A A A

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 5 (796) z dnia 10.02.2013

Korygowanie w podatkowej księdze kosztów uzyskania przychodów w związku z niezapłaconym zobowiązaniem

W 2012 r. w podatkowej księdze przychodów i rozchodów pewne wydatki ująłem po stronie kosztów. Termin ich płatności przypadał w styczniu 2013 r. Czy jeżeli nie dokonam zapłaty w terminie 30. dni od upływu terminu płatności, będę musiał skorygować koszty podatkowe?

Nie. "Nowe" przepisy nakazujące w określonych sytuacjach korygowanie kosztów uzyskania przychodów dotyczą kwot wynikających z faktur (innych dokumentów), które zostały zaliczone do kosztów podatkowych od dnia 1 stycznia 2013 r.

Ustawa z 16 listopada 2012 r. o redukcji niektórych obciążeń administracyjnych w gospodarce (Dz. U. poz. 1342) wprowadziła z dniem 1 stycznia 2013 r. rozwiązanie polegające na obowiązku zmniejszania kosztów uzyskania przychodów w przypadku nieuregulowania kwoty wynikającej z faktury lub innego dokumentu w ciągu 30 dni od daty upływu terminu płatności ustalonego przez strony. Jeżeli jednak termin płatności jest dłuższy niż 60 dni - zmniejszenia kosztów trzeba dokonać w przypadku nieuregulowania zobowiązania w ciągu 90 dni od dnia zaliczenia kwoty wynikającej z faktury (lub innego dokumentu) do kosztów uzyskania przychodów. Szczegółowe regulacje w tym zakresie zawiera art. 24d ustawy o PDOF (i odpowiednio art. 15b ustawy o PDOP).

Przepisy nie precyzują, czy korekta kosztów dotyczy kwot, które zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów od 1 stycznia 2013 r., czy może także wcześniejszych. Kwestię tę jednak wyjaśniło Ministerstwo Finansów w broszurze informacyjnej pt. "Zatory płatnicze - skutki w podatkach dochodowych" (broszura dostępna jest na stronie Ministerstwa Finansów (www.mf.gov.pl). Wyjaśniono tam, że:

"(…) Nowe przepisy (art. 24d ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz art. 15b ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych) należy stosować do tych kwot wynikających z faktury lub innego dokumentu, które zostały zaliczone do kosztów podatkowych od 1 stycznia 2013 r. (…)"

Jakie dokumenty powinienem gromadzić dla udowodnienia, iż zapłaciłem swoje zobowiązania i nie musiałem korygować kosztów uzyskania przychodów? Zaznaczam, że prowadzę podatkową księgę przychodów i rozchodów i nie prowadzę szczegółowej ewidencji rozrachunków.

Przepisy nie precyzują, jakie dokumenty potwierdzają dokonanie zapłaty. Dowodami, że zobowiązanie zostało uregulowane, mogą być zatem zarówno dokumenty kasowe, wyciągi bankowe, jak i inne dokumenty.

Podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów nie muszą prowadzić szczegółowej ewidencji rozrachunków. Pomimo to zapewne podatnicy pilnują, które zobowiązania już zapłacili, a które nie. Jeżeli jednak dotychczas tego nie robili (i np. czekali na wezwanie do zapłaty od kontrahenta) - to od 1 stycznia 2013 r. powinni prowadzić ewidencję (chociażby uproszczoną), która umożliwi im ustalenie przeterminowanych płatności. Jest to niezbędne, gdyż - jak już wspomniano - jeżeli podatnik nie dokona zapłaty w terminie 30 dni od upływu terminu płatności (lub 90 dni od dnia zaliczenia kwoty do kosztów uzyskania przychodów - gdy termin płatności jest dłuższy niż 60 dni), powinien "wyrzucić" z kosztów taką fakturę (dokument).

"Nowe" regulacje w zakresie korekty kosztów nie wskazują, jakie dokumenty potwierdzają dokonanie zapłaty. Mogą to być zatem dowolne dokumenty. Przykładowo - przy zapłacie gotówką lub kartą wystarczające powinno być zamieszczenie na fakturze stosownej informacji (np. "zapłacono gotówką" lub "zapłacono kartą"). Dokonanie zapłaty może potwierdzać również dokument KP ("Kasa przyjmie") wystawiony przez kontrahenta.

Z kolei przy zapłacie przelewem najlepiej w tytule przelewu zamieszczać informację, jakiej faktury (dokumentu) płatność dotyczy, a gdy dotyczy on wielu faktur (dokumentów) - najlepiej sporządzać zestawienie, z którego będzie wynikało, które faktury (dokumenty) opłacono.

Można też zamieszczać na fakturze informację o dacie dokonania przelewu (np. na odwrocie faktury). Nie jest to wprawdzie obowiązkowe, ale może ułatwić podatnikowi ustalenie, kiedy należność została uregulowana.

Pamiętajmy przy tym, że organy podatkowe i skarbowe mają prawo weryfikacji płatności - mogą zatem zażądać dokumentów (np. wyciągów bankowych), które potwierdzałyby dokonanie zapłaty. Mogą również wystąpić do kontrahenta - w ramach kontroli krzyżowej - o przedstawienie dokumentów świadczących o otrzymaniu przez niego płatności. Aby jednak uniknąć ewentualnych sporów z fiskusem, najlepiej gromadzić wszelkie dokumenty potwierdzające dokonanie zapłaty.

Zaznaczamy przy tym, że zgodnie z art. 187 § 1 Ordynacji podatkowej, organ podatkowy jest obowiązany zebrać i w sposób wyczerpujący rozpatrzyć cały materiał dowodowy. Jako dowód powinien dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem (art. 180 O.p.).

Na podstawie jakiego dowodu należy ująć w podatkowej księdze korektę kosztów o niezapłacone zobowiązania?

Zapisy dotyczące korekty kosztów w związku z nowymi regulacjami zawartymi w art. 24d ustawy o PDOF, naszym zdaniem, mogą być dokonywane w podatkowej księdze przychodów i rozchodów na podstawie sporządzonego przez podatnika dowodu księgowego, który będzie zawierał szczegółowe informacje wskazane w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Do takich wniosków upoważnia treść § 13 pkt 5 tego rozporządzenia.