Gazeta Podatkowa nr 25 (1170) z dnia 26.03.2015

Odpowiedzialność za roczne sprawozdanie finansowe

Kierownik jednostki oraz członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego jednostki są obowiązani do zapewnienia, aby sprawozdanie finansowe spełniało wymagania określone w ustawie o rachunkowości. Odpowiadają solidarnie wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem stanowiącym naruszenie tego obowiązku.

Zakres rachunkowości

Definicja rachunkowości jest bardzo szeroka. Określa ją art. 4 ust. 3 ustawy o rachunkowości. Według tego przepisu rachunkowość jednostki obejmuje:

1) przyjęte zasady (politykę) rachunkowości,

2) prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,

3) okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,

4) wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,

5) sporządzanie sprawozdań finansowych,

6) gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą,

7) poddanie badaniu, składanie do właściwego rejestru sądowego, udostępnianie i ogłaszanie sprawozdań finansowych w przypadkach przewidzianych ustawą.

Wobec tak szeroko rozumianej definicji rachunkowości odpowiedzialność za naruszenie przepisów ustawy o rachunkowości jest znaczna. Za brak należytej staranności przy realizacji obowiązków wchodzących w zakres rachunkowości, w tym m.in. za niesporządzenie rocznego sprawozdania finansowego lub sporządzenie go niezgodnie z przepisami ustawy albo zawarcie w tym sprawozdaniu nierzetelnych danych, grożą poważne sankcje, które wprowadza rozdział 9 ustawy o rachunkowości (np. grzywna, kara pozbawienia wolności do lat 2).

Odpowiedzialność kierownika jednostki

Kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą o rachunkowości. Wynika z art. 4 ust. 5 tej ustawy. Jeżeli określone obowiązki z zakresu rachunkowości powierzy on innej osobie - za jej zgodą wyrażoną na piśmie - to w takim przypadku kierownik jednostki zwalnia się z tej szczególnej odpowiedzialności. Pozostaje jednak odpowiedzialny za nadzór nad rachunkowością. Należy podkreślić, że kierownik jednostki ponosi wyłączną odpowiedzialność za przeprowadzenie inwentaryzacji w drodze spisu z natury. Oznacza to, że nie może się on zwolnić z tej odpowiedzialności nawet wówczas, gdy określone obowiązki z zakresu rachunkowości powierzy na piśmie innej osobie, np. głównemu księgowemu. Wynika to m.in. z tego, że aby przeprowadzić inwentaryzację w drodze spisu z natury, konieczne jest określenie m.in. dnia spisu, terminu jego przeprowadzenia, powołanie zespołów spisowych, zapewnienie obecności osób materialnie odpowiedzialnych.

Decyzje w tych sprawach może podjąć tylko kierownik jednostki.

Według art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości kierownikiem jednostki jest członek zarządu lub innego organu zarządzającego. Jeżeli organ jest wieloosobowy, za kierownika jednostki uważa się wszystkich członków tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę. W innych jednostkach za kierownika uważa się:

• w spółkach cywilnych i jawnych - wspólników prowadzących sprawy spółki,
   
• w spółkach partnerskich - wspólników prowadzących sprawy spółki albo zarząd,
   
• w spółkach komandytowych i komandytowo-akcyjnych - komplementariuszy prowadzących sprawy spółki.

W przedsiębiorstwie prowadzonym przez osobę fizyczną za kierownika jednostki uważa się tę osobę (właściciela).

W jednostkach znajdujących się w likwidacji za jej kierownika uważa się likwidatora, a w przypadku jednostki postawionej w stan upadłości - syndyka lub zarządcę ustanowionego w postępowaniu upadłościowym.

W przypadku gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna za rachunkowość, odpowiedzialność za obowiązki w zakresie rachunkowości spoczywa na wszystkich członkach tego organu.

Przepisy ustawy o rachunkowości nie przewidują sankcji za niezatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego jednostki przez organ zatwierdzający.

Według art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawia je właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy. W jednostkach, których rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy, sprawozdanie finansowe za 2014 r. powinno być sporządzone najpóźniej do dnia 31 marca 2015 r. Termin ten nie może zostać wydłużony, a za niesporządzenie sprawozdania finansowego grożą sankcje karne.

Kierownik jednostki zobowiązany jest do podpisania sprawozdania finansowego. Jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, podpisy składają wszyscy członkowie tego organu - podając datę złożenia podpisu. Osoby te muszą być świadome wagi złożonego przez siebie podpisu pod sprawozdaniem finansowym. Za rzetelność i prawidłowość tego sprawozdania ciąży bowiem na nich odpowiedzialność zarówno karna, jak i cywilna.

Gdy zaistnieją szczególne okoliczności, osoba zobowiązana do podpisania rocznego sprawozdania finansowego może odmówić jego podpisania. Taką możliwość przewiduje art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Wymagane jest wówczas dołączenie do sprawozdania przez osobę odmawiającą jego podpisania pisemnego uzasadnienia. Może to zwolnić tę osobę z odpowiedzialności za to sprawozdanie.

Odpowiedzialność głównego księgowego

Jak już wcześniej wspomniano, odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków z zakresu rachunkowości kierownik jednostki może powierzyć innej osobie za jej zgodą, np. głównemu księgowemu. Przyjęcie odpowiedzialności przez tę osobę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. Pisemne potwierdzenie przyjęcia odpowiedzialności za rachunkowość jednostki może zostać zawarte w np. umowie o pracę lub też na innym dokumencie. Warto zadbać o to, by w dokumencie sporządzonym na okoliczność przejęcia odpowiedzialności za rachunkowość jednostki zostały wymienione obowiązki z zakresu rachunkowości i zamieszczony został przepis regulujący tę kwestię, czyli art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości. Osoba przejmująca odpowiedzialność za rachunkowość jednostki powinna też złożyć swój podpis na tym dokumencie.

Jest ona także zobowiązana do podpisania rocznego sprawozdania finansowego podając datę podpisu. Ponosi też odpowiedzialność karną, określoną m.in. w art. 77 pkt 2 ustawy o rachunkowości. Może także odmówić złożenia podpisu pod tym sprawozdaniem, załączając pisemne uzasadnienie.

Trzeba jednak zaznaczyć, że z prawa odmowy złożenia podpisu pod sprawozdaniem finansowym można skorzystać tylko w szczególnych okolicznościach. Powodem odmowy złożenia podpisu na sprawozdaniu finansowym za 2014 r. przez głównego księgowego może być np. przejęcie przez niego obowiązków prowadzenia ksiąg rachunkowych np. w styczniu 2015 r.

Odpowiedzialność biura rachunkowego

Jednostka może powierzyć prowadzenie ksiąg rachunkowych przedsiębiorcy, o którym mowa w art. 76a ust. 3 ustawy o rachunkowości, czyli przedsiębiorcy prowadzącemu działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług w zakresie czynności, o których mowa w art. 4 ust. 3 pkt 2-6 wymienionej ustawy. W takim przypadku odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków z zakresu rachunkowości kierownik jednostki może powierzyć temu przedsiębiorcy za jego zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez tego przedsiębiorcę powinno być stwierdzone w formie pisemnej.

Odpowiedzialność rady nadzorczej

Według art. 4a ust. 1 ustawy o rachunkowości kierownik jednostki oraz członkowie rady nadzorczej oraz innego organu nadzorującego jednostki są zobowiązani do zapewnienia, aby sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności spełniały wymagania przewidziane w tej ustawie. Za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem stanowiącym naruszenie tego obowiązku kierownik jednostki oraz członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego jednostki odpowiadają solidarnie wobec spółki (art. 4a ust. 2 wymienionej ustawy). Odpowiedzialność wynikająca z tego artykułu jest odpowiedzialnością solidarną za szkodę na podstawie Kodeksu cywilnego nałożoną na poszczególnych członków organów spółki. Nie jest natomiast odpowiedzialnością karną zagrożoną m.in. sankcjami określonymi w art. 77-79 ustawy o rachunkowości.

Odpowiedzialność biegłego rewidenta

Odpowiedzialność karna biegłego rewidenta została w ustawie o rachunkowości ograniczona do wydania opinii z badania sprzecznej ze stanem faktycznym. Jak bowiem stanowi art. 78 ust. 1 ustawy o rachunkowości, biegły rewident, który sporządza niezgodną ze stanem faktycznym opinię o sprawozdaniu finansowym i stanowiących podstawę jego sporządzenia księgach rachunkowych jednostki lub sytuacji finansowo-majątkowej tej jednostki, podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2 albo obu tym karom łącznie.

Sankcje karne

Za nieprzestrzeganie przepisów wynikających z ustawy o rachunkowości grożą sankcje przewidziane w art. 77-79 ustawy o rachunkowości.

I tak np. sankcjami karnymi objęte jest niedopełnienie obowiązku sporządzenia rzetelnego, zgodnego z zasadami rachunkowości sprawozdania finansowego. Według art. 77 pkt 2 ustawy o rachunkowości karze grzywny lub karze ograniczenia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie podlega ten, kto dopuszcza do niesporządzenia sprawozdania finansowego, sporządzenia go niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tym sprawozdaniu nierzetelnych danych.

Z kolei na podstawie art. 79 pkt 2 tej ustawy za nieudzielanie lub udzielanie niezgodnych ze stanem faktycznym informacji, wyjaśnień, oświadczeń biegłemu rewidentowi albo niedopuszczanie go do pełnienia obowiązków grozi grzywna albo kara ograniczenia wolności.

Wykaz wszystkich sankcji karnych przewidzianych w ustawie o rachunkowości zamieszczono w ramce.