Księgowanie wyciągów bankowych przez kantor

Kantor wymiany walut przeprowadza z bankiem operacje walutowe (kupno i sprzedaż) przez swoje rachunki bankowe. Te same operacje są rejestrowane w programie ewidencjonującym transakcje w kantorze. Czy można zrezygnować z księgowania tych transakcji z wyciągu bankowego? Jeżeli tak, to jak wówczas będzie wyglądało uzgodnienie sald z bankiem?

Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Wynika to z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Wyciąg bankowy jest dowodem księgowym wystawianym przez bank. Jest więc dowodem źródłowym obcym, który potwierdza każdą operację dotyczącą wpływu środków pieniężnych na rachunek bankowy jednostki oraz rozchód środków z rachunku bankowego. Jednostka prowadząca kantor wymiany walut nie może zatem zrezygnować z księgowania transakcji zakupu/sprzedaży walut przeprowadzanej za pośrednictwem rachunków bankowych.

Należy też zauważyć, że z art. 30 ust. 2 ustawy o rachunkowości wynika, iż wyrażone w walutach obcych operacje gospodarcze ujmuje się w księgach rachunkowych na dzień ich przeprowadzenia odpowiednio po kursie:

1) faktycznie zastosowanym w tym dniu, wynikającym z charakteru operacji - w przypadku sprzedaży lub kupna walut oraz zapłaty należności lub zobowiązań,

2) średnim ogłoszonym dla danej waluty przez NBP z dnia poprzedzającego ten dzień - w przypadku zapłaty należności lub zobowiązań, jeżeli nie jest zasadne zastosowanie kursu, o którym mowa w pkt 1, a także w przypadku pozostałych operacji.

W sytuacji przedstawionej w pytaniu jednostka prowadząca kantor wymiany walut, zakup i sprzedaż walut obcych wycenia według kursu faktycznie zastosowanego, o którym mowa w pkt 1. Jest nim:

w razie zakupu waluty od banku - kurs sprzedaży tego banku lub kurs negocjowany,
w razie sprzedaży waluty dla banku - kurs kupna banku lub kurs negocjowany.

Do ewidencji aktywów pieniężnych w postaci zagranicznych środków płatniczych służyć może konto 13-1 "Rachunek walutowy". Na tym koncie ujmuje się zakupioną walutę w cenie zakupu w podziale na poszczególne waluty w złotych polskich. Z kolei w ewidencji pozabilansowej prowadzi się ewidencję według poszczególnych walut.

Dodatkowo do konta 13-1 powinna być prowadzona ewidencja analityczna umożliwiająca szczegółową identyfikację zakupionych i sprzedanych walut w walucie obcej i w złotych polskich. Powinna ona umożliwić ustalenie salda końcowego poszczególnych walut obcych oraz przeprowadzenie inwentaryzacji aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych w sposób określony w art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości, tj. drogą uzgodnienia stanu tych aktywów. Odbywa się to na podstawie wyciągu bankowego otrzymanego z banku.

Ewidencja zakupu waluty od banku w księgach rachunkowych kantoru (wycena po kursie faktycznie zastosowanym, tj. po kursie sprzedaży banku lub kursie negocjowanym) może przebiegać zapisem:

- Wn konto 13-1 "Rachunek walutowy",

- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący".

Operacja ta może też przebiegać za pośrednictwem konta 13-9 "Środki pieniężne w drodze". Jest to wskazane szczególnie wtedy, gdy występuje rozbieżność w czasie pomiędzy zapłatą za zakupioną walutę z rachunku bieżącego prowadzonego w złotych a wpływem nabytych walut na rachunek walutowy. Ewidencja zakupu walut obcych w tej sytuacji może przebiegać zapisami:

1. WB - zapłata z rachunku bieżącego za zakupioną w banku walutę obcą przeliczoną po kursie faktycznie zastosowanym, tj. po kursie sprzedaży banku lub kursie negocjowanym:

- Wn konto 13-9 "Środki pieniężne w drodze",

- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący".

2. WB - wpływ walut obcych na rachunek walutowy (waluta przeliczona po kursie z poz. 1):

- Wn konto 13-1 "Rachunek walutowy",

- Ma konto 13-9 "Środki pieniężne w drodze".

Przychód ze sprzedaży walut jednostka prowadząca kantor wymiany walut ujmuje na koncie 75-0 "Przychody finansowe". Z kolei wartość sprzedanych walut księguje się na koncie 75-1 "Koszty finansowe". Przy czym do wyceny kolejności rozchodu walut z rachunku walutowego przyjmuje się kurs zakupu tych walut ustalony według przyjętej przez kantor metody wyceny, spośród wymienionych w art. 34 ust. 1 pkt 1-3 ustawy o rachunkowości, tj.:

FIFO (pierwsze weszło-pierwsze wyszło),
LIFO (ostatnie weszło-pierwsze wyszło) lub
kursów średnioważonych.

Ewidencja operacji dotyczących sprzedaży walut dla banku może przebiegać zapisami:

a) WB - kwota środków pieniężnych uzyskana z tytułu sprzedaży walut przeliczona po kursie faktycznie zastosowanym, tj. po kursie kupna banku nabywającego walutę lub po kursie negocjowanym

- Wn konto 13-0 "Rachunek bieżący",

- Ma konto 75-0 "Przychody finansowe",

b) rozchód sprzedanej waluty obcej - wycena rozchodu walut według kursu zakupu (kursu historycznego)

- Wn konto 75-1 "Koszty finansowe",

- Ma konto 13-1 "Rachunek walutowy".