Pod jaką datą ująć w księdze wynagrodzenia pracowników?

W naszej firmie wynagrodzenia pracowników są wypłacane zgodnie z regulaminem wynagradzania do 10. dnia następnego miesiąca po miesiącu przepracowanym. Pod jaką datą i na podstawie jakiego dokumentu powinniśmy ujmować koszt tych wynagrodzeń w księdze? Czy dowodem tym może być lista płac, jeśli wynagrodzenia wypłacamy przelewem bankowym?

Wynagrodzenia pracownicze wpisuje się do księgi podatkowej w kwocie brutto w kolumnie 12 "Wynagrodzenia w gotówce i w naturze". Tak wynika z pkt 12 objaśnień do księgi podatkowej, zawartych w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2014 r. poz. 1037 ze zm.). W punkcie tym określone zostały także dowody, które stanowią podstawę wpisania kosztów wynagrodzeń do księgi podatkowej. W zależności od tego, w jakiej formie wypłacane jest wynagrodzenie, wpisu do księgi dokonuje się na podstawie:

a) listy płac lub innych dowodów, na których pracownik potwierdza własnym podpisem kwoty otrzymanych wynagrodzeń w gotówce i w naturze - jeżeli wypłata wynagrodzenia następuje w kasie jednostki,

b) innych dowodów, np. dowodu potwierdzającego przekazanie wynagrodzenia na rachunek pracownika - jeżeli wynagrodzenie nie jest wypłacane w kasie, lecz np. na konto bankowe pracownika.

Ujmując w księdze podatkowej wynagrodzenia, trzeba mieć na względzie zasady określające moment, w którym wynagrodzenia te stają się kosztem uzyskania przychodów. W przypadku wynagrodzeń pracowników, które są wypłacane zgodnie z regulaminem wynagradzania do 10. dnia miesiąca następnego, mogą one zostać zaliczone do kosztów podatkowych miesiąca, za który są należne, pod warunkiem, że zostaną wypłacone w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. Gdy termin ten nie zostanie dochowany, to ich wartość stanowi koszt uzyskania przychodów w dacie wypłaty lub postawienia do dyspozycji pracownikom. Tak wynika z art. 22 ust. 6ba i art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o pdof (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).

Przykładowo, jeśli wynagrodzenie za czerwiec 2016 r. zostało wypłacone do 8 lipca 2016 r. (10 lipca przypadał w niedzielę), to mogło zostać uznane za koszt uzyskania przychodów w czerwcu 2016 r. Wpisu do księgi podatkowej należało zatem dokonać pod datą ostatniego dnia miesiąca, czyli w tym przypadku 30 czerwca 2016 r. Natomiast gdyby nie dotrzymano terminu wypłaty i nastąpiłaby ona w dniu 11 lipca 2016 r., to wynagrodzenie za czerwiec br. należałoby uznać za koszt lipca br.

Skoro jednostka wynagrodzenia wypłaca pracownikom przelewem na ich rachunki bankowe, to należy uznać, że podstawę ujęcia ich wartości w księdze podatkowej stanowi wyciąg bankowy z rachunku bankowego przedsiębiorcy. Gdyby z kolei Czytelnicy wypłaty wynagrodzeń pracowników dokonywali gotówką z firmowej kasy, wówczas koszt wynagrodzeń mogliby ująć w księdze podatkowej w oparciu o:

dokument kasowy, np. KW, na którym figuruje podpis pracownika świadczący o otrzymaniu wypłaty,
sporządzoną listę płac, jeśli to na niej pracownicy kwitowaliby odbiór wynagrodzenia.