Ewidencja odroczenia terminu zapłaty składek do ZUS

Prowadzimy działalność jako spółka jawna. W maju 2017 r. zabraknie nam środków pieniężnych na zapłatę do ZUS zobowiązań z tytułu składek za kwiecień br. Z tego względu wystąpiliśmy do ZUS o przesunięcie terminu płatności składek do końca maja 2017 r. Czy z racji przesunięcia terminu zapłaty składek do ZUS za kwiecień br. możemy je ująć w kosztach bilansowych tego miesiąca, czy dopiero wtedy, gdy zostaną zapłacone, tj. w maju br.? W jaki sposób zaewidencjonować opłatę prolongacyjną, do zapłaty której jesteśmy zobowiązani w związku z odroczeniem terminu płatności składek?

ZUS może na wniosek dłużnika - ze względów gospodarczych lub innych przyczyn zasługujących na uwzględnienie - m.in. odroczyć termin płatności należności z tytułu składek, biorąc pod uwagę możliwości płatnicze dłużnika oraz stan finansów ubezpieczeń społecznych. Odroczenie terminu płatności należności z tytułu składek następuje w formie umowy. Stanowi o tym art. 29 ust. 1 i 1a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 963 ze zm.). Wniosek o odroczenie terminu płatności składa się najpóźniej przed upływem ostatniego dnia terminu płatności danej składki.

Odroczenie terminu płatności składek nie wpływa na możliwość ujęcia ich (w części finansowanej przez pracodawcę) w kosztach bilansowych. Zasada memoriału, o której mowa w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości, nakazuje bowiem, aby do ksiąg rachunkowych jednostki wprowadzać m.in. wszystkie obciążające ją koszty dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Oznacza to, że bez względu na to, kiedy składki ZUS zostaną uregulowane, trzeba je ująć w kosztach bilansowych w okresie, którego dotyczą. Czytelnicy powinni zatem wartością finansowanych przez pracodawcę składek ZUS dotyczących wynagrodzeń za kwiecień 2017 r. obciążyć koszty bilansowe kwietnia br. Zapis księgowy z tym związany może przebiegać następująco:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia),

- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Rozrachunki z ZUS)

oraz równolegle

- Wn odpowiednie konto zespołu 5,

- Ma konto 49 "Rozliczenie koszów".

Dla ujęcia składek ZUS finansowanych przez zakład pracy w kosztach bilansowych nie ma znaczenia faktyczna data ich zapłaty.

W przypadku należności, których termin zapłaty odroczono, nie nalicza się odsetek za zwłokę. W zamian ZUS ustala opłatę prolongacyjną na zasadach i w wysokości przewidzianej w Ordynacji podatkowej (Dz. U. z 2017 r. poz. 201 ze zm.) dla podatków stanowiących dochód budżetu państwa (art. 29 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Stawka opłaty prolongacyjnej jest równa obniżonej stawce odsetek za zwłokę i wynosi obecnie 4%.

W księgach rachunkowych opłata prolongacyjna, do zapłaty której zobowiązani są Czytelnicy, zaliczana jest do kosztów finansowych. Ujmuje się ją w kosztach w momencie otrzymania decyzji o przesunięciu terminu zapłaty składek do ZUS. Opłatę tę można zaksięgować zapisem:

- Wn konto 75-1 "Koszty finansowe",

- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Rozrachunki z ZUS).

Spłatę w maju 2017 r. zadłużenia wobec ZUS - w kwocie składek na ubezpieczenia społeczne za kwiecień br. wraz z opłatą prolongacyjną - Czytelnicy ujmą w księgach rachunkowych na podstawie wyciągu bankowego zapisem:

- Wn konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Rozrachunki z ZUS),

- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący".