Podpisanie umowy o badanie sprawozdania finansowego w przypadku wieloosobowego organu zarządzającego

W spółce funkcjonuje zarząd wieloosobowy. Czy zawierając umowę o badanie sprawozdania finansowego podpisy muszą złożyć wszyscy jego członkowie, czy może wystarczy podpis osób wyznaczonych do reprezentowania spółki?

W przypadku zawarcia umowy o badanie sprawozdania finansowego przez jednostkę, w której "kierownikiem" jest zarząd wieloosobowy, podpisanie umowy może nastąpić zgodnie z obowiązującymi w jednostce zasadami reprezentacji co oznacza, że umowa o badanie nie musi być podpisana przez wszystkich członków organu.

Kwestia przedstawiona w pytaniu była przedmiotem konsultacji zamieszczonej na stronie internetowej Ministerstwa Finansów (www.gov.pl). Odpowiadając na pytanie, kto jest uprawniony w imieniu jednostki do podpisania umowy z firmą audytorską o badanie sprawozdania finansowego, MF udzieliło następujących wyjaśnień:

"(...) Zgodnie z art. 66 ust. 4 ustawy o rachunkowości, wyboru firmy audytorskiej do przeprowadzenia badania sprawozdania finansowego dokonuje organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe jednostki, chyba że statut, umowa lub inne wiążące jednostkę przepisy prawa stanowią inaczej, zaś kierownik jednostki nie może dokonać takiego wyboru. Natomiast ust. 5 powołanego artykułu nakłada na kierownika jednostki obowiązek zawarcia z firmą audytorską umowy o badanie sprawozdania finansowego w terminie umożliwiającym firmie audytorskiej udział w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych.

Z kolei art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości zawiera definicje kierownika jednostki, wskazując że pod pojęciem tym rozumie się członka zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy - członków tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę.

W przypadku spółki jawnej i spółki cywilnej za kierownika jednostki uważa się wspólników prowadzących sprawy spółki, w przypadku spółki partnerskiej - wspólników prowadzących sprawy spółki albo zarząd, a w odniesieniu do spółki komandytowej i spółki komandytowo-akcyjnej - komplementariuszy prowadzących sprawy spółki. W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą za kierownika jednostki uważa się tę osobę; do osób wykonujących wolne zawody przepis ten stosuje się odpowiednio. Za kierownika jednostki uważa się również likwidatora, a także syndyka lub zarządcę ustanowionego w postępowaniu restrukturyzacyjnym.

Powołana definicja kierownika jednostki nie reguluje jednak zasad podpisywania dokumentów ani reprezentacji jednostki na zewnątrz, dlatego też w ocenie Ministerstwa Finansów można uznać, że umowa o badanie sprawozdania finansowego jest zawierana przez zarząd zgodnie z obowiązującymi w jednostce zasadami reprezentacji.

Za interpretacją taką przemawia wykładnia systemowa ustawy, gdyż w innym przypadku, gdy ustawodawca chciał uregulować zasady podpisywania dokumentów, tak jak np. w art. 52 ust. 2 ustawy, przy podpisywaniu sprawozdania finansowego, wskazał wyraźnie osoby zobowiązane do ich podpisania: "osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu." Przesądził zatem, że w przypadku wieloosobowego zarządu zobowiązani do podpisania sprawozdania finansowego są wszyscy jego członkowie.

A contrario można zatem wywieść, że w przypadku zawarcia umowy o badanie sprawozdania finansowego, gdzie ustawodawca wskazał podmiot zobowiązany do zawarcia umowy, ale nie przesądził, kto jest zobowiązany do jej podpisania można uznać, że podpisanie umowy może nastąpić zgodnie z obowiązującymi w jednostce zasadami reprezentacji, a zatem nie musi być podpisana przez wszystkich członków organu. W ocenie Ministerstwa Finansów należy jednak zastrzec, że z uwagi na literalne brzmienie art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy interpretacja gramatyczna, zgodnie z którą w przypadku wieloosobowego organu zarządzającego umowa powinna być zawarta przez wszystkich członków tego organu, jest również dopuszczalna i można znaleźć argumenty na jej poparcie. Niemniej jednak Ministerstwo Finansów przychyla się raczej do pierwszego z powyższych rozwiązań."