Wyjaśnienie wątpliwości dotyczących inwentaryzacji drogą uzgodnienia sald

Otrzymaliśmy od naszego kontrahenta prośbę o potwierdzenie sald. Po analizie wzajemnych rozrachunków stwierdziliśmy jednak, że salda nasze są niezgodne. Co napisać na potwierdzeniu salda w takim przypadku?

W procesie potwierdzania sald uczestniczy zarówno wierzyciel, jak i dłużnik. Mimo że to do wierzyciela należy inicjatywa wysłania potwierdzenia salda dłużnikowi, to jednak do otrzymanego od wierzyciela "potwierdzenia sald" dłużnik powinien się ustosunkować.

Jeśli saldo i pozycje, które się na nie składają, wykazane przez wierzyciela na dokumencie potwierdzenia sald, są zgodne z zapisami i dowodami księgowymi w księgach rachunkowych dłużnika, to dłużnik powinien saldo potwierdzić, przykładowo umieszczając na części "B" potwierdzenia sald informację: "saldo zgodne", oraz zamieszczając datę i podpis osoby upoważnionej do jego podpisania w dalszej części druku.

Natomiast w sytuacji, gdy informacje wykazane na potwierdzeniu salda nie są zgodne z księgami dłużnika, wskazane jest powiadomić wierzyciela o tym, które pozycje są niezgodne i z jakich powodów. Może to nastąpić przykładowo w formie adnotacji na części "B" potwierdzenia salda odsyłanej do wierzyciela. Informacja zamieszczona na druku "Potwierdzenie salda" może przedstawiać się następująco: "saldo niezgodne, wymienione faktury zostały przez nas uregulowane przelewem bankowym w dniu 30.10.2015 r.", oraz zamieszczając datę i podpis osoby upoważnionej do jego podpisania w dalszej części druku.

Dłużnik może też, na przykład na części potwierdzenia salda, którą zamierza odesłać do wierzyciela, umieścić jedynie informację: "saldo niezgodne". Specyfikację różnic należy wówczas załączyć na osobnej kartce lub w formie wydruku (zestawień) z własnego systemu księgowego.

Wysłaliśmy kontrahentowi potwierdzenie salda i nie otrzymaliśmy zwrotu. Czy w tej sytuacji możemy uznać, że nie zgłasza on zastrzeżeń i potraktować to saldo jako potwierdzone?

Ustawa o rachunkowości nie przewiduje tzw. "milczącego potwierdzenia salda". Brak odpowiedzi dłużnika na wysłane przez wierzyciela pismo w sprawie uzgodnienia salda nie może być uznane za potwierdzenie tego salda przez kontrahenta (oznacza zatem saldo niepotwierdzone). Inwentaryzację takiej należności należy przeprowadzić drogą weryfikacji.

Czy trzeba potwierdzać salda zerowe?

Naszym zdaniem warto jest potwierdzać salda zerowe. Potwierdzanie sald zerowych stanowi sprawdzenie prawidłowości stanu wykazanego w księgach rachunkowych. Uzgodnienie i potwierdzenie salda zerowego na kontach rozrachunkowych odbiorców stanowi ważną informację dla wierzyciela. Oznacza bowiem, że należności zostały przez dłużników uregulowane. Jest to szczególnie uzasadnione w przypadku kontrahentów, z którymi w ciągu roku występuje duża ilość transakcji oraz gdy powtarzają się te same kwoty.

Jaka wartość podlega uzgodnieniu z kontrahentem w przypadku należności wyrażonych w walutach obcych – wyrażona w walucie obcej, czy po przeliczeniu na złote? Co z różnicami kursowymi powstałymi na dzień bilansowy?

W przypadku należności wyrażonych w walutach obcych uzgodnieniu z kontrahentem podlega wartość wyrażona w walucie, w jakiej ma nastąpić zapłata. Nie potwierdza się więc salda po przeliczeniu na walutę polską. Wykazanie na dokumencie "Potwierdzenie salda" należności po przeliczeniu na polskie złote, przy zastosowaniu różnych kursów walut, utrudniłoby uzgodnienie salda. Salda rozrachunków z kontrahentami zagranicznymi w walucie obcej podlegają co prawda na dzień bilansowy wycenie bilansowej, której efekty w postaci różnic kursowych wpływają na wynik finansowy jednostki oraz na stan należności (bądź zobowiązań) wykazywanych w bilansie, jednak różnice te nie stanowią przedmiotu uzgodnień z kontrahentem.

Wobec tego samego kontrahenta posiadamy jednocześnie należność i zobowiązanie z tytułu dostaw i usług. Czy w takiej sytuacji należy wysłać do niego potwierdzenie salda z zestawieniem obu tych kwot?

Dłużnik nie ma obowiązku samodzielnego potwierdzenia zobowiązania wobec wierzyciela (w swoich księgach przeprowadzi bowiem inwentaryzację wysokości zobowiązania w drodze weryfikacji). Ustawa o rachunkowości nie zabrania jednak, aby dłużnik sam wystąpił o potwierdzenie wysokości długu, jaki na nim ciąży. Jeśli zatem jednostka posiada wobec tego samego kontrahenta jednocześnie należność i zobowiązanie, to warto, aby wysłała do niego potwierdzenie salda z zestawieniem obu tych kwot. W zależności od możliwości programu księgowego, stan należności i zobowiązań może być wydrukowany łącznie na jednym zestawieniu lub na oddzielnych wydrukach dla należności i dla zobowiązań.