na podstawie odrębnych przepisów do prowadzenia ksiąg, który na podstawie umowy zawartej z podatnikiem świadczy usługi w tym zakresie (§ 3 pkt 5 rozporządzenia). Warto przypomnieć, że w obecnym stanie prawnym usługowe prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów nie wymaga żadnych specjalnych uprawnień.

Zawiadomienie o powierzeniu prowadzenia księgi biuru rachunkowemu także może być złożone na podstawie przepisów o swobodzie działalności gospodarczej (art. 24a ust. 3c ustawy o pdof), tj. za pośrednictwem wniosku CEIDG-1, przez przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą na własny rachunek oraz wspólników spółki cywilnej. We wniosku tym podaje się w pozycji 21 nazwę (firmę) i NIP biura rachunkowego, z którym podatnik zawarł umowę o prowadzenie księgi, a w pozycji 22 adres przechowywania dokumentacji rachunkowej podatnika. Nie podaje się natomiast adresu biura, o którym mowa zarówno w art. 24a ust. 3b ustawy o pdof, jak i § 8 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia (zasadniczo jest tożsamy z adresem przechowywania dokumentacji rachunkowej podatnika, ale może też być inny). Jednak bazując na tym, że formularz ten zawiera nazwę biura i jego NIP, a więc dane umożliwiające jego identyfikację przez organ podatkowy, i że ustawodawca w art. 24a ust. 3c ustawy o pdof zezwolił na użycie tego formularza do zawiadomienia o prowadzeniu księgi przez biuro, można uznać, że jego złożenie stanowi wystarczającą formę spełnienia tego obowiązku - oczywiście o ile nastąpi w wymaganym przepisami terminie.

Wspólnicy spółek jawnych osób fizycznych oraz wspólnicy spółek partnerskich zawiadomienie o prowadzeniu księgi podatkowej przez biuro rachunkowe muszą złożyć na piśmie w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy z biurem, wskazując w nim wymagane przepisami dane (patrz wzór 2). Sporządza się je, dla celów dowodowych, w dwóch egzemplarzach, z których jeden zostawia się w urzędzie skarbowym, a drugi, z pieczątką urzędu, przechowuje w swojej dokumentacji.

Zawiadomienie o spisie z natury

Podatnicy są obowiązani do sporządzenia i wpisania do księgi podatkowej spisu z natury towarów handlowych, materiałów podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów, na dzień 1 stycznia, na koniec każdego roku podatkowego, na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego, a także w razie utraty w ciągu roku prawa do zryczałtowanego opodatkowania podatkiem dochodowym, zmiany wspólnika, zmiany proporcji udziałów wspólników lub likwidacji działalności. Mówi o tym § 27 ust. 1 rozporządzenia. Dodatkowo spis z natury może też być sporządzany za okresy miesięczne oraz na zlecenie naczelnika urzędu skarbowego (§ 27 ust. 2 rozporządzenia).

Jak stanowi § 27 ust. 4 rozporządzenia, o zamiarze sporządzenia spisu z natury w innym terminie niż na dzień 1 stycznia, 31 grudnia oraz na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej, podatnicy są obowiązani zawiadomić w formie pisemnej właściwego naczelnika urzędu skarbowego w terminie co najmniej 7 dni przed datą sporządzenia tego spisu. Przepisy nie podają formy tego zawiadomienia ani zakresu danych, które powinno obejmować, ale wskazane jest, by zawierało m.in. dane identyfikujące podatnika, termin przeprowadzenia spisu, powód spisu i podpis podatnika (patrz wzór 3).

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2016 r. poz. 2032 ze zm.)

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2014 r. poz. 1037 ze zm.)