Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 14 (278) z dnia 20.07.2010

Obowiązki biur rachunkowych w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy

1. Przepisy nakładające obowiązki w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy na biura rachunkowe

22 października 2009 r. weszła w życie ustawa z dnia 25 czerwca 2009 r. o zmianie ustawy o przeciwdziałaniu wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz o przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. nr 166, poz. 1317), dalej zwana ustawą zmieniającą.

Ustawodawca ustawą zmieniającą rozszerzył listę instytucji obowiązanych, czyli podmiotów uczestniczących w obrocie finansowym, mających obowiązek gromadzenia i przekazywania informacji o podejrzanych transakcjach swoich klientów, m.in. na podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (w tym biura rachunkowe).

Szczegółowe zasady oraz tryb przeciwdziałania praniu pieniędzy, przeciwdziałania finansowaniu terroryzmu oraz obowiązki podmiotów uczestniczących w obrocie finansowym w zakresie gromadzenia i przekazywania informacji określa ustawa z dnia 16 listopada 2000 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2010 r. nr 46, poz. 276), dalej zwana ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy.

Aby wypełnić ww. obowiązki, podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (w tym biura rachunkowe) powinny: 

1) wprowadzić w formie pisemnej wewnętrzną procedurę w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,

2) wyznaczyć osoby odpowiedzialne za wykonywanie obowiązków określonych w ustawie o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy,

3) zapewnić udział pracowników wykonujących obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu w programach szkoleniowych dotyczących tych obowiązków,

4) rejestrować transakcje,

5) stosować środki bezpieczeństwa finansowego,

6) dokonywać oceny i analizy ryzyka występowania podejrzanych transakcji w stosunku do swoich klientów,

7) przekazywać informacje o transakcjach Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej (GIIF),

8) przechowywać rejestr transakcji przez 5 lat, licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku, w którym transakcje zostały zarejestrowane, a analiza ryzyka przeprowadzona.

2. Wprowadzenie wewnętrznej procedury w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy

Termin wprowadzenia wewnętrznej procedury w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu

Na podstawie ustawy zmieniającej, instytucje obowiązane, w tym biura rachunkowe, miały obowiązek do 22 kwietnia 2010 r. wprowadzić w formie pisemnej wewnętrzną procedurę w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Stosownie do art. 10a ust. 2 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, wewnętrzna procedura powinna w szczególności zawierać określenie sposobu: 

a) wykonania środków bezpieczeństwa finansowego,

b) rejestracji transakcji,

c) analizy i oceny ryzyka,

d) przekazywania informacji o transakcjach GIIF. 

Osoba odpowiedzialna w jednostce za wykonanie obowiązków w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu

Instytucje obowiązane (w tym biura rachunkowe) są zobowiązanie wyznaczyć osobę odpowiedzialną za wykonanie obowiązków określonych w ustawie (art. 10b ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy). W przypadku biur rachunkowych będących kapitałowymi spółkami handlowymi, osobą odpowiedzialną za wykonanie obowiązków określonych w ustawie jest członek zarządu wyznaczony przez zarząd. W biurze rachunkowym wykonującym działalność jednoosobowo, osobą odpowiedzialną jest osoba wykonująca tę działalność.

Instytucje obowiązane (w tym biura rachunkowe) powinny zapewnić udział pracowników, wykonujących obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, w programach szkoleniowych dotyczących tych obowiązków (art. 10a ust. 4 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy).

Generalny Inspektor Informacji Finansowej na stronie internetowej: www.giif.wortalszkoleniowy.pl udostępnił bezpłatny kurs e-learningowy, pt. "Przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu". Kurs zawiera część testową, po zaliczeniu której drogą elektroniczną otrzymuje się zaświadczenie o ukończeniu kursu.

Kara za niedopełnienie obowiązków

Za niedopełnienie obowiązków określonych ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy podmiot prowadzący działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (w tym biuro rachunkowe) może być obciążony karą pieniężną. Karę tę nadkłada GIIF w drodze decyzji, w wysokości nie większej niż 750.000 zł, a w przypadku niedopełnienia obowiązku zapewnienia udziału pracowników w programie szkoleniowym do 100.000 zł (por. art. 34c ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy).

Ponadto osoba działająca w imieniu lub w interesie instytucji obowiązanej (w tym biura rachunkowego) niedopełniająca obowiązków określonych w ustawie o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy może zostać obciążona grzywną lub nawet karą pozbawienia wolności, w zależności od rodzaju naruszenia (por. art. 35-37a ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy).

Środki bezpieczeństwa finansowego

Podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (w tym biura rachunkowe), jako instytucje obowiązane, powinny stosować wobec swoich klientów środki bezpieczeństwa finansowego.

Stosownie do przepisów art. 8b ust. 3 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, środki bezpieczeństwa finansowego polegają przede wszystkim na: 

a) identyfikacji klienta i weryfikacji jego tożsamości na podstawie dokumentów lub informacji publicznie dostępnych,

b) uzyskiwaniu informacji dotyczących celu i zamierzonego przez klienta charakteru stosunków gospodarczych,

c) bieżącym monitorowaniu stosunków gospodarczych z klientem, w tym badaniu przeprowadzanych transakcji w celu zapewnienia, że przeprowadzane transakcje są zgodne z wiedzą biura rachunkowego o kliencie i profilu jego działalności oraz z ryzykiem, a także, w miarę możliwości, badaniu źródła pochodzenia wartości majątkowych oraz bieżącym aktualizowaniu posiadanych dokumentów i informacji,

d) podejmowaniu czynności, z zachowaniem należytej staranności, w celu identyfikacji beneficjenta rzeczywistego, tj. osoby fizycznej bądź też grupy osób kontrolujących klienta, ustalaniu struktury własności i zależności klienta. 

Środki bezpieczeństwa finansowego stosuje się w szczególności: 

a) przy zawieraniu umowy z klientem,

b) przy przeprowadzaniu transakcji z klientem, z którym instytucja obowiązana nie zawarła uprzednio umowy, której równowartość przekracza 15.000 euro, bez względu na to czy transakcja jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja czy kilka operacji, których okoliczności wskazują, że są one ze sobą powiązane,

c) gdy istnieje podejrzenie prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu bez względu na wartość transakcji, formę organizacyjną oraz rodzaj klienta,

d) gdy zachodzi wątpliwość czy otrzymane wcześniej dane są prawdziwe lub pełne.

 Zakres stosowania środków bezpieczeństwa przez biuro rachunkowe wobec swoich klientów zależy od oceny ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu przeprowadzonej w wyniku analizy dokonanych transakcji.

W świetle art. 17 ustawy zmieniającej, biura rachunkowe w ciągu 12 miesięcy od dnia wejścia w życie tej ustawy, tj. do 22 października 2010 r., powinny przeprowadzić w stosunku do swoich dotychczasowych klientów na podstawie analizy ocenę ryzyka.

3. Transakcje podlegające rejestracji i zgłoszeniu przez biura rachunkowe

Instytucje obowiązane przeprowadzające transakcje mają obowiązek je zarejestrować i zgłosić Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej, gdy: 

1) równowartość transakcji przekracza 15.000 euro, również w przypadku, gdy jest ona przeprowadzana za pomocą więcej niż jednej operacji, których okoliczności wskazują, że są one ze sobą powiązane i zostały podzielone na operacje o mniejszej wartości z zamiarem uniknięcia obowiązku rejestracji - na podstawie art. 8 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy,

2) okoliczności wskazują, że transakcje mogą mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu, bez względu na ich wartość i charakter - na podstawie art. 8 ust. 3 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy (zwane dalej transakcjami wątpliwymi). 

Na mocy art. 8 ust. 5 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, obowiązek rejestracji transakcji, o których mowa w art. 8 ust. 1 tej ustawy, nie dotyczy przedsiębiorców prowadzących działalność w zakresie pośrednictwa w obrocie nieruchomościami, instytucji pieniądza elektronicznego, oddziałów zagranicznych instytucji pieniądza elektronicznego, agentów rozliczeniowych, adwokatów, radców prawnych i prawników zagranicznych oraz biegłych rewidentów i doradców podatkowych. Zwolnieniem tym nie objęto podmiotów prowadzących działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Jednak na podstawie art. 18 ust. 3 ustawy zmieniającej, osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, które w dniu wejścia w życie ustawy zmieniającej, tj. 22 października 2009 r., stały się instytucjami obowiązanymi (dotyczy to również biur rachunkowych) są zwolnione z obowiązku rejestracji transakcji, o których mowa w art. 8 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, jak również z przekazywania ich GIIF do dnia wejścia w życie przepisów wykonawczych.

Delegacja ustawowa do wydania nowego rozporządzenia wejdzie w życie 8 października 2010 r.

Wskazane wyżej obowiązki rejestracji dotyczą instytucji przeprowadzających transakcje, tzn. takich instytucji, które bezpośrednio wykonują zlecenie lub dyspozycję klienta.

Natomiast w sytuacji, gdy instytucja obowiązana nie przeprowadza bezpośrednio transakcji (tj. sama nie przyjmuje dyspozycji lub zlecenia do przeprowadzenia transakcji) będzie miał zastosowanie art. 8 ust. 3a ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy. Zobowiązuje on do rejestracji wątpliwych transakcji także te jednostki, które w związku z wykonywaniem umowy z klientem mają wiedzę lub też przy zachowaniu należytej staranności powinny wiedzieć o takich transakcjach. Przypadek ten szczególnie dotyczy podmiotów prowadzących działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (w tym biur rachunkowych), które zazwyczaj nie przeprowadzają transakcji na zlecenie klienta, ale świadcząc usługi księgowe na podstawie zawartej z nim umowy mają wiedzę na temat przeprowadzanych przez klienta transakcji.  

• podejrzanych transakcjach zleconych, lecz jeszcze niezrealizowanych - w świetle bowiem art. 16 ust. 1 i 1a ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, instytucja obowiązana, która otrzymała dyspozycję lub zlecenie przeprowadzenia transakcji, mająca przeprowadzić transakcję lub posiadająca informacje o zamiarze przeprowadzenia transakcji, co do której zachodzi uzasadnione podejrzenie, że może ona mieć związek z popełnieniem przestępstwa, o którym mowa w art. 165a lub art. 299 Kodeksu karnego, ma obowiązek niezwłocznie zawiadomić na piśmie GIIF. Przy czym, w przypadku gdy instytucja dokonująca zawiadomienia nie jest instytucją mającą przeprowadzić transakcję, zawiadomienie zawiera również wskazanie instytucji, która ma przeprowadzić transakcję,
   

• podejrzanych transakcjach zleconych, lecz już przeprowadzonych - bowiem na podstawie art. 17 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, jeżeli zawiadomienia, o którym mowa w art. 16 ust. 1 tej ustawy, nie można dokonać przed wykonaniem albo podczas wykonywania dyspozycji lub zlecenia przeprowadzenia transakcji, instytucja obowiązana przekazuje informację o transakcji niezwłocznie po jej przeprowadzeniu, podając przyczyny braku wcześniejszego zawiadomienia.

Instytucje obowiązane mogą też zostać zobligowane (na podstawie pisemnego żądania GIIF) do niezwłocznego przekazywania informacji dotyczących transakcji i podmiotów w nich zaangażowanych (por. art. 13a ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy).