Ujęcie księgowe ulgi na złe długi

Spółka z o.o. - jako wierzyciel - skorzystała z ulgi na złe długi. Jak ująć w księgach rachunkowych tę ulgę? Co zrobić w sytuacji, gdy po jakimś czasie dłużnik ureguluje swoje zobowiązanie?

Ulga na złe długi to inaczej mówiąc możliwość odzyskania zapłaconego do urzędu VAT po wystawieniu faktury, która nie została uregulowana przez kontrahenta. Mowa o tym w art. 89a ust. 1 ustawy o VAT. Z przepisu tego wynika, iż podatnik może skorygować podatek należny z tytułu dostawy towarów lub świadczenia usług na terytorium kraju w przypadku wierzytelności, których nieściągalność została uprawdopodobniona. Nieściągalność wierzytelności uważa się za uprawdopodobnioną w przypadku, gdy wierzytelność nie została uregulowana w ciągu 180 dni od upływu terminu jej płatności określonego w umowie lub na fakturze (art. 89a ust. 1a ustawy o VAT).

Z ulgi na złe długi - zgodnie z art. 89a ust. 2 ustawy o VAT - podatnik (wierzyciel) skorzystać może przy łącznym spełnieniu następujących warunków:

1) dostawa towaru lub świadczenie usług jest dokonana na rzecz podatnika, o którym mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o VAT, zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny, niebędącego w trakcie postępowania upadłościowego lub w trakcie likwidacji,

2) wierzytelności zostały uprzednio wykazane w deklaracji jako obrót opodatkowany i podatek należny,

3) wierzyciel i dłużnik na dzień dokonania korekty, o której mowa w art. 89a ust. 1 ustawy o VAT, są podatnikami zarejestrowanymi jako podatnicy VAT czynni,

4) wierzytelności nie zostały zbyte,

5) od daty wystawienia faktury dokumentującej wierzytelność nie upłynęły 2 lata, licząc od końca roku, w którym została wystawiona,

6) wierzyciel zawiadomił dłużnika o zamiarze skorygowania podatku należnego ze względu na wystąpienie okoliczności, o których mowa w art. 89a ust. 1 ustawy o VAT, a dłużnik w ciągu 14 dni od dnia otrzymania zawiadomienia nie uregulował należności w jakiejkolwiek formie.

Podatnik (wierzyciel), który zamierza skorzystać z ulgi na złe długi, ma obowiązek zawiadomić o tym fakcie dłużnika. Korekta podatku należnego może nastąpić w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym upłynął 14-dniowy termin na zapłatę wierzytelności przez dłużnika po otrzymaniu zawiadomienia o zamiarze skorzystania przez wierzyciela z ulgi na złe długi, nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym wierzyciel uzyskał potwierdzenie odbioru ww. dokumentu przez dłużnika (art. 89a ust. 3 ustawy o VAT).

Ponadto podatnik, który skorzystał z ulgi na złe długi, ma obowiązek wraz z deklaracją podatkową, w której dokonuje korekty podatku należnego, zawiadomić o dokonanej korekcie właściwy dla podatnika urząd skarbowy z podaniem kwot korekty podatku należnego (art. 89a ust. 5 ustawy o VAT).

Podatnik (wierzyciel) obowiązany jest również zawiadomić o dokonanej korekcie dłużnika w ciągu 7 dni od dnia jej dokonania, a kopię tego zawiadomienia przesłać do urzędu skarbowego właściwego dla podatnika (wierzyciela). Obowiązek ten wynika z przepisu art. 89a ust. 6 ustawy o VAT.

W księgach rachunkowych korektę (zmniejszenie) VAT należnego w związku ze skorzystaniem z ulgi na złe długi odnosi się na dobro pozostałych przychodów operacyjnych, w związku z czym w księgach rachunkowych ujmuje się ją zapisem:

- Wn konto 22-2 "Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT należnego",
- Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne".

W przypadku jednak, gdy po skorzystaniu z ulgi na złe długi, należność została uregulowana w jakiejkolwiek formie, wierzyciel obowiązany jest zwiększyć podatek należny w rozliczeniu za okres, w którym należność została uregulowana. W przypadku częściowego uregulowania należności podatek należny zwiększa się w odniesieniu do tej części (art. 89a ust. 4 ustawy o VAT). Zwiększenie tego podatku odnoszone jest wówczas w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych, zapisem:

- Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne",
- Ma konto 22-2 "Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT należnego".

Przykład

I. Założenia:

1. Spółka "Alfa" posiada wierzytelność z tytułu sprzedaży towarów. Nabywcą tych towarów był czynny podatnik VAT. Wartość dostawy zgodnie z umową i wystawioną fakturą VAT wynosiła: 200.000 zł netto + VAT: 44.000 zł. Termin płatności uzgodniony pomiędzy kontrahentami wynosił 14 dni i upłynął 4 stycznia 2010 r.

2. Spółka postanowiła skorzystać z ulgi na złe długi, w związku z tym 29 lipca 2010 r. zawiadomiła dłużnika o zamiarze skorygowania podatku należnego. 5 sierpnia 2010 r. otrzymała potwierdzenie odbioru zawiadomienia przez dłużnika. Z uwagi na fakt, iż dłużnik w ciągu 14 dni od dnia otrzymania zawiadomienia nie uregulował należności, spółka dokonała korekty podatku należnego za sierpień 2010 r.

3. 1 września 2010 r. dłużnik dokonał częściowej spłaty w wysokości: 120.000 zł.

4. Korekta VAT z tytułu częściowej spłaty zobowiązania za miesiąc, w którym należność została uregulowana, wynosiła: (120.000 zł × 22/122) = 21.639,34 zł.

II. Dekretacja:

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. Korekta (zmniejszenie) VAT należnego w związku ze skorzystaniem z ulgi na złe długi	44.000,00 zł	22-2	76-0
2. WB - spłata części zadłużenia	120.000,00 zł	13-0	20
3. Korekta VAT z tytułu częściowej spłaty zobowiązania	21.639,34 zł	76-1	22-2