Duplikat faktury za zakup towarów z 2023 r. a zapisy w księdze podatkowej

W sierpniu 2024 r. wpłynął do podatnika duplikat faktury za zakup towarów handlowych dokonany w 2023 r. Zakup towarów nie został ujęty w kosztach w księdze za 2023 r., ale towary zostały wykazane w spisie z natury na koniec 2023 r. Czy można to skorygować bieżąco i ująć duplikat faktury w księdze za sierpień 2024 r.?

Zakup towarów handlowych ujmuje się w księdze podatkowej generalnie w dacie wystawienia dokumentującej go faktury. Tak wynika z art. 22 ust. 6b ustawy o pdof (Dz. U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.). Zgodnie jednak z § 15 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2019 r. poz. 2544 ze zm.), jeżeli materiał podstawowy, materiał pomocniczy lub towar handlowy, którego zakup - zgodnie z przepisami rozporządzenia - jest dokumentowany fakturami dostawców, został dostarczony do zakładu lub dokonano nim obrotu przed otrzymaniem faktury, należy sporządzić szczegółowy opis otrzymanego materiału podstawowego, materiału pomocniczego lub towaru handlowego i dokonać zapisu w księdze na podstawie opisu. Opis powinien zawierać dane określone w tym przepisie. Otrzymana później faktura jest łączona z opisem, a jeśli zawiera jakieś różnice w koszcie - stanowi podstawę do ich ujęcia w księdze. Zatem w sytuacji przedstawionej w pytaniu należało - mimo braku faktury - ująć koszt zakupionych towarów handlowych w księdze podatkowej na podstawie opisu sporządzonego przez podatnika w momencie ich otrzymania, tj. w 2023 r. Tak się jednak nie stało, faktura do końca 2023 r. nie dotarła do podatnika, a obecnie otrzymał on jej duplikat.

Przyjmuje się, że duplikat faktury nie dokumentuje zdarzenia odrębnego od oryginału faktury, a więc data wystawienia duplikatu faktury zakupu towarów nie ma wpływu na określenie momentu poniesienia kosztu. Decydujące znaczenie ma data wystawienia faktury pierwotnej. Zgodnie z interpretacją ogólną Ministra Finansów z dnia 2 marca 2023 r., nr DD2.8202.3.2022, dowód stanowiący podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu uzyskania przychodu otrzymany przez podatnika w terminie późniejszym niż wskazuje data jego wystawienia, może być zaksięgowany (ujęty) w księdze podatkowej w miesiącu, w którym został otrzymany przez podatnika - pod datą jego wystawienia. Przy czym powinno to nastąpić do końca roku podatkowego, w którym zgodnie z przepisami ustawy o pdof koszt ten może być potrącony. Ewentualną informację o przyczynach ujęcia dowodu z opóźnieniem można wpisać do księgi w kolumnie 17 "Uwagi".

Z tego wynika, że duplikat faktury za zakup towarów handlowych powinien zostać ujęty w księdze podatkowej za 2023 r. - jako ostatnia pozycja, w kolumnie 10 "Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu", pod datą wystawienia faktury pierwotnej. W kolumnie 17 księgi "Uwagi" można odnotować przyczynę opóźnionego ujęcia. Moim zdaniem nie powinno zostać zakwestionowane, gdy podatnik w takim przypadku nie skoryguje zapisów w księdze podatkowej za 2023 r. poprzez ujęcie w niej opisu towarów i następnie duplikatu faktury za zakup towarów, a ujmie w niej jedynie sam duplikat.

Po ujęciu kosztu należy ponownie dokonać podsumowania kolumn księgi w celu prawidłowego ustalenia dochodu do opodatkowania za 2023 r. i skorygować zeznanie podatkowe za 2023 r. Sam spis z natury na koniec 2023 r. (będący jednocześnie spisem z natury na 1 stycznia 2024 r.) nie wymaga korekty, gdyż zakupione towary niesprzedane na dzień 31 grudnia 2023 r. zostały w nim wykazane.