A A A

Świadczenia na rzecz pracowników w ewidencji księgowej - Dodatek nr 11 do Zeszytów Metodycznych Rachunkowości nr 17 (281) z dnia 1.09.2010

Ewidencja świadczeń urlopowych na przykładach liczbowych

Jak powinna przebiegać ewidencja księgowa świadczenia urlopowego?

W ewidencji księgowej wypłacone przez pracodawcę świadczenie urlopowe ujmuje się w kosztach działalności operacyjnej jednostki, tj. w kosztach według rodzajów, na koncie analitycznym do konta 40-5 „Ubezpieczenia społecznie i inne świadczenia”. Jeśli jednostka prowadzi ewidencję kosztów tylko w zespole 5, to świadczenie urlopowe należy ująć na odpowiednim koncie zespołu 5.

Czy świadczenie urlopowe należy opodatkować i oskładkować?

Wypłacone pracownikom świadczenia urlopowe podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym, ponieważ zalicza się je do przychodów pracownika ze stosunku pracy na podstawie art. 12 ust. 1 updof.

Na podstawie art. 3 ust. 6 ustawy o ZFŚS oraz § 2 ust. 1 pkt 21 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.), świadczenie urlopowe do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego na ZFŚS wyłączono ze składek na ubezpieczenia społeczne. Takie same zasady dotyczą składek na ubezpieczenie zdrowotne.

Zwracamy uwagę, iż świadczenia urlopowe wypłacone zgodnie z przepisami o zakładowym fundusz świadczeń socjalnych są kosztem uzyskania przychodów. Wynika to z art. 16 ust. 1 pkt 45 updop oraz art. 23 ust. 1 pkt 42 updof.

W praktyce księgowej można się spotkać z wypłatą świadczenia urlopowego przez pracodawcę:

w kwocie brutto świadczenia, wtedy gdy wynagrodzenie jest wypłacane w tym samym miesiącu co świadczenie urlopowe, a zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych dotycząca tego świadczenia zostanie potrącona przy wypłacie wynagrodzenia,
w kwocie netto świadczenia, tj. po potrąceniu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od tego świadczenia.

Przykład

Ewidencja księgowa wypłaty świadczenia urlopowego w kwocie brutto

I. Założenia:

1. 11 czerwca 2010 r. jednostka wypłaciła pracownicy Annie Kowalskiej, która w dniach 12-26 czerwca będzie przebywać na urlopie wypoczynkowym, świadczenie urlopowe w kwocie: 1.047,84 zł.

2. Zaliczkę na podatek dochodowy od świadczenia urlopowego pracodawca potrąci na koniec czerwca przy wypłacie wynagrodzenia za ten miesiąc.

3. Lista płac Anny Kowalskiej za czerwiec 2010 r. prezentuje się następująco:


*Lp.*	*Składniki wynagrodzenia*	*zł, gr*
1.	Wynagrodzenie zasadnicze	3.000,00
2.	Inne świadczenia podlegające pdof, ale niepodlegające składkom ZUS (tutaj: świadczenie urlopowe)	1.047,84
3.	Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenia społeczne	3.000,00
4.	Ubezpieczenie emerytalne (9,76%)	292,80
5.	Ubezpieczenie rentowe (1,5%)	45,00
6.	Ubezpieczenie chorobowe (2,45%)	73,50
7.	Razem składki na ubezpieczenia społeczne (4 + 5 + 6)	411,30
8.	Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (3 - 7)	2.588,70
9.	Ubezpieczenie zdrowotne: a) składka zdrowotna pobrana (9%) b) składka zdrowotna odliczona od podatku (7,75%)	232,98 200,62
10.	Koszty uzyskania przychodów	111,25
11.	Kwota zmniejszająca zaliczkę	46,33
12.	Podstawa naliczenia zaliczki na podatek dochodowy [(1 + 2) - (7 + 10)] w zaokrągleniu do pełnych złotych	3.525,00
13.	Zaliczka na podatek dochodowy [(12 × 18%) - 11]	588,17
14.	Pobrana zaliczka na podatek dochodowy (13 - 9b) w zaokrągleniu do pełnych złotych	388,00
15.	Wynagrodzenie netto [(1 + 2) - (7 + 9a + 14)]	3.015,56
16.	Wynagrodzenie do wypłaty (15 - 2)	1.967,72

4. W przykładzie pominięto księgowanie składek ZUS obciążających pracodawcę. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4.

II. Dekretacja:


Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. WB - wypłata świadczenia urlopowego	1.047,84 zł	23-4	13-0
2. LP (lista płac) - kwoty brutto obciążające koszty: a) wynagrodzenie zasadnicze b) świadczenie urlopowe	3.000,00 zł 1.047,84 zł	40-4 40-5	23-0 23-4
3. LP (lista płac) - potrącenia: a) składki na ubezpieczenia społeczne b) składka na ubezpieczenie zdrowotne c) zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych	411,30 zł 232,98 zł 388,00 zł	23-0 23-0 23-0	22 22 22
4. WB - wypłata wynagrodzenia za czerwiec 2010 r.: (3.015,56 zł - 1.047,84 zł) =	1.967,72 zł	23-0	13-0

III. Księgowania:

Przykład

Świadczenie urlopowe wypłacone pracownikowi w kwocie netto

I. Założenia:

Na podstawie danych z poprzedniego przykładu, przy założeniu że świadczenie urlopowe zostało wypłacone w kwocie netto po potrąceniu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych:

podstawa opodatkowania (tj. świadczenie urlopowe po zaokrągleniu do pełnych złotych): 1.048 zł,
zaliczka na podatek (po zaokrągleniu do pełnych złotych): (1.048 zł × 18%) = 189 zł,
świadczenie urlopowe do wypłaty: (1.047,84 zł - 189 zł) = 858,84 zł,
koszty uzyskania przychodu oraz kwota zmniejszająca podatek zostaną uwzględnione w liście płac za czerwiec 2010 r.

II. Dekretacja:


Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. PK - zarachowanie w koszty należnego świadczenia urlopowego	1.047,84 zł	40-5	23-4
2. PK - zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych	189,00 zł	23-4	22
3. WB - wypłata świadczenia urlopowego	858,84 zł	23-4	13-0