Warunki uzyskania certyfikatu księgowego

Być może niebawem działalność gospodarcza w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych nie będzie wymagała szczególnych uprawnień. Ustawa nowelizująca przewidująca takie rozwiązanie trafiła pod obrady Sejmu. Zostanie wówczas zniesiony certyfikat księgowy. Jednak certyfikatem księgowym uzyskanym wcześniej będzie się można nadal posługiwać w celu poświadczenia swoich kwalifikacji zawodowych. Dlatego wciąż warto ubiegać się o jego uzyskanie - dopóki jest wydawany.

W Sejmie trwają prace nad projektem ustawy o ułatwieniu dostępu do wykonywania niektórych zawodów regulowanych, zwanej drugą ustawą deregulacyjną, zakładającej likwidację barier w wykonywaniu kolejnej transzy zawodów, w tym usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Jeśli jej przepisy wejdą w życie w obecnym brzmieniu, certyfikaty księgowe zostaną zniesione, a działalność gospodarczą w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych będą mogli wykonywać przedsiębiorcy, pod warunkiem, że czynności z tego zakresu będą wykonywane przez osoby, które:

mają pełną zdolność do czynności prawnych,
nie były skazane prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za co najmniej jeden z czynów określonych w rozdziale 9 ustawy o rachunkowości.

Aktualnie czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych mogą wykonywać osoby spełniające wyżej wskazane warunki oraz dodatkowo posiadające odpowiednie uprawnienia, tj. certyfikat księgowy lub świadectwo kwalifikacyjne wydane przez Ministra Finansów, wpis do rejestru biegłych rewidentów lub na listę doradców podatkowych.

Zarówno obecnie, jak i po planowanej nowelizacji przepisów, przedsiębiorcy wykonujący działalność gospodarczą w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych będą musieli zawrzeć umowę ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z tą działalnością.

W projekcie drugiej ustawy deregulacyjnej wprost wskazuje się, że osoby, które posiadają certyfikaty księgowe wydane przez Ministra Finansów, będą mogły się nimi posługiwać w celu poświadczenia swoich kwalifikacji zawodowych. Ponadto na stronie internetowej Ministra Finansów będzie nadal zamieszczony, w celach informacyjnych, wykaz osób, które uzyskały certyfikat księgowy.

Nawet jeśli rzeczywiście działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych zostanie uwolniona, korzystne jest rozważenie próby uzyskania certyfikatu księgowego, póki można to uczynić. Certyfikat ten przedkładany np. pracodawcy może bowiem stanowić potwierdzenie pewnego poziomu wiedzy i doświadczenia pracownika.

Uzyskanie certyfikatu

W myśl obowiązujących aktualnie przepisów, certyfikat księgowy można uzyskać po spełnieniu warunków określonych w art. 76b ust. 1 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem, minister właściwy do spraw finansów publicznych wydaje certyfikat księgowy na wniosek osoby fizycznej, która:

1) ma pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzysta z pełni praw publicznych,

2) nie była skazana prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za czyn określony w rozdziale 9 ustawy o rachunkowości,

3) spełnia co najmniej jeden z następujących wymogów:

a) posiada 3-letnią praktykę w księgowości oraz wykształcenie wyższe magisterskie uzyskane na kierunku rachunkowość lub na innym kierunku ekonomicznym o specjalności rachunkowość lub innej, dla której plan studiów i program kształcenia odpowiadał wymogom określonym przez organy uczelni dla specjalności rachunkowość, w jednostkach organizacyjnych uprawnionych do nadawania stopnia naukowego doktora nauk ekonomicznych,

b) posiada 3-letnią praktykę w księgowości i wykształcenie wyższe magisterskie lub równorzędne oraz ukończyła studia podyplomowe z zakresu rachunkowości w jednostkach organizacyjnych uprawnionych do nadawania stopnia naukowego doktora nauk ekonomicznych,

c) posiada 2-letnią praktykę w księgowości i wykształcenie co najmniej średnie oraz złożyła z wynikiem pozytywnym egzamin sprawdzający kwalifikacje osób ubiegających się o certyfikat księgowy.

Wykaz jednostek uprawnionych do nadawania stopnia naukowego doktora nauk ekonomicznych zamieszczony jest na stronie internetowej www.ck.gov.pl.

Dokumenty potwierdzające spełnienie warunków do wydania certyfikatu dołącza się do wniosku o wydanie certyfikatu, sporządzonego zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (Dz. U. z 2009 r. nr 62, poz. 508). Treść rozporządzenia, jak i aktywna wersja wniosku, dostępne są na stronie internetowej naszego Wydawnictwa: www.gofin.pl. Dokumenty składa się w Departamencie Rachunkowości Ministerstwa Finansów lub wysyła na adres: Ministerstwo Finansów Departament Rachunkowości, ul. Świętokrzyska 12, 00-916 Warszawa.

Niekaralność

Składając wniosek o wydanie certyfikatu księgowego należy załączyć m.in. informację z Krajowego Rejestru Karnego, opatrzoną datą nie wcześniejszą niż 30 dni przed złożeniem wniosku, o niekaralności za przywołane wcześniej w pkt 2 przestępstwa. Trzeba podkreślić, że niekaralność jest nie tylko jednym z warunków uzyskania certyfikatu księgowego, lecz także zachowania tego uprawnienia (art. 76a ust. 6 ustawy o rachunkowości).

Wykształcenie

Udokumentowanie wykształcenia zależy od tego, które warunki z wcześniej wskazanego pkt 3 osoba ubiegająca się o certyfikat księgowy spełnia.

Uzyskanie certyfikatu bez egzaminu jest możliwe w sytuacji, gdy dysponuje się wykształceniem wyższym magisterskim, uzyskanym na odpowiednim kierunku i specjalności - pkt 3 lit. a). Może to być kierunek rachunkowość bądź też inny kierunek ekonomiczny o specjalności rachunkowość lub takiej, w ramach której realizowany jest pogłębiony program dotyczący rachunkowości, np. sprawozdawczość finansowa czy rewizja finansowa. W takim przypadku wykształcenie należy udokumentować:

dyplomem - jeśli studia ukończone zostały na kierunku rachunkowość lub innym kierunku ekonomicznym o specjalności rachunkowość,
dyplomem i zaświadczeniem wystawionym przez uczelnię o tym, że plan studiów i program kształcenia odpowiada wymogom określonym przez organy uczelni dla specjalności rachunkowość - jeśli studia zostały ukończone na kierunku ekonomicznym o specjalności innej niż rachunkowość, ale odpowiadającej jej programowo.

Zdobycie certyfikatu bez egzaminu jest także możliwe przez osoby, które uzyskały wykształcenie wyższe na kierunku lub specjalności innej niż określona w pkt 3 lit. a). Aby ubiegać się o certyfikat bez egzaminu, muszą one ukończyć dodatkowo studia podyplomowe z zakresu rachunkowości w odpowiedniej jednostce - pkt 3 lit. b). Dotyczy to także osób z wykształceniem wyższym równorzędnym magisterskiemu. Za takie uznaje się ukończenie studiów wyższych, trwających na ogół 5-6 lat, których absolwenci otrzymują tytuł równorzędny z tytułem magistra, np. lekarz, magister farmacji, magister sztuki. Nie można uznać natomiast za równorzędne z wykształceniem wyższym magisterskim, wykształcenia zdobytego na studiach wyższych zawodowych, trwających na ogół 3 lata, których absolwenci uzyskują tytuł licencjata lub inżyniera. Udokumentowaniu odpowiedniego wykształcenia będą służyć dyplomy i świadectwa.

Osoby, które nie posiadają wykształcenia, o którym mowa w pkt 3 lit. a) lub b), muszą ubiegać się o certyfikat księgowy na drodze egzaminacyjnej. Szczegółowe regulacje dotyczące sposobu organizowania i regulaminu przeprowadzania egzaminu, a także zakres tematyczny egzaminu określa wcześniej przywołane rozporządzenie. Egzamin jest przeprowadzany w formie pisemnej i obejmuje zagadnienia z rachunkowości, prawa podatkowego, ubezpieczeń społecznych oraz podstaw prawa cywilnego i gospodarczego. Na stronie internetowej Ministerstwa Finansów (www.mf.gov.pl) znajduje się przykładowy zestaw egzaminacyjny.

Aby przystąpić do egzaminu, trzeba złożyć wniosek o zakwalifikowanie do niego do Ministra Finansów. Wzór wniosku do pobrania jest zamieszczony na stronie internetowej Ministerstwa Finansów. Załącza się do niego:

oświadczenie o posiadaniu pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystaniu z pełni praw publicznych,
oświadczenie o niekaralności za przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za czyn określony w rozdziale 9 ustawy o rachunkowości.

Osoba ubiegająca się o zakwalifikowanie do egzaminu uiszcza opłatę egzaminacyjną w wysokości 40% minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalonego na podstawie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, na rachunek bankowy wskazany przez organizatora egzaminu. Po zdaniu egzaminu z wynikiem pozytywnym otrzymuje się zaświadczenie potwierdzające ten fakt. Wzór tego zaświadczenia określa załącznik nr 7 do rozporządzenia. Zaświadczenie to wraz ze świadectwem dokumentującym wykształcenie co najmniej średnie jest podstawą udokumentowania wymogów w zakresie wykształcenia w przypadku ubiegania się o certyfikat księgowy na drodze egzaminacyjnej.

Praktyka w księgowości

W przypadku gdy osoba zamierza uzyskać certyfikat księgowy bez egzaminu, powinna udokumentować 3-letnią praktykę w księgowości. Natomiast w razie podchodzenia do egzaminu sprawdzającego kwalifikacje osób ubiegających się o certyfikat księgowy, wystarczy wykazać się 2-letnią praktyką. Za praktykę w księgowości uważa się wyłącznie wykonywanie czynności wskazanych w art. 76b ust. 2 ustawy o rachunkowości, na zasadach określonych w tym przepisie. Chodzi tu o:

prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym, lub
wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego, lub
sporządzanie sprawozdań finansowych, lub
badanie sprawozdań finansowych pod nadzorem biegłego rewidenta.

Czynności te muszą być wykonywane na podstawie stosunku pracy w wymiarze czasu pracy nie mniejszym niż 1/2 etatu, odpłatnej umowy cywilnoprawnej zawartej z przedsiębiorcą świadczącym usługi w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, umowy spółki lub w związku z prowadzeniem własnej działalności gospodarczej. Nie zalicza się więc do praktyki w księgowości m.in. prowadzenia:

podatkowej księgi przychodów i rozchodów na podstawie umowy o pracę czy umowy zlecenia,
rozliczeń z tytułu ryczałtu ewidencjonowanego i VAT we własnej działalności,
ksiąg rachunkowych lub sporządzania sprawozdań finansowych na podstawie odpłatnej umowy cywilnoprawnej (zlecenia czy o dzieło) zawartej z przedsiębiorcą, który nie wykonuje działalności w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych,
ksiąg rachunkowych na podstawie umowy o pracę na 1/4 lub mniejszą cząstkę etatu,
wykładów z rachunkowości (w technikum ekonomicznym, na studiach wyższych, czy na szkoleniach specjalistycznych).

Potwierdzeniem praktyki w księgowości jest w przypadku:

umowy o pracę - świadectwo pracy lub zaświadczenie wystawione przez pracodawcę, w którym należy wskazać wymiar czasu pracy (np. cały etat, 1/2 etatu); jeżeli ze stanowiska pracy lub formy prawnej jednostki nie wynika praktyka wymagana przez przepisy ustawy o rachunkowości, dodatkowym dokumentem potwierdzającym staż pracy jest np. zakres obowiązków,
umowy cywilnoprawnej - ta umowa lub zaświadczenie zleceniodawcy; należy podać jej charakter (odpłatny, nieodpłatny), profil działalności przedsiębiorcy (czy świadczy on usługi w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, wskazać rodzaj uprawnienia), zakres obowiązków i okres ich wykonywania,
umowy spółki - wystawione przez innego wspólnika spółki zaświadczenie potwierdzające tę praktykę, które wyszczególnia faktycznie wykonywane czynności wraz ze wskazaniem okresu ich wykonywania, oraz potwierdzenie wpisu spółki do CEIDG lub KRS,
wykonywania własnej działalności gospodarczej - sprawozdania finansowe jednostki za lata prowadzenia jej ksiąg rachunkowych, podpisane przez osobę ubiegającą się o certyfikat, a także potwierdzenie wpisu do CEIDG.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.)