Harmonogram prac związanych ze sprawozdaniem za 2013 r.

(dla jednostek, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym)

Rozpoczynamy akcję BILANS 2013! W niniejszym numerze GP przedstawiamy terminy obowiązków związanych z zamknięciem ksiąg rachunkowych za 2013 r.

Lp.	Termin	Rodzaj obowiązku i jego podstawa prawna	Uwagi
1.	Od 1 października 2013 r. do 15 stycznia 2014 r.	Inwentaryzacja składników wymienionych w art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości - Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm. (w drodze spisu z natury lub potwierdzenia salda).	Ustalenie stanu powinno nastąpić przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych. Stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym, tj. 31 grudnia 2013 r. Ten sposób inwentaryzacji nie może być zastosowany w odniesieniu do aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji, materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości, tj. odpisywanych w koszty bezpośrednio po zakupie, a także do aktywów i pasywów inwentaryzowanych drogą weryfikacji.
2.	Na dzień inwentaryzacji	Zestawienie sald inwentaryzowanej grupy aktywów (art. 18 ust. 2 ustawy o rachunkowości).	Służy to porównaniu danych rzeczywistych ustalonych w drodze inwentaryzacji z danymi księgowymi.
3.	IV kwartał 2013 r.	Wybór podmiotu do badania rocznego sprawozdania finansowego (art. 66 ust. 4 i 5).	Wyboru podmiotu uprawnionego do badania sprawozdania finansowego dokonuje organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe jednostki (patrz pkt 14 harmonogramu), chyba że statut, umowa lub inne wiążące jednostkę przepisy prawa stanowią inaczej. Zarząd jednostki nie może dokonać takiego wyboru. Kierownik jednostki zawiera z podmiotem uprawnionym do badania sprawozdań finansowych umowę o badanie sprawozdania finansowego w terminie umożliwiającym jego udział w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych. Ponieważ inwentaryzacja za 2013 r. niektórych składników majątku może się rozpocząć od IV kwartału tego roku (patrz pkt 1 harmonogramu), termin zawarcia umowy powinien przypadać także w tym kwartale. Kto ma obowiązek zbadania sprawozdania finansowego za 2013 r. - określa pkt 13 harmonogramu.
4.	Na dzień bilansowy, tj. na dzień 31 grudnia 2013 r.	Inwentaryzacja aktywów i pasywów (art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości), w tym m.in. aktywów pieniężnych, produktów w toku produkcji, materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości oraz aktywów i pasywów inwentaryzowanych drogą weryfikacji.	Trzeba zaznaczyć, że są składniki majątku, których częstotliwość inwentaryzacji może być określona raz na rok, na 2 lub 4 lata - wskazuje je art. 26 ust. 3 pkt 2-5 ustawy o rachunkowości. Na koniec roku, w którym nie przypadał termin ich spisu z natury, podlegają weryfikacji.
5.	Nie później niż do 85. dnia po dniu bilansowym, tj. do 26 marca 2014 r.	Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej za rok obrotowy (art. 24 ust. 5 pkt 2 ustawy o rachunkowości).
6.	Nie później niż do 85. dnia po dniu bilansowym, tj. do 26 marca 2014 r.	Porównanie wyników inwentaryzacji ze stanem księgowym, wyjaśnienie, rozliczenie i ujęcie w księgach rachunkowych ujawnionych różnic inwentaryzacyjnych (zgodnie z art. 27 ustawy o rachunkowości).	Musi to nastąpić przed sporządzeniem zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych za rok 2013 (patrz pkt 5 harmonogramu).
7.	Nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy, tj. do 31 marca 2014 r.	Zestawienie sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych (art. 18 ust. 2 ustawy o rachunkowości).
8.	Nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy, tj. do 31 marca 2014 r.	Zamknięcie ksiąg rachunkowych (art. 12 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości).	Stan wynikający z zamkniętych ksiąg rachunkowych stanowi podstawę do sporządzenia sprawozdania finansowego. Jeśli między dniem zamknięcia ksiąg a dniem zatwierdzenia sprawozdania finansowego zostaną ujawnione informacje dotyczące tego sprawozdania (tzw. zdarzenia po dniu bilansowym), należy je rozliczyć zgodnie z art. 54 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
9.	Nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy, tj. do 31 marca 2014 r.	Sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego (art. 45 ust. 1 i art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości).	Do tego dnia sprawozdanie finansowe musi też zostać podpisane. Podpisuje je - podając zarazem datę podpisu - osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego. Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu, rachunku zysków i strat, informacji dodatkowej (obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia), a jeśli podlega ono obowiązkowemu badaniu - także zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym i rachunek przepływów pieniężnych. Podpis należy złożyć na każdej części sprawozdania. W przypadku gdy występują zdarzenia po dniu bilansowym wymagające otwarcia zamkniętych już ksiąg rachunkowych, ujęcia w nich zapisów korygujących i ponownego sporządzenia sprawozdania finansowego za 2013 r., data sporządzenia tego sprawozdania może być późniejsza niż 31 marca 2014 r.
10.	Nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy, tj. do 31 marca 2014 r.	Sporządzenie sprawozdania z działalności (art. 45 ust. 4 w powiązaniu z art. 49 ust. 1 ustawy o rachunkowości).	Obowiązek jego opracowania mają spółki kapitałowe (z o.o. i akcyjne), spółki komandytowo-akcyjne, towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych, towarzystwa reasekuracji wzajemnej, spółdzielnie i przedsiębiorstwa państwowe. Sprawozdanie z działalności za 2013 r. powinno zostać do 31 marca 2014 r. podpisane przez kierownika jednostki (nie podpisuje go osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, co wynika z art. 52 ust. 3 pkt 2 ustawy o rachunkowości).
11.	Do 30 kwietnia 2014 r.	Złożenie sprawozdania finansowego w urzędzie skarbowym przez podatników podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzących księgi rachunkowe (art. 45 ust. 5 ustawy o pdof - Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.) - wraz z zeznaniem o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej straty) w 2013 r.	Złożeniu podlega tylko sprawozdanie finansowe (wszystkie elementy). Nie składa się natomiast dokumentów potwierdzających zatwierdzenie sprawozdania. Nie podlega też złożeniu opinia ani raport biegłego rewidenta, gdy roczne sprawozdanie finansowe podlegało badaniu.
12.	Najpóźniej na 15 dni przed terminem zgromadzenia wspólników, walnym zgromadzeniem akcjonariuszy lub walnym zgromadzeniem członków	Udostępnienie rocznego sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności jednostki wraz z opinią i raportem biegłego rewidenta (jeżeli podlegało ono obowiązkowemu badaniu): a) wspólnikom - w spółce z o.o., b) akcjonariuszom - w spółce akcyjnej, c) członkom - w spółdzielni, w towarzystwie ubezpieczeń wzajemnych, towarzystwie reasekuracji wzajemnej (art. 68 ustawy o rachunkowości).	Dotyczy to tylko spółek kapitałowych (z o.o. i akcyjnych), spółdzielni, towarzystw ubezpieczeń wzajemnych i towarzystw reasekuracji wzajemnej. Spółki akcyjne udostępniają także akcjonariuszom sprawozdanie rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej.
13.	Przed terminem zgromadzenia wspólników, walnym zgromadzeniem akcjonariuszy lub walnym zgromadzeniem członków lub nie później niż w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego, tj. do 30 czerwca 2014 r.	Badanie sprawozdania finansowego (art. 64 ust. 1 w powiązaniu z art. 53 ust. 1 i art. 68 ustawy o rachunkowości).	Obowiązek badania sprawozdania finansowego za 2013 r. mają jednostki wyszczególnione w art. 64 ustawy o rachunkowości, w tym m.in. kontynuujące działalność w 2014 r. spółki akcyjne (z wyjątkiem będących w organizacji), a także przedsiębiorstwa osób fizycznych, spółki cywilne, jawne, partnerskie, komandytowe, komandytowo-akcyjne i z o.o., jeżeli w 2012 r. spełniły one co najmniej dwa z trzech następujących warunków: a) średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób, b) suma aktywów bilansu na koniec 2012 r. stanowiła co najmniej 10.220.500 zł, c) przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za 2012 r. to co najmniej 20.441.000 zł. Ponieważ jednostki, o których mowa w pkt 12 harmonogramu, muszą udostępnić wspólnikom, akcjonariuszom lub członkom m.in. opinię i raport biegłego rewidenta, badanie musi być ukończone najpóźniej 15 dni przed terminem ich zgromadzenia. W pozostałych jednostkach badanie ukończyć się musi przed terminem zatwierdzenia sprawozdania finansowego.
14.	W ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego, tj. nie później niż do 30 czerwca 2014 r.	Zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego przez organ zatwierdzający (art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości).	Organem zatwierdzającym roczne sprawozdanie finansowe jest w: - przedsiębiorstwie prowadzonym przez osobę fizyczną - ta osoba, - spółce cywilnej, spółce jawnej, partnerskiej, komandytowej - wspólnicy, - spółce akcyjnej oraz komandytowo-akcyjnej - zwyczajne walne zgromadzenie akcjonariuszy, - spółce z o.o. - zwyczajne zgromadzenie wspólników, - spółdzielni - walne zgromadzenie członków (przedstawicieli). Ponieważ zatwierdzenie sprawozdania finansowego za 2013 r. może nastąpić w terminie szybszym niż 30 czerwca 2014 r., obowiązki wyznaczane w stosunku do tej daty mogą mieć różne ostateczne terminy (patrz pkt 15-19 harmonogramu).
15.	Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego	Podział lub pokrycie wyniku finansowego (art. 53 ust. 3 i 4 ustawy o rachunkowości).	W praktyce najczęściej podział lub pokrycie wyniku finansowego dokonywane są bezpośrednio po podjęciu decyzji bądź uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania (w tym samym dniu). W jednostkach, których sprawozdanie podlega obowiązkowemu badaniu, podział lub pokrycie wyniku mogą być dokonane po zatwierdzeniu sprawozdania poprzedzonym wyrażeniem przez biegłego rewidenta opinii o tym sprawozdaniu bez zastrzeżeń lub z zastrzeżeniami - inaczej jest nieważny z mocy prawa.
16.	W ciągu 10 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego	Złożenie sprawozdania finansowego w urzędzie skarbowym przez podatników podatku dochodowego od osób prawnych (art. 27 ust. 2 ustawy o pdop - Dz. U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 ze zm.).	Składa się sprawozdanie finansowe (wszystkie elementy). Podatnicy, których sprawozdanie finansowe podlegało obowiązkowemu badaniu, wraz ze sprawozdaniem przekazują także opinię i raport podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych. Spółki dołączają do tych dokumentów także odpis uchwały zgromadzenia zatwierdzającej sprawozdanie finansowe.
17.	W ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego	Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych (art. 12 ust. 4 i 5 ustawy o rachunkowości).	Polega to na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe.
18.	W ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego	Złożenie w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) rocznego sprawozdania finansowego oraz innych dokumentów (art. 69 ustawy o rachunkowości).	Złożeniu podlega roczne sprawozdanie finansowe (wszystkie elementy), opinia biegłego rewidenta, jeżeli podlegało ono badaniu, odpis uchwały bądź postanowienia o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty, a w przypadku jednostek, o których mowa w pkt 10 harmonogramu - także sprawozdanie z działalności. Jeżeli sprawozdanie finansowe za 2013 r. nie zostanie zatwierdzone do 30 czerwca 2014 r., to należy je złożyć w rejestrze sądowym do 15 lipca 2014 r., a także 15 dni po jego zatwierdzeniu wraz z wymienionymi dokumentami.
19.	W ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego	Złożenie do ogłoszenia sprawozdania finansowego oraz innych dokumentów przez jednostki, których sprawozdanie finansowe podlegało obowiązkowemu badaniu i które nie składają dokumentów w KRS, np. osoby fizyczne prowadzące działalność na własny rachunek, spółki cywilne (art. 70 ustawy o rachunkowości).	Ogłoszenie następuje w odniesieniu do spółdzielni - w Monitorze Spółdzielczym, a w przypadku pozostałych jednostek, które nie składają sprawozdań w KRS - w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Składa się wszystkie elementy sprawozdania finansowego oprócz dodatkowych informacji i objaśnień, opinię biegłego rewidenta oraz odpis uchwały bądź postanowienia o zatwierdzeniu sprawozdania i podziale zysku lub pokryciu straty.