Moment ujęcia duplikatu faktury w podatkowej księdze

W listopadzie 2011 r. podatnik otrzymał fakturę za paliwo, na której nie było numeru faktury (ten fragment faktury był oderwany). Podatnik takiej faktury nie ujął w podatkowej księdze, wystąpił natomiast o wystawienie duplikatu. Kontrahent wystawił duplikat w styczniu 2012 r. W którym roku ująć koszt paliwa w podatkowej księdze prowadzonej metodą uproszczoną?

Duplikat faktury wystawiony w 2012 r., a dotyczący faktury za paliwo wystawionej w 2011 r. powinien zostać ujęty w podatkowej księdze w 2011 r.

Jeżeli oryginał faktury ulegnie zniszczeniu albo zaginie, sprzedawca na wniosek nabywcy ponownie wystawia fakturę, zgodnie z danymi zawartymi w kopii tej faktury. Faktura wystawiona ponownie musi dodatkowo zawierać wyraz "DUPLIKAT" oraz datę jej wystawienia. Oryginał duplikatu faktury otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Takie zasady wystawiania duplikatu faktury wynikają z § 20 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. nr 68, poz. 360).

U podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą uproszczoną koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione (art. 22 ust. 4 updof).

Przy czym, według art. 22 ust. 6b updof, dniem poniesienia kosztu uzyskania przychodów jest dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.

Duplikat faktury wystawiony w styczniu 2012 r. nie dokumentuje zdarzenia gospodarczego innego niż faktura wystawiona w listopadzie 2011 r. Potwierdza jedynie dla celów dowodowych fakt zaistnienia w przeszłości transakcji udokumentowanej wcześniej wadliwą fakturą. Nie dokumentuje on więc poniesienia nowego wydatku, ale odnosi się do stanu przeszłego. Wydatek został bowiem poniesiony w dniu wystawienia pierwotnej faktury i pod tą datą powinien być wpisany do podatkowej księgi.

Zwróć uwagę!

Duplikat faktury powinien zostać zaksięgowany w podatkowej księdze w dacie, w której powinna była zostać zaksięgowana faktura pierwotna.

Podobnie wypowiedział się Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 12 stycznia 2011 r., nr IBPBI/1/415-965/10/RM. Przedmiotem pytania był moment ujęcia w podatkowej księdze duplikatu faktury wystawionego w 2010 r., a dotyczącego usług podwykonawcy wykonanych i zafakturowanych w 2009 r. Organ podatkowy uznał, że "(...) Wnioskodawca winien zaewidencjonować wydatki z tytułu świadczonych przez podwykonawcę usług w datach wystawienia oryginałów faktur (faktur pierwotnych), a nie jak to wskazano we wniosku na podstawie wystawionych w sierpniu 2010 r. duplikatów tych faktur".

W sytuacji przedstawionej w pytaniu faktura pierwotna powinna być wpisana do księgi podatkowej w listopadzie 2011 r. Skoro jednak podatnik nie dokonał tego wpisu ze względu na brak odpowiednich danych na fakturze, to duplikat tej faktury należało ująć w księdze w tym samym momencie, w którym powinna być ujęta faktura pierwotna, tj. w listopadzie 2011 r. Księga za listopad 2011 r. jest już jednak zamknięta. Nie wiadomo natomiast, czy podatnik zamknął już księgę, za cały 2011 r. Jeżeli nie, może duplikat faktury ująć w kosztach grudnia pod datą listopadową, tj. datą wystawienia faktury pierwotnej.

Jeżeli księga jest już zamknięta, podatnik powinien na papierowej wersji podatkowej księgi lub na jej wydruku komputerowym dopisać do grudnia 2011 r. koszt wynikający z duplikatu faktury, a następnie jeszcze raz podsumować koszty grudnia i powtórnie obliczyć dochód za 2011 r. Gdyby także zeznanie za 2011 r. zostało już złożone, konieczna będzie korekta tego zeznania.