Dokumentowanie kosztów wynagrodzeń i składek ZUS na potrzeby zapisu w podatkowej księdze

Czy w podatkowej księdze koszty wynagrodzeń i składek ZUS pracowników oraz osób zatrudnionych w ramach zlecenia można wpisywać na podstawie (odpowiednio) list płac oraz rachunków do umów zlecenia, czy konieczne jest wystawianie dowodu wewnętrznego?

Listy płac oraz rachunki do umów zlecenia stanowią dowody, w oparciu o które można ewidencjonować w podatkowej księdze koszty wynagrodzeń (oraz składek ZUS w części finansowanej przez pracownika i zleceniobiorcę) w razie wypłaty należności w kasie. W przypadku zaś wypłat dokonywanych na rachunek bankowy, podstawą zapisów będą dowody wpłaty. W żadnym przypadku nie jest natomiast zasadne wystawianie dowodów wewnętrznych na udokumentowanie tych kosztów.

Niewadliwe prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów wymaga dokonywania w niej zapisów na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów. Za dowody księgowe uważa się m.in. dowody wewnętrzne. Tego rodzaju dokumenty mogą być jednak sporządzane na udokumentowanie zapisów w księdze dotyczących tylko niektórych kosztów (wydatków), których zamknięty katalog zawarty jest w § 14 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2014 r. poz. 1037).

Koszty (wydatki) dokumentowane dowodem wewnętrznym
na potrzeby ujęcia w podatkowej księdze

-	zakup, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt,
-	zakup od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0),
-	wartość produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli,
-	zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych,
-	koszty podróży służbowej pracowników oraz wartość diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących,

-	opłaty sądowe i notarialne,
-	zakup od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych,
-	wydatki związane z opłatami za czynsz i media (energię elektryczną, telefon, wodę, gaz, OC), w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele,
-	opłata skarbowa uiszczana znakami tej opłaty,
-	wydatki związane z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu

Nie ma zatem podstaw sporządzanie dokumentu w postaci dowodu wewnętrznego na udokumentowanie zapisów dotyczących kosztów wynagrodzeń pracowników i zleceniobiorców.

Z postanowień zawartych w ust. 12 objaśnień do podatkowej księgi, zawartych w załącznik nr 1 do rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi, wynika, że wypłacane pracownikom wynagrodzenia brutto, wpisuje się w księdze w kolumnie 12 "wynagrodzenia w gotówce i w naturze" na podstawie:

listy płac lub innych dowodów, na których pracownik potwierdza własnym podpisem kwoty otrzymanych wynagrodzeń w gotówce i w naturze - w przypadku wypłaty wynagrodzenia w kasie,
innych dowodów, np. dowodu potwierdzającego przekazanie wynagrodzenia na rachunek pracownika - jeżeli wynagrodzenie nie jest wypłacane w kasie.

Ponadto ze wskazanych objaśnień wynika, że w kolumnie 12 księgi ewidencjonuje się również wynagrodzenia wypłacane osobom z tytułu umów zlecenia i o dzieło. Przy czym brak jest określenia dowodów, na podstawie których należy je ująć w księdze. Trzeba jednak przyjąć, że wynagrodzenia z umów zlecenia można wpisywać do podatkowej księgi na podstawie:

rachunku do umów zlecenia - w razie wypłaty należności w kasie,
innego dowodu, np. wyciągu bankowego - w przypadku gdy wypłata dokonywana jest na rachunek bankowy zleceniobiorcy.

Zwróć uwagę!

Sposób dokumentowania wynagrodzeń zależy od tego czy wypłata jest dokonywana w gotówce, czy bezgotówkowo.

Należy zauważyć, że w skład wynagrodzeń brutto, ujmowanych w kolumnie 12 podatkowej księgi, wchodzą składki ZUS w części finansowanej przez pracownika i zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Zatem składek tych i zaliczki nie ujmuje się odrębnie w księdze. Podobnie jest ze składkami ZUS i zaliczką (podatkiem) od wynagrodzeń z umów cywilnoprawnych. Wynagrodzenia te bowiem również zalicza się do kosztów uzyskania przychodów w kwocie brutto.

Natomiast składki ZUS w części finansowanej przez płatnika (tu: pracodawcę i zleceniodawcę) ujmuje się w księdze w kolumnie 13 "pozostałe wydatki". Podstawą dokonania zapisu w księdze może być wyciąg bankowy - dokumentuje on bowiem operację zapłaty tych składek na rachunek bankowy ZUS. Jak natomiast stanowi § 13 pkt 4 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi, za dowody księgowe uważa się również dowody opłat pocztowych i bankowych.