Rozliczenie wyników spisu z natury towarów w jednostce posiadającej kilka magazynów

W wyniku spisu z natury w jednostce posiadającej kilka magazynów towarów w obrębie całego kraju stwierdzono różnice inwentaryzacyjne (nadwyżki i niedobory). Często się zdarza, że centrala ma nadwyżkę danego towaru, a placówka ma niedobór. Wynika to z niewystawienia dowodów przesunięć MM. Jak rozliczyć to zdarzenie? Czy można dokonać kompensaty towarów w ramach wszystkich magazynów? Czy osoba materialnie odpowiedzialna powinna dokonać kompensaty w obrębie magazynu, za który odpowiada?

Nie można kompensować niedoborów i nadwyżek towarów stwierdzonych w różnych magazynach. Aby dokonać kompensaty niedoborów i nadwyżek, muszą być spełnione jednocześnie następujące warunki:

różnice zostały stwierdzone w ramach jednego (tego samego) spisu z natury,
różnice wystąpiły w tym samym miejscu składowania składników majątkowych (to samo pole spisowe, te same osoby materialnie odpowiedzialne),
różnice zostały stwierdzone w podobnych składnikach majątku (asortymentach) lub dotyczą składników majątku w podobnych opakowaniach, w wyniku czego mogło dojść do pomyłki przy przyjmowaniu lub wydawaniu tych składników.

Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice pomiędzy stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji (art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Różnice te można wprowadzić do ksiąg rachunkowych następującymi zapisami:

1) niedobór towarów:

- Wn konto 24-1/0 Rozliczenie niedoborów",
- Ma konto 33 "Towary",

2) nadwyżka towarów:

- Wn konto 33 "Towary",
- Ma konto 24-1/1 "Rozliczenie nadwyżek".

Na podstawie wyjaśnień osób odpowiedzialnych za składniki majątkowe, które wykazują różnice, komisja inwentaryzacyjna analizuje i ocenia poszczególne pozycje nadwyżek i niedoborów, stawiając odpowiednie wnioski co do sposobu ich rozliczenia. Z przeprowadzonej weryfikacji sporządza się protokół zawierający w szczególności:

ilość i wartość niedoborów i nadwyżek z podziałem według ich rodzaju,
opis przyczyny powstania każdej różnicy poparty dowodami oraz wyczerpującymi wyjaśnieniami osób materialnie odpowiedzialnych za te składniki majątku,
propozycje rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych wraz z uzasadnieniem swojego stanowiska.

Protokół z różnic inwentaryzacyjnych, zatwierdzony przez kierownika jednostki, jest dokumentem stanowiącym podstawę do ujęcia i rozliczenia w księgach rachunkowych niedoborów i nadwyżek.

Różnice inwentaryzacyjne (zarówno niedobory, jak i nadwyżki) można podzielić na:

1) pozorne - powstające w wyniku błędów popełnionych w bieżącej ewidencji składników majątkowych bądź w trakcie inwentaryzacji, np. błędy w dokumentacji, błędy w pomiarze,

2) rzeczywiste - pozostające po odrzuceniu różnic pozornych, wymagające dalszej analizy.

W odniesieniu do niedoborów rzeczywistych można dokonać dalszego podziału na:

1) niedobory zawinione - będące następstwem działania lub zaniedbania obowiązków osoby odpowiedzialnej za powierzone mienie,

2) niedobory niezawinione - występujące, gdy postępowanie wyjaśniające wykazało, że powstały one z przyczyn wykluczających odpowiedzialność osoby, której powierzono składniki majątku.

W omawianej sytuacji mamy do czynienia z różnicami pozornymi. Niedobory w placówkach oraz nadwyżki w centrali dotyczące tych samych towarów, według wyjaśnień osób odpowiedzialnych powstały bowiem w wyniku niewystawienia dowodów MM. Przy czym, aby uznać takie wyjaśnienia za wiarygodne, spisy z natury w poszczególnych magazynach powinny być przeprowadzone w tym samym terminie.

Nadwyżki i niedobory w towarach uznane w wyniku ich weryfikacji za pozorne można rozliczyć w księgach rachunkowych, zapisem:

1) rozliczenie pozornej nadwyżki:

- Wn konto 24-1/1 "Rozliczenie nadwyżek",
- Ma konto 73-1 "Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)",

2) rozliczenie pozornego niedoboru:

- Wn konto 73-1 "Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)",
- Ma konto 24-1/0 "Rozliczenie niedoborów".

Dopiero po odrzuceniu różnic pozornych powstają różnice rzeczywiste wymagające rozliczenia, np. poprzez kompensatę (w ramach jednego magazynu). Osoba materialnie odpowiedzialna nie dokonuje kompensaty. Ostateczną decyzję w sprawie kompensaty niedoboru z nadwyżką podejmuje kierownik jednostki na podstawie propozycji komisji inwentaryzacyjnej.

Kompensata niedoborów z nadwyżkami przebiega w księgach rachunkowych, zapisem:

- Wn konto 24-1/1 "Rozliczenie nadwyżek",
- Ma konto 24-1/0 "Rozliczenie niedoborów".

Kompensacie z nadwyżkami mogą podlegać wyłącznie niedobory uznane za niezawinione oraz nadwyżki bezsporne. Ilość oraz wartość niedoborów i nadwyżek podlegających kompensacie przyjmuje się w oparciu o mniejszą ilość stwierdzonego niedoboru lub nadwyżki i niższą cenę składników wykazujących różnice inwentaryzacyjne. Jest to tzw. zasada "mniejsza ilość, niższa cena".

Niedobory i nadwyżki towarów, które nie zostały rozliczone jako różnice pozorne lub nie zostały objęte kompensatą, podlegają rozliczeniu według ogólnych zasad. W księgach rachunkowych rozliczenia te, w zależności od przyczyn ich powstania ustalonych w toku postępowania wyjaśniającego, mogą przebiegać zapisami:

1) rozliczenie niedoborów uznanych za niezawinione:

- Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne",
- Ma konto 24-1/0 "Rozliczenie niedoborów",

2) obciążenie wartością niedoborów zawinionych osoby materialnie
odpowiedzialnej:

- Wn konto 23-4 "Rozrachunki z pracownikami"
(w analityce: Konto imienne - roszczenia z tytułu niedoborów),
- Ma konto 24-1/0 "Rozliczenie niedoborów",

3) ewentualne podwyższenie kwoty roszczenia
(np. o utraconą marżę) na podstawie decyzji kierownika jednostki:

- Wn konto 23-4 "Rozrachunki z pracownikami"
(w analityce: Konto imienne - roszczenia z tytułu niedoborów)
lub 28 "Odpisy aktualizujące wartość należności" - jeżeli roszczenie
główne jest objęte odpisem aktualizującym,
- Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne",

4) zarachowanie do przychodów rzeczywistych nadwyżek
inwentaryzacyjnych towarów (bezspornych):

- Wn konto 24-1/1 "Rozliczenie nadwyżek",
- Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne".