Ujęcie w podatkowej księdze opłaty za odbiór odpadów komunalnych

Podatnik jest właścicielem niezamieszkałej nieruchomości, w której prowadzi działalność gospodarczą. Za odbiór odpadów komunalnych z tej nieruchomości wnosi opłaty na rachunek gminy. Na jakiej podstawie i pod jaką datą należy wpisać koszt z tego tytułu do podatkowej księgi?

Opłatę za gospodarowanie odpadami komunalnymi należy, co do zasady, wpisać w podatkowej księdze pod datą wystawienia dokumentu będącego podstawą księgowania, np. wyciągu bankowego.

Stosownie do art. 6c ust. 2 ustawy z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (Dz. U. z 2013 r. poz. 1399 ze zm.), rada gminy może, w drodze uchwały stanowiącej akt prawa miejscowego, postanowić o odbieraniu odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości, na których nie zamieszkują mieszkańcy, a powstają odpady komunalne. Właściciel takiej nieruchomości jest wówczas obowiązany do złożenia deklaracji o wysokości opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi i wnoszenia tych opłat w ustalonym terminie na wskazany przez gminę rachunek bankowy. Obowiązek ponoszenia wspomnianej opłaty powstaje za każdy miesiąc, w którym w danej nieruchomości powstały odpady komunalne (art. 6i pkt 2 powołanej ustawy).

W przypadku gdy omawiane odpady powstają w związku z prowadzeniem działalności gospodarczej we wspomnianej nieruchomości, opłaty za ich odbiór stanowią koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 22 ust. 1 updof.

Mając na uwadze, że opłaty za gospodarowanie odpadami są funkcjonalnie związane z prowadzoną działalnością, ale nie wpływają bezpośrednio na powstanie przychodów, w podatkowej księdze (prowadzonej metodą memoriałową lub uproszczoną) będą podlegały ujęciu w dacie poniesienia kosztu (art. 22 ust. 4 i 5c updof). Za datę tę uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) tego kosztu (art. 22 ust. 6b updof).

Podstawą zapisów w podatkowej księdze są dowody księgowe, za które uważa się m.in. faktury, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami (§ 12 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - Dz. U. z 2014 r. poz. 1037). Niemniej gmina nie ma obowiązku dokumentowania fakturami poboru opłat za odbiór odpadów komunalnych. W tej sytuacji opłaty za gospodarowanie takimi odpadami można ująć na podstawie wyciągu bankowego. Dowody opłat bankowych lub pocztowych są bowiem uważane za dowody księgowe (§ 13 pkt 4 rozporządzenia).

Uwzględniając powołane uregulowania, należy stwierdzić, że opłatę za odbiór odpadów komunalnych należy, co do zasady, wpisać do podatkowej księgi pod datą wyciągu bankowego.

Przy czym trzeba pamiętać, że przy metodzie memoriałowej podatkowe księgi muszą być prowadzone w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów odnoszących się tylko do danego roku podatkowego (art. 22 ust. 6 updof). Ważne jest zatem przyporządkowanie kosztów do roku, którego dotyczą. Oznacza to, że opłatę za wywóz nieczystości za grudzień 2014 r. udokumentowaną wyciągiem bankowym wystawionym np. w styczniu 2015 r. podatnik prowadzący księgi metodą memoriałową musi odnieść do kosztów grudnia 2014 r.