Obowiązki związane z udostępnianiem sprawozdania finansowego za 2012 r.

Jednostki, których rok obrotowy jest zgodny z rokiem kalendarzowym, miały obowiązek sporządzić roczne sprawozdanie finansowe za 2012 r. do końca marca 2013 r. Zatem sprawozdania za 2012 r. powinny być już sporządzone i mogą zostać przekazane do zatwierdzenia odpowiednim organom. W niektórych jednostkach, objętych obowiązkiem poddania badaniu rocznego sprawozdania finansowego audytorzy mogli jeszcze nie zakończyć badania.

Przypominamy, iż ukończenie badania sprawozdania finansowego spółek z o.o., towarzystw ubezpieczeń wzajemnych, towarzystw reasekuracji wzajemnej, spółek akcyjnych oraz spółdzielni powinno nastąpić najpóźniej 15 dni przed terminem zgromadzenia wspólników, walnym zgromadzeniem akcjonariuszy lub walnym zgromadzeniem członków albo przedstawicieli członków spółdzielni, tj. nie później niż do 15 czerwca 2013 r. W innych jednostkach badanie rocznego sprawozdania powinno zakończyć się najpóźniej przed dniem jego zatwierdzenia. Przy czym zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego powinno nastąpić nie później niż w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego, tj. nie później niż do 30 czerwca 2013 r.

Czas także pomyśleć o kolejnych obowiązkach jakie ciążą na jednostce po sporządzeniu sprawozdania finansowego za 2012 r., które należy wykonać w określonych terminach. Obowiązki te przedstawimy w poniższej tabeli i omówimy w dalszej części niniejszego opracowania.

Udostępnianie sprawozdania finansowego wspólnikom, akcjonariuszom i członkom

Najpóźniej na 15 dni przed zgromadzeniem wspólników, walnym zgromadzeniem akcjonariuszy lub walnym zgromadzeniem członków albo przedstawicieli członków spółdzielni, jednostki takie jak:

• spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
   
• towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych,
   
• towarzystwa reasekuracji wzajemnej,
   
• spółki akcyjne,
   
• spółdzielnie,

są zobowiązane do udostępniania akcjonariuszom, wspólnikom lub członkom rocznego sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności jednostki (zob. art. 68 ustawy o rachunkowości). Przy czym, jeżeli sprawozdanie finansowe podlega obowiązkowi badania, to udostępnia się również opinię wraz z raportem biegłego rewidenta.

Ustawa o rachunkowości nie precyzuje sposobu, ani miejsca udostępniania sprawozdania finansowego. Niemniej udostępnianie nie musi się wiązać z ogłoszeniem tego sprawozdania. Polega to raczej na tym, że zainteresowanym odbiorcom sprawozdań (wyżej wymienionym) zapewnia się wgląd do sprawozdań finansowych w siedzibie jednostki. Sposobem na udostępnienie sprawozdań może być ich wydruk, udostępnienie w komputerze lub w internecie, pod warunkiem jednak, że będzie zapewniona wiarygodność zawartych w sprawozdaniu finansowym informacji.

Ponadto spółka akcyjna udostępnia akcjonariuszom sprawozdanie rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej albo organu administrującego. Przed udostępnieniem sprawozdania finansowego akcjonariuszom rada nadzorcza spółki akcyjnej musi ocenić i zaopiniować to sprawozdanie. Również w innych jednostkach, w których powołano komisję rewizyjną lub podobny organ, przed przedłożeniem sprawozdania finansowego wspólnikom (właścicielom) - jest ono oceniane przez ten organ.

Udostępnianie rocznego sprawozdania finansowego przez jednostki podlegające wpisowi do KRS

Co do zasady podstawowym celem sporządzania sprawozdań finansowych, regulowanym ustawą o rachunkowości, jest dostarczenie informacji użytkownikom zewnętrznym w celu zapewnienia przejrzystości działalności podmiotów gospodarczych. W większości przypadków udostępnienie sprawozdań finansowych odbiorcom zewnętrznym zapewnione jest przez ich złożenie do KRS.

Jednostki prowadzące księgi rachunkowe objęte obowiązkiem wpisu do KRS są zobowiązane - stosownie do art. 69 ustawy o rachunkowości - złożyć we właściwym rejestrze sądowym następujące dokumenty:

a) roczne sprawozdanie finansowe,

b) opinię biegłego rewidenta, jeśli sprawozdanie finansowe podlegało badaniu,

c) odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty,

d) sprawozdanie z działalności (dotyczy przede wszystkim spółek kapitałowych, towarzystw ubezpieczeń wzajemnych, towarzystw reasekuracji wzajemnej oraz spółdzielni).

Jednostki sporządzające uproszczone sprawozdanie finansowe, w miejsce opinii biegłego rewidenta, składają do rejestru sądowego informację o rodzaju tej opinii wraz ze wskazaniem czy zawiera ona dodatkowe objaśnienia.

Oddział przedsiębiorcy zagranicznego, składa we właściwym rejestrze sądowym roczne sprawozdanie finansowe oddziału.

Z kolei oddział zakładu ubezpieczeń, zakładu reasekuracji, banku zagranicznego, instytucji kredytowej lub instytucji finansowej - w rozumieniu przepisów Prawa bankowego, mających siedzibę poza terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, składa we właściwym rejestrze sądowym:

a) roczne sprawozdanie finansowe tej instytucji,

b) sprawozdanie z działalności,

c) opinię biegłego rewidenta

- sporządzone i zbadane zgodnie z przepisami prawa obowiązującymi w państwie siedziby ww. zakładów, banków i instytucji oraz przetłumaczone na język polski.

Jednostki mają obowiązek złożyć roczne sprawozdanie finansowe w ciągu 15 dni od jego zatwierdzenia. Podczas gdy na sporządzenie i zatwierdzenie sprawozdania jest 6 miesięcy od dnia bilansowego (zob. art. 52 ust. 1 oraz art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Oznacza to, że dla jednostki której rok obrotowy jest taki sam jak kalendarzowy, czyli trwa od 1 stycznia do 31 grudnia, roczne sprawozdanie finansowe za 2012 r. powinno być zatwierdzone do 30 czerwca 2013 r. i złożone do Krajowego Rejestru Sądowego do 15 lipca 2013 r.

Gdyby roczne sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego, to w myśl art. 69 ust. 2 ustawy o rachunkowości, należy je złożyć w rejestrze sądowym w ciągu 15 dni po tym terminie, a także 15 dni po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego razem z dokumentami wymienionymi w art. 69 ust. 1 tej ustawy.

Wniosek o zmianę wpisu w KRS o złożeniu rocznego sprawozdania finansowego wraz z wymaganymi dokumentami składa się na urzędowym formularzu KRS-Z30. Wzmianka o złożeniu sprawozdania finansowego podlega automatycznie publikacji w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Składając wniosek do KRS należy do niego dołączyć dowody wpłat, tj. opłatę od wniosku o przyjęcie dokumentów w wysokości 40 zł oraz opłatę za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym w wysokości 250 zł.

Ogłoszenie rocznego sprawozdania finansowego przez jednostki niepodlegające rejestracji w KRS

Jednostki niepodlegające wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego, w tym przede wszystkim przedsiębiorstwa osób fizycznych oraz spółki cywilne osób fizycznych, których roczne sprawozdania finansowe na podstawie art. 64 ustawy o rachunkowości podlegają badaniu przez biegłego rewidenta, są zobowiązane złożyć do ogłoszenia w ciągu 15 dni od dnia ich zatwierdzenia następujące dokumenty (zob. art. 70 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości):

a) wprowadzenie do sprawozdania finansowego stanowiące część informacji dodatkowej (bez dodatkowych informacji i objaśnień),

b) bilans,

c) rachunek zysków i strat,

d) zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym,

e) rachunek przepływów pieniężnych za rok obrotowy,

f) opinię biegłego rewidenta,

g) odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty.

Sprawozdanie finansowe składa się w punkcie przyjmowania ogłoszeń do Monitora Sądowego i Gospodarczego albo za pośrednictwem systemu teleinformatycznego przez osobę, której został przydzielony unikalny adres internetowy (konto użytkownika) powiązany z niepowtarzalną nazwą i hasłem oraz ważnym kwalifikowanym certyfikatem użytkownika (zarejestrowany użytkownik). Punkty przyjmowania ogłoszeń do Monitora Sądowego i Gospodarczego znajdują się w większości miast w Polsce, a ich lista jest dostępna na stronie internetowej: www.bip.ms.gov.pl w zakładce: Działalność/Monitor Sądowy i Gospodarczy. Opłata za ogłoszenie sprawozdania finansowego jest stała i wynosi 500 zł. Opłatę uiszcza się na rachunek bieżący dochodów Ministerstwa Sprawiedliwości.

Zwracamy uwagę, iż obowiązki publikacji sprawozdań finansowych spółdzielni nie uległy zmianie. W tym przypadku organem właściwym do publikacji rocznych sprawozdań finansowych jest Monitor Spółdzielczy.

Obowiązek złożenia rocznego sprawozdania finansowego w urzędzie skarbowym

Podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych sporządzający sprawozdanie finansowe przekazują do urzędu skarbowego następujące dokumenty:

a) roczne sprawozdanie finansowe (bez sprawozdania z działalności),

b) opinię i raport podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych (jeśli sprawozdanie finansowe podlegało obowiązkowemu badaniu),

c) odpis uchwały zgromadzenia zatwierdzającej sprawozdanie finansowe (w przypadku spółek).

Wynika to z art. 27 ust. 2 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 ze zm.), dalej zwanej updop.

Obowiązek złożenia sprawozdania finansowego wraz z resztą wymaganych dokumentów do urzędu skarbowego należy wypełnić w terminie 10 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania finansowego, bez względu na to, kiedy sprawozdanie zostało zatwierdzone (tj. w obowiązującym w ustawie o rachunkowości terminie, czy później). Przepisy podatkowe nie wymagają bowiem składania w urzędzie skarbowym niezatwierdzonych sprawozdań finansowych.

Zwracamy również uwagę, że rocznego sprawozdania finansowego nie składa się razem z zeznaniem rocznym CIT-8, którego termin złożenia wyznaczono do końca trzeciego miesiąca roku następnego, tzn. do końca marca 2013 r.

Natomiast podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, prowadzący księgi rachunkowe, składają wraz z rocznym zeznaniem podatkowym roczne sprawozdanie finansowe w terminie do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym. Roczne sprawozdanie finansowe za 2012 r. powinno zostać złożone wraz z zeznaniem podatkowym najpóźniej 30 kwietnia 2013 r. Wynika to z art. 45 ust. 5 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.), dalej zwanej updof.

Zwracamy uwagę, że w przypadku podatników podatku dochodowego od osób fizycznych nie ma obowiązku składania w urzędzie skarbowym opinii i raportu biegłego rewidenta.