Przegląd Podatku Dochodowego nr 16 (424) z dnia 20.08.2016

Podatkowa księga prowadzona komputerowo

1. Drukowanie księgi

Podatnik prowadzi podatkową księgę przy użyciu programu komputerowego, który zapewnia możliwość jej wydruku według wzoru obowiązującego sprzed nowelizacji. Czy w tej sytuacji nie powstaje obowiązek sporządzania miesięcznych wydruków tej księgi z programu komputerowego? Czy zwolnienie z obowiązku drukowania księgi obowiązuje również po zakończeniu roku podatkowego?

W sytuacji gdy podatnik na zasadzie praw nabytych kontynuuje prowadzenie księgi według wzoru obowiązującego przed 8 kwietnia 2016 r., to nie ma podstaw twierdzenie, że jest ona niezgodna z obowiązującym go wzorem. Zatem nie ma on obowiązku sporządzania wydruku komputerowego na koniec każdego miesiąca i przenoszenia wynikających z niego sum do księgi założonej w tradycyjnej formie. Nie jest również konieczne wydrukowanie księgi po zakończeniu roku podatkowego.

W 2016 r. miała miejsce nowelizacja przepisów dotyczących prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 31 marca 2016 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. poz. 467) - zwane dalej rozporządzeniem zmieniającym, obowiązuje od 8 kwietnia 2016 r. Na jego podstawie zmianie uległ m.in. przepis regulujący wymogi związane z prowadzeniem księgi komputerowo, jak również wprowadzony został nowy wzór podatkowej księgi.

Stosownie do nowego brzmienia § 31 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2014 r. poz. 1037 ze zm.), zwanego dalej rozporządzeniem, w przypadku prowadzenia księgi w systemie teleinformatycznym warunkiem uznania księgi za prawidłową jest:

1) określenie na piśmie szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia księgi,

2) stosowanie programu komputerowego zapewniającego bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz umożliwiającego wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi,

3) przechowywanie zapisanych danych na informatycznych nośnikach danych, w sposób chroniący je przed zniszczeniem lub zniekształceniem, naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania lub ich modyfikacją w sposób nieuprawniony.

Ponadto uchylony został ust. 2 w § 31 rozporządzenia. W rezultacie obecnie, podatnicy prowadzący księgę komputerowo nie mają obowiązku jej drukowania na koniec każdego miesiąca, z wyjątkiem sytuacji gdy posługują się programem komputerowym, który nie zapewnia jej wydruku zgodnego z wzorem określonym w załączniku nr 1 do rozporządzenia. W takim przypadku, stosownie do § 31 ust. 3 rozporządzenia, konieczne jest:

• założenie księgi w formie tradycyjnej (papierowej) zgodnej z obowiązującym wzorem,
   
• wpisywanie do odpowiednich kolumn tej księgi miesięcznych sum wynikających z wydruku komputerowego, sporządzanego po zakończeniu każdego miesiąca, zawierającego podsumowanie zapisów za dany miesiąc.

Ze stanu faktycznego opisanego w pytaniu wynika, że podatnik prowadzi podatkową księgę przy zastosowaniu programu, który umożliwia jej wydruk zgodny z wzorem obowiązującym przed wejściem w życie omawianej nowelizacji. Stąd wątpliwość, czy dotyczy go zwolnienie z obowiązku sporządzania wydruku księgi. W tym aspekcie istotne znaczenie mają regulacje przejściowe zawarte w § 3 ust. 1 rozporządzenia zmieniającego. Z przepisu tego wynika bowiem, że podatnicy, którzy założyli podatkową księgę przed dniem wejścia w życie rozporządzenia zmieniającego, mogą kontynuować jej prowadzenie według dotychczasowego wzoru. W sytuacji podatnika oznacza to, że skoro prowadzi on księgę zgodnie z obowiązującym go wzorem, to nie ma do niego zastosowania § 31 ust. 3 rozporządzenia w sprawie podatkowej księgi, nakazujący sporządzanie comiesięcznych wydruków i ewidencjonowanie zawartych w nim danych w księdze prowadzonej tradycyjnie (papierowo). Nie jest również konieczne wydrukowanie księgi po zakończeniu roku podatkowego. W świetle obowiązujących przepisów za wystarczające należy bowiem uznać przechowywanie zapisanych danych na informatycznych nośnikach danych, w sposób opisany w § 31 ust. 1 rozporządzenia.

2. Numerowanie dowodów i zapisów w księdze

Czy zniesienie obowiązku drukowania księgi prowadzonej komputerowo zwalnia z obowiązku numerowania dowodów księgowych?

Podatników prowadzących księgę komputerowo nadal obowiązuje wymóg oznaczania dowodów księgowych w sposób umożliwiający powiązanie tych dowodów z zapisami księgowymi dokonanymi na ich podstawie.

Przepisy nie regulują szczegółowo kwestii numeracji zapisów w podatkowej księdze oraz dowodów. Należy mieć jednak na uwadze, że zapisów w księdze należy dokonywać na podstawie dowodów księgowych, o których mowa w § 12 ust. 3 oraz § 13 i 14 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2014 r. poz. 1037 ze zm.).

Z kolei w ust. 2 objaśnień do podatkowej księgi zawartych w załączniku nr 1 do powołanego rozporządzenia czytamy, że: "Kolumna 1 księgi jest przeznaczona do wpisania kolejnego numeru zapisów do księgi. Tym samym numerem należy oznaczyć dowód stanowiący podstawę dokonania zapisu".

W świetle tych uregulowań przyjmuje się, że podatnik może wybrać sposób numeracji zapisów dokonywanych w księdze i dowodów księgowych, przy czym numeracja powinna być prowadzona jednolicie w całym roku podatkowym. Numery muszą być nadawane po kolei i nie mogą się powtarzać. Natomiast każdy dowód zapisany w księdze powinien mieć nadany numer pozycji, pod którą został dokonany zapis (por. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 5 sierpnia 2011 r., nr ILPB1/415-676/11-2/AG).

Należy dodać, że nowelizacja rozporządzenia nie wniosła w tym zakresie żadnych zmian. Tak więc podatnika, który prowadzi księgę komputerowo i przechowuje ją wyłącznie na elektronicznych nośnikach danych, nadal obowiązuje wymóg oznaczania dowodów księgowych w sposób umożliwiający powiązanie tych dowodów z zapisami księgowymi dokonanymi na ich podstawie.