Skradzione towary handlowe w księdze podatkowej

Prowadzę sklep spożywczy. Podczas włamania do sklepu skradziono towary handlowe. Jak zaewidencjonować w księdze podatkowej stratę związaną z tym zdarzeniem?

U podatnika prowadzącego księgę podatkową zakup towarów handlowych podlega, co do zasady, wpisaniu do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Wynika to z § 17 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2014 r. poz. 1037). Oznacza to, że w momencie zakupu towarów handlowych ich wartość należało odnieść do kosztów uzyskania przychodów i wpisać do księgi w kolumnie 10 "Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu".

Z chwilą kradzieży towary te nie przysłużą się już uzyskaniu przychodów ze sprzedaży. Dlatego konieczne jest wyksięgowanie ich wartości w cenie zakupu z kolumny 10 zapisem ze znakiem minus lub na czerwono. Można tego dokonać w oparciu o sporządzony przez podatnika protokół strat. Należy zamieścić w nim m.in. szczegółowy opis zdarzenia, wykaz skradzionych towarów handlowych oraz wartość poniesionej straty. Do protokołu takiego można dołączyć również inne dowody, które potwierdzałyby kradzież towarów, np. protokół policyjny lub dokument zgłoszenia szkody firmie ubezpieczeniowej.

Straty powstałe w towarach handlowych spowodowane kradzieżą nie podlegają generalnie wykluczeniu z kosztów podatkowych. Nie zostały one bowiem określone w katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów zawartym w art. 23 ustawy o pdof. Trzeba jednak pamiętać, że aby strata w towarach mogła stanowić koszt uzyskania przychodów, podatnik musiał dołożyć należytej staranności, aby zabezpieczyć się przed kradzieżą, np. zaopatrzył obiekt w monitoring. Tylko bowiem straty, których powstanie nie zostało zawinione poprzez działanie lub zaniedbanie ze strony podatnika, mogą zostać uwzględnione w rachunku podatkowym. Dodatkowo niezbędne jest właściwe udokumentowanie straty.

Przy założeniu, że podatnik, o którym mowa w pytaniu, dochował wszelkiej staranności w celu zabezpieczenia się przed kradzieżą, wartość skradzionych towarów handlowych może stanowić koszt podatkowy. Podatnik może więc wartość towarów wyksięgowaną z kolumny 10 wpisać do kolumny 13 "Pozostałe wydatki". Zapisu tego dokonuje się w tym samym wierszu, z którego nastąpiło wyksięgowanie wartości towarów, i na podstawie tego samego protokołu strat.

Przykład

Na skutek włamania do sklepu podatnika w dniu 18 maja 2015 r. zostały skradzione towary handlowe. Na podstawie przeprowadzonego spisu z natury okazało się, że wartość skradzionych towarów wyniosła 1.266,30 zł.

Na udokumentowanie straty w dniu 19 maja br. został sporządzony protokół, do którego podatnik dołączył protokół policyjny. Jego zdaniem dołożył on należytej staranności w celu uniknięcia kradzieży - m.in. zaopatrzył obiekt w monitoring - w związku z czym skradzione towary mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Ewidencja w księdze podatkowej za maj 2015 r.

Pod datą wystawienia protokołu strat, tj. 19 maja br., podatnik:

wyksięgował ze znakiem minus lub na czerwono z kolumny 10 "Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu" wartość skradzionych towarów w kwocie 1.266,30 zł,
wpisał w kolumnie 13 "Pozostałe wydatki" wartość poniesionej straty, tj. 1.266,30 zł.