Koszty ubezpieczenia w księdze podatkowej

Przedsiębiorca zawarł umowę ubezpieczenia samochodu ciężarowego w maju 2012 r. W dniu wystawienia polisy dokonał częściowej zapłaty składek na OC, AC i NNW. Pozostała część składki, zgodnie z umową, ma być zapłacona dopiero w październiku 2012 r. Czy w księdze podatkowej wpisuje się składki na ubezpieczenie samochodu pod datą ich zapłaty?

NIE. O dacie ujęcia w księdze podatkowej składek na ubezpieczenie samochodu ciężarowego wykorzystywanego na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej decyduje przyjęta przez podatnika metoda potrącania kosztów: uproszczona lub memoriałowa.

Jeżeli podatnik ewidencjonuje koszty zgodnie z metodą uproszczoną, tj. określoną w art. 22 ust. 4 ustawy o pdof, koszty uzyskania przychodów potrąca tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Przy czym za dzień poniesienia kosztu uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania kosztu. W przypadku ubezpieczenia komunikacyjnego dowodem tym jest polisa ubezpieczeniowa. Zatem pod datą wystawienia tej polisy podatnik prowadzący księgę metodą uproszczoną ujmuje w niej jednorazowo całą kwotę składek w kolumnie 13 "Pozostałe wydatki". Nie ma w tym przypadku żadnego znaczenia to, że zapłata tych składek nastąpi w kilku ratach.

Jeżeli podatnik prowadzi księgę podatkową według metody memoriałowej, potrąca koszty uzyskania przychodów w sposób określony w art. 22 ust. 5-5c ustawy o pdof. Z przepisów tych wynika, że koszty bezpośrednio związane z przychodami potrąca w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody. Natomiast koszty uzyskania przychodów inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami są potrącalne w dacie poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą. Koszty ubezpieczeń komunikacyjnych są kosztami pośrednio związanymi z przychodami, które zasadniczo ujmuje się w księdze podatkowej pod datą ich poniesienia - jeżeli dotyczą w całości tego samego roku podatkowego. Zazwyczaj takie umowy zawiera się na okres 12 miesięcy. Jeżeli polisa ubezpieczeniowa obejmuje okres przekraczający rok podatkowy, podatnik prowadzący księgę podatkową metodą memoriałową musi rozliczyć poniesiony z tego tytułu koszt proporcjonalnie do poszczególnych lat podatkowych. Bez wpływu na sposób ujęcia tego kosztu w księdze podatkowej pozostaje termin zapłaty (jednorazowo czy w ratach). W pytaniu wskazano, że umowa ubezpieczenia została zawarta w maju 2012 r. Jeżeli obejmuje ona okres, np. od 1 czerwca 2012 r. do 31 maja 2013 r., to w takim przypadku podatnik prowadzący księgę podatkową metodą memoriałową wpisze do księgi podatkowej jednorazowo - pod datą wystawienia polisy - część składki dotyczącą 2012 r. (7/12 łącznej kwoty składki). Pozostałą część składki (5/12) wpisze do księgi podatkowej za następny rok podatkowy (tj. w styczniu 2013 r.).

Przykład

Podatnik zawarł 25 maja 2012 r. umowę ubezpieczenia samochodu ciężarowego na okres od 1 czerwca 2012 r. do 31 maja 2013 r. Kwota składki na ubezpieczenie OC, AC i NNW określona w wystawionej w tym dniu polisie wynosi 1.800 zł. Połowę składki podatnik zapłacił w dniu zawarcia umowy ubezpieczenia. Termin zapłaty pozostałej części składki upływa 30 września 2012 r.

Ewidencja w księdze podatkowej prowadzonej metodą uproszczoną

w kolumnie 2 "Data zdarzenia gospodarczego" podatnik wpisał: 25 maja 2012 r.,
w kolumnie 13 "Pozostałe wydatki" podatnik wpisał: 1.800 zł.

Ewidencja w księdze podatkowej prowadzonej metodą memoriałową

w księdze podatkowej za 2012 r. podatnik wpisał:
- w kolumnie 2: 25 maja 2012 r.,
- w kolumnie 13: 1.050 zł [(1.800 zł : 12 m-cy) × 7 m-cy],
w księdze podatkowej za 2013 r. podatnik wpisał:
- w kolumnie 2: 1 stycznia 2013 r.,
- w kolumnie 13: 750 zł [(1.800 zł : 12 m-cy) × 5 m-cy].