Zatwierdzenie i ogłoszenie sprawozdania finansowego za 2017 r.

Po sporządzeniu sprawozdania finansowego, sprawozdanie to należy zatwierdzić i przedłożyć właściwym instytucjom w odpowiednich terminach. Zatwierdzenie tego dokumentu świadczy o jego rzetelności i akceptacji właścicieli przedstawionych w nim informacji.

Zatwierdzenie sprawozdania

Roczne sprawozdanie finansowe jednostek podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego (por. art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości). W jednostkach, w których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, na zatwierdzenie sprawozdania finansowego za 2017 r. jest czas do końca czerwca 2018 r. Zatwierdzenie sprawozdania oznacza, że właściciele jednostki (organ zatwierdzający) zgadzają się i akceptują przedstawioną w nim sytuację majątkową, finansową i wynik działalności za rok obrotowy, którego dotyczy to sprawozdanie. Zaakceptowanie tego dokumentu świadczy o jego wiarygodności i stanowi podstawę do podziału zysku netto. W jednostkach wymienionych w art. 64 ustawy o rachunkowości, których sprawozdanie finansowe podlega badaniu przez biegłego rewidenta (firmę audytorską), zatwierdzenie sprawozdania musi być poprzedzone tym badaniem (por. art. 53 ust. 1a ustawy). Decyzje właścicieli (organu zatwierdzającego) o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i sposobie podziału zysku lub pokrycia straty podejmowane są na piśmie.

Organ zatwierdzający sprawozdanie

Organem zatwierdzającym jest organ, który zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, statutem, umową lub na mocy prawa własności jest uprawniony do zatwierdzania sprawozdania finansowego jednostki (art. 3 ust. 1 pkt 7 ustawy o rachunkowości). W zależności od formy prawnej działalności gospodarczej organem zatwierdzającym jest/są:

właściciele - w przedsiębiorstwach prowadzonych przez osobę fizyczną,
wspólnicy - w spółkach cywilnych, jawnych, partnerskich, komandytowych,
walne zgromadzenie - w spółkach komandytowo-akcyjnych,
zwyczajne zgromadzenie wspólników - w spółkach z o.o.,
zwyczajne zgromadzenie akcjonariuszy - w spółkach akcyjnych,
walne zgromadzenie - w spółdzielniach,
rada pracownicza lub organ założycielski - w przedsiębiorstwach państwowych.

Uchwała zatwierdzająca podstawą podziału zysku

Zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego może mieć formę zaprotokołowanej uchwały zwyczajnego walnego zgromadzenia, decyzji organu założycielskiego, klauzuli "zatwierdzam", jako oświadczenia woli, zamieszczonej na jednym z elementów rocznego sprawozdania finansowego, łącznie z datą i podpisami właścicieli lub osób przez nich upełnomocnionych (przykład uchwały w ramce).

Uchwała (decyzja, postanowienie) stanowi podstawę dokonania przeksięgowania wyniku finansowego wykazanego w tym sprawozdaniu z konta 86 "Wynik finansowy" na konto 82 "Rozliczenie wyniku finansowego". W księgach rachunkowych, pod datą zatwierdzenia sprawozdania finansowego, dokonuje się następującego zapisu:

a) przeksięgowanie zysku

- Wn konto 86 "Wynik finansowy",

- Ma konto 82 "Rozliczenie wyniku finansowego",

b) przeksięgowanie straty

- Wn konto 82 "Rozliczenie wyniku finansowego",

- Ma konto 86 "Wynik finansowy".

Na koncie 82 wynik finansowy pozostaje do czasu podjęcia uchwały (decyzji, postanowienia) o jego podziale lub pokryciu. Zazwyczaj ma to miejsce w tym samym dniu co zatwierdzenie sprawozdania finansowego, poprzez wydanie odrębnej uchwały (decyzji, postanowienia) w tej sprawie.

Ważne jest, aby w spółkach osobowych uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego została podpisana przez wszystkich właścicieli.

Warto zauważyć, że w przedsiębiorstwie osoby fizycznej sprawozdanie finansowe podpisuje i zatwierdza ta sama osoba - właściciel. Jeśli zostanie to dokonane w terminie 3 miesięcy od dnia bilansowego, może zostać uznane za wypełnienie obowiązków jednocześnie w zakresie podpisania sprawozdania przez kierownika jednostki i jego zatwierdzenia.

Udostępnienie sprawozdania wewnątrz jednostki

Kierownik jednostki przedkłada właścicielom roczne sprawozdanie finansowe razem ze sprawozdaniem z badania przez biegłego rewidenta, jeżeli sprawozdanie było badane. Z ustawy o rachunkowości wynika, że spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych, towarzystwa reasekuracji wzajemnej, spółki akcyjne oraz spółdzielnie są obowiązane do udostępnienia wspólnikom, akcjonariuszom lub członkom rocznego sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności jednostki, a jeżeli sprawozdanie finansowe podlega obowiązkowi badania - także sprawozdania z badania. Muszą to zrobić najpóźniej na 15 dni przed zgromadzeniem wspólników, walnym zgromadzeniem akcjonariuszy lub walnym zgromadzeniem członków albo przedstawicieli członków spółdzielni. Spółka akcyjna udostępnia ponadto akcjonariuszom sprawozdanie rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej albo organu administrującego (art. 68 ustawy o rachunkowości).

Złożenie sprawozdania w rejestrze sądowym

Na mocy art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości, kierownik jednostki składa roczne sprawozdanie finansowe łącznie z odpowiednimi dokumentami we właściwym rejestrze sądowym, w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Przepis ten dotyczy jednostek gospodarczych wpisanych do tego rejestru. Są to np. spółki akcyjne, spółki z o.o., spółki jawne, spółki komandytowe. Wraz ze sprawozdaniem finansowym (wszystkimi jego elementami) należy przekazać do sądu rejestrowego następujące dokumenty:

sprawozdanie z badania, jeżeli na podstawie przepisów o rachunkowości sprawozdanie podlegało obowiązkowi badania,
odpis uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego,
odpis uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty (nie dotyczy spółek w likwidacji),
sprawozdanie z działalności - dotyczy jednostek określonych w art. 49 ust. 1 ustawy o rachunkowości (o ile jednostki te nie korzystają z uproszczeń przewidzianych dla jednostek mikro lub małych w tym względzie).

W sytuacji gdy sprawozdanie finansowe nie zostanie zatwierdzone w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego, to należy je złożyć w rejestrze sądowym dwukrotnie (art. 69 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Pierwszy raz niezatwierdzone sprawozdanie składa się w ciągu 15 dni po upływie terminu zatwierdzenia, a drugi raz 15 dni po jego zatwierdzeniu wraz z dokumentami wymienionymi w art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Należy pamiętać, że od 15.03.2018 r. składanie sprawozdań finansowych jest możliwe wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (patrz ramka).

Wpisy do KRS ogłaszane są w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Oświadczenie o niesporządzaniu sprawozdania

Kierownik jednostki będącej spółką jawną osób fizycznych lub spółką partnerską, której przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły mniej niż równowartość w walucie polskiej 2.000.000 euro i która nie stosuje zasad rachunkowości określonych ustawą na podstawie art. 2 ust. 2 ustawy, składa w sądzie rejestrowym prowadzącym Krajowy Rejestr Sądowy, w terminie 6 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy, oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego (art. 70a ustawy o rachunkowości). Oświadczenie to musi zostać złożone do końca czerwca 2018 r.

Ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym

Rocznych sprawozdań finansowych nie składają do Krajowego Rejestru Sądowego osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą. Nie figurują oni bowiem w KRS. Jeżeli jednak sprawozdanie finansowe takich jednostek podlega obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta, to mają one obowiązek przekazania tego sprawozdania wraz z wymaganymi dokumentami do ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (por. art. 70 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości). Należy pamiętać, że kto wbrew przepisom ustawy nie składa sprawozdania finansowego do ogłoszenia, podlega grzywnie lub karze ograniczenia wolności (art. 79 pkt 3 ustawy o rachunkowości).

Warto pamiętać!

»	Zatwierdzone roczne sprawozdanie finansowe zamyka drogę do dokonywania jakichkolwiek zmian w księgach rachunkowych oraz w samym sprawozdaniu finansowym tego roku obrotowego, którego sprawozdanie finansowe dotyczy.
»	W przypadku rocznego sprawozdania finansowego oddziału przedsiębiorcy zagranicznego, sprawozdanie to uważa się za zatwierdzone, gdy zatwierdzone zostało sprawozdanie finansowe przedsiębiorcy zagranicznego, które obejmowało dane sprawozdania finansowego tego oddziału (art. 53 ust. 2b ustawy o rachunkowości).
»	Sprawozdań finansowych nie zatwierdza się u jednostek, w stosunku do których ogłoszono upadłość.
»	Jednostki, które poddały badaniu sprawozdanie finansowe dobrowolnie, nie mają obowiązku składania do KRS sprawozdania z badania.
»	Organem zatwierdzającym sprawozdanie finansowe w instytucie naukowo-badawczym i instytucji kultury jest organ założycielski.
»	Niezatwierdzenie sprawozdania finansowego w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego nie jest zagrożone karą, jednak do czasu zatwierdzenia sprawozdania zysk netto osób prawnych i spółek komandytowo-akcyjnych nie może być dzielony.
»	Jeżeli sprawozdanie finansowe za kolejne 2 lata obrotowe nie zostanie przez jednostkę złożone w KRS (mimo wezwania sądu rejestrowego), to wobec tego przedsiębiorstwa zostaje wszczęte postępowanie o rozwiązanie bez likwidacji (art. 25a ust. 1 ustawy o KRS).
»	Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu (art. 74 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Uchwała nr 5/2017 Zwyczajnego Zgromadzenia Wspólników "AB" spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie z dnia 20 czerwca 2018 r.
w sprawie: zatwierdzenia sprawozdania finansowego za 2017 r.
§ 1
Po rozpatrzeniu rocznego sprawozdania finansowego za 2017 r. i zapoznaniu się ze sprawozdaniem zarządu z działalności spółki za ten rok, Zwyczajne Zgromadzenie Wspólników postanawia zatwierdzić roczne sprawozdanie finansowe spółki za 2017 r., które składa się z: - wprowadzenia do sprawozdania finansowego, - bilansu na dzień 31 grudnia 2017 r., który po stronie aktywów i pasywów wykazuje sumę 3.438.556 zł, - rachunku zysków i strat za okres od 1 stycznia 2017 r. do 31 grudnia 2017 r., który zamknął się zyskiem netto w kwocie 58.000 zł, - dodatkowych informacji i objaśnień.
§ 2
Uchwałę podjęto jednomyślnie.
	. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
	Podpisy wspólników

Uwaga!

"(...) Od 15.03.2018 r. składanie sprawozdań finansowych jest możliwe wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. System teleinformatyczny będzie przyjmował elektronicznie kopie dokumentów finansowych sporządzonych i podpisanych (źródłowo) w postaci papierowej (skany). Elektroniczne kopie dokumentów sprawozdawczych (skany) należy dodać jako załączniki do zgłoszenia, o którym mowa w nowym art. 19e ust. 1 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym albo do wniosku, o który mowa w nowym art. 19e ust. 7 tej ustawy. (...)".

Odpowiedź Ministra Sprawiedliwości z dnia 28.02.2018 r.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.)

Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2017 r. poz. 2343 ze zm.)

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2018 r. poz. 200 ze zm.)