Zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego

Dopiero po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego przez organ zatwierdzający może nastąpić podział lub pokrycie wyniku finansowego jednostek niezobowiązanych do poddania badaniu rocznego sprawozdania finansowego. W jednostkach zobowiązanych do poddania rocznych sprawozdań finansowych badaniu przez biegłego rewidenta podział lub pokrycie wyniku finansowego może nastąpić po zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego przez uprawniony organ, poprzedzonego wyrażeniem przez biegłego rewidenta opinii o tym sprawozdaniu bez zastrzeżeń lub z zastrzeżeniami. Podział lub pokrycie wyniku finansowego bez spełnienia tego warunku jest nieważny z mocy prawa.

Sprawozdanie finansowe za 2012 r. organ zatwierdzający obowiązany jest zatwierdzić nie później niż w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego. W jednostkach, w których rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy, powinno to nastąpić nie później niż do dnia 30 czerwca 2013 r. Przed zatwierdzeniem roczne sprawozdanie finansowe jednostek wymienionych w art. 64 ust. 1 ustawy o rachunkowości musi zostać zbadane przez biegłego rewidenta. Wynika to z art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Przepisy te nie dotyczą jednostek, w stosunku do których została ogłoszona upadłość (art. 53 ust. 2 ustawy).

Nie zatwierdza się rocznego sprawozdania finansowego jednostek, w stosunku do których ogłoszono upadłość.

Kto zatwierdza roczne sprawozdanie finansowe?

Organem zatwierdzającym roczne sprawozdanie finansowe jednostki jest organ, który zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, statutem, umową lub na mocy prawa własności jest uprawniony do zatwierdzania sprawozdania finansowego jednostki. Organem zatwierdzającym roczne sprawozdanie finansowe jest w przypadku:

przedsiębiorstwa prowadzonego przez osobę fizyczną - właściciel,
spółki cywilnej, spółki jawnej, partnerskiej, komandytowej - wspólnicy,
komandytowo-akcyjnej - walne zgromadzenie,
spółki akcyjnej - zwyczajne zgromadzenie akcjonariuszy,
spółki z o.o. - zwyczajne zgromadzenie wspólników,
spółdzielni - walne zgromadzenie członków (walne zgromadzenie przedstawicieli),
przedsiębiorstwa państwowego - rada pracownicza, a w razie jej braku organ założycielski,
samodzielnego publicznego zakładu opieki zdrowotnej - jego organ założycielski.

Roczne sprawozdanie finansowe oddziału przedsiębiorcy zagranicznego uważa się za zatwierdzone, jeżeli zostało zatwierdzone sprawozdanie finansowe przedsiębiorcy zagranicznego, obejmujące dane sprawozdania finansowego tego oddziału (art. 53 ust. 2b ustawy o rachunkowości).

Jednostki wymienione w art. 68 ustawy o rachunkowości, tj. spółki z o.o., towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych, towarzystwa reasekuracji wzajemnej, spółki akcyjne oraz spółdzielnie są obowiązane do udostępnienia wspólnikom, akcjonariuszom lub członkom rocznego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności jednostki, a jeżeli sprawozdanie finansowe podlegało obowiązkowi badania przez uprawniony podmiot - także opinii wraz z raportem - najpóźniej na 15 dni przed zgromadzeniem wspólników, walnym zgromadzeniem akcjonariuszy lub walnym zgromadzeniem członków albo przedstawicieli członków. Natomiast spółka akcyjna obowiązana jest udostępnić także sprawozdanie rady nadzorczej, komisji rewizyjnej albo organu administrującego.

Forma zatwierdzenia sprawozdania finansowego

Zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego powinno być udokumentowane. Organ zatwierdzający może podjąć w tej sprawie pisemną uchwałę (decyzję).

Decyzja bądź uchwała powinna zawierać sformułowanie "zatwierdza się". Należy też w niej wskazać:

1) jakiego okresu sprawozdanie finansowe dotyczy,

2) elementy wchodzące w skład rocznego sprawozdania finansowego, tj.:

a) bilans - wskazując, ile wynosi suma aktywów i pasywów,

b) rachunek zysków i strat - wskazując kwotę osiągniętego zysku lub poniesionej straty,

c) informację dodatkową obejmującą dwie części, tj.:

wprowadzenie do sprawozdania finansowego,
dodatkowe informacje i objaśnienia,

a w jednostkach, w których roczne sprawozdania finansowe podlegają obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta, także:

d) zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym,

e) rachunek przepływów pieniężnych.

Zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego przez osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą na własny rachunek może mieć bardziej uproszczoną formę. Wystarczy bowiem, że na wszystkich elementach rocznego sprawozdania finansowego właściciel zamieści:

datę zatwierdzenia,
adnotację "Zatwierdzam",
swój podpis.

Po zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego ten sam organ podejmuje kolejną uchwałę w sprawie podziału zysku lub pokrycia straty (art. 53 ust. 3 i 4 ustawy o rachunkowości). Przy czym w jednostkach, w których sprawozdanie finansowe podlegało obowiązkowemu badaniu, podział wyniku może być dokonany, jeżeli biegły rewident wydał opinię bez zastrzeżeń lub z zastrzeżeniami.

Zapisy w księgach rachunkowych

Pod datą zatwierdzenia sprawozdania finansowego dokonuje się w księgach rachunkowych przeksięgowania wyniku finansowego, zapisem:

a) przeksięgowanie zysku netto

- Wn konto 86 "Wynik finansowy",

- Ma konto 82 "Rozliczenie wyniku finansowego",

b) przeksięgowanie straty netto