Korekta rocznego sprawozdania finansowego w związku z uwagami biegłego rewidenta

Sprawozdanie finansowe naszej spółki jawnej za 2022 r. podlega badaniu przez biegłego rewidenta. Jeżeli sporządzimy to sprawozdanie i podpiszmy je do 31 marca 2023 r., ale go jeszcze nie zatwierdzimy, a biegły rewident będzie miał do niego uwagi, to jak poprawić to sprawozdanie? Jak udowodnić, że sprawozdanie podpisano w terminie określonym w ustawie o rachunkowości?

W sytuacji gdy w związku z badaniem sprawozdania finansowego wystąpi konieczność jego korekty, należy sporządzić powtórne sprawozdanie z uwzględnieniem korekt. Przy czym w celach dowodowych pierwszą wersję sprawozdania finansowego sporządzonego do 31 marca należy przechowywać przez okres co najmniej pięciu lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło zatwierdzenie sprawozdania finansowego.

Każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe zobligowana jest do sporządzania sprawozdania finansowego w postaci elektronicznej i opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Roczne sprawozdanie finansowe należy sporządzić nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawić je właściwym organom zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy. W sytuacji zatem gdy rok obrotowy jednostki skończył się 31 grudnia 2022 r. na sporządzenie sprawozdania finansowego ma ona czas do 31 marca 2023 r. Co ważne, sprawozdanie finansowe podpisują - podając zarazem datę podpisu - osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu albo co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu po złożeniu przez pozostałe osoby wchodzące w skład tego organu oświadczeń, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości, lub odmów złożenia takich oświadczeń. Odmowa złożenia oświadczenia jest równoznaczna z odmową podpisu sprawozdania finansowego i wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia. Przypominamy, iż odmowa podpisu sprawozdania również wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia (por. art. 52 ust. 2 i 2b ustawy o rachunkowości).

Sporządzone do końca marca sprawozdanie finansowe nie oznacza jednak, że jest ono dokumentem ostatecznym. Po sporządzeniu sprawozdania mogą bowiem wystąpić zdarzenia, które spowodują obowiązek poprawienia tego sprawozdania, co w praktyce oznacza konieczność sporządzenia nowego sprawozdania i ponownego podpisania. Jak wynika bowiem z art. 54 ust. 1 i 2 ww. ustawy, jeżeli po sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego, a przed jego zatwierdzeniem, jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach, które mają istotny wpływ na to sprawozdanie finansowe, lub powodujących, że założenie kontynuowania działalności przez jednostkę nie jest uzasadnione, powinna ona odpowiednio zmienić to sprawozdanie, dokonując jednocześnie odpowiednich zapisów w księgach rachunkowych roku obrotowego, którego sprawozdanie finansowe dotyczy, oraz powiadomić biegłego rewidenta, który sprawozdanie to bada lub zbadał. W sytuacji gdy zdarzenia, które nastąpiły po dniu bilansowym, nie powodują zmiany stanu istniejącego na dzień bilansowy, odpowiednie wyjaśnienia zamieszcza się w informacji dodatkowej. Jeśli jednostka otrzymałaby informacje o powyższych zdarzeniach po zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego, to ich skutki ujęłaby w księgach rachunkowych roku obrotowego, w którym informacje te otrzymała.

Powtórne sprawozdanie finansowe powinno być sporządzone w formie elektronicznej, z zachowaniem struktury i formatu oraz podpisane zgodnie z wymogami art. 52 ustawy o rachunkowości. Nowa wersja sprawozdania będzie więc opatrzona nową datą, a podpisy wszystkich zobowiązanych do tego osób zostaną złożone w innych terminach niż pod sprawozdaniem pierwotnym.