Gazeta Podatkowa nr 77 (1327) z dnia 26.09.2016

Prowadzenie biura rachunkowego - wybrane problemy

Ustawa o rachunkowości nie reguluje szczegółowo wszystkich kwestii związanych z wykonywaniem działalności w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Biuro rachunkowe musi ustalić własny sposób organizacji i funkcjonowania swojej działalności, w tym relacji z klientami. Podstawowe zasady współpracy powinny zostać określone w umowie o usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych.

Opisywanie dowodów księgowych

Z ustawy o rachunkowości wynika obowiązek kontroli dowodów księgowych pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym. Jak bowiem stanowi art. 22 ust. 1 tej ustawy, dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21 ustawy, oraz wolne od błędów rachunkowych. Na okoliczność sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach zamieszcza się na nim stosowną adnotację, co z kolei wynika z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy.

W przypadku gdy księgi rachunkowe jednostki prowadzi biuro rachunkowe, to kwestie związane z kontrolą dowodów księgowych powinna określać umowa o usługowe prowadzenie ksiąg. Najczęściej zapisuje się w niej, że kontroli merytorycznej dokonuje klient biura rachunkowego, a kontroli formalnej i rachunkowej - wyznaczony pracownik biura.

Kontrola merytoryczna polega na sprawdzeniu, czy dowód dokumentuje faktyczną operację gospodarczą oraz czy jest zgodny z treścią zawartych umów bądź decyzjami podjętymi przez uprawnione osoby. Do przeprowadzenia tej kontroli wymagana jest wiedza najczęściej wykraczająca poza informacje posiadane przez pracowników biura rachunkowego, dlatego też dokonuje jej klient przed przekazaniem dokumentów do biura. Przez klienta biura rozumie się kierownika jednostki prowadzącej księgi rachunkowe lub upoważnioną przez niego osobę. Na okoliczność dokonania kontroli merytorycznej na dowodzie powinien znaleźć się podpis osoby dokonującej tej kontroli oraz krótki opis wskazujący, czego dowód dotyczy. Z samej treści dowodu otrzymanego od klienta biura rachunkowego nie zawsze bowiem jednoznacznie wynika właściwy sposób ujęcia go w księgach rachunkowych (dekretacji).

Kontrola formalna i rachunkowa polega na ustaleniu, czy dany dowód księgowy jest poprawnym i legalnym dokumentem w świetle przepisów prawa obowiązującego jednostkę oraz czy dane liczbowe, które zawiera, są prawidłowe. Pod tym kątem dowód księgowy weryfikują zazwyczaj pracownicy biura rachunkowego, potwierdzając to podpisem na dowodzie.

Termin przekazywania dowodów do biura

Termin przekazywania do biura dokumentów księgowych, umożliwiający prawidłowe prowadzenie ksiąg i rozliczenie podatkowe klienta, powinien zostać wskazany w umowie o usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych. Jak nakazuje art. 20 ust. 1 ustawy, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Księgi rachunkowe powinny być prowadzone zgodnie z zasadą memoriału, która nakazuje ujmować w danym okresie wszystkie przychody i koszty dotyczące tego okresu (art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Żeby zastosowanie tych przepisów było możliwe, do momentu zamknięcia tego okresu biuro rachunkowe musi uzyskać odpowiedni dowód księgowy.

Przyjmuje się, że ostateczny termin zamknięcia ksiąg rachunkowych za dany miesiąc przypada na 20. dzień następnego miesiąca. Wówczas bowiem upływa termin płatności miesięcznej zaliczki na podatek dochodowy. Wtedy też dokonuje się najczęściej zamknięcia miesiąca, polegającego na wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów lub korekty zapisów w danym miesiącu. Biuro musi więc odpowiednio wcześniej uzyskać dowody księgowe będące podstawą zapisów w księgach tego miesiąca (w umowie o prowadzenie ksiąg rachunkowych można wskazać np. do 10. dnia następnego miesiąca). Jeśli jakieś dowody księgowe dotyczące danego miesiąca wpłyną do biura rachunkowego po zamknięciu ksiąg za ten miesiąc, księguje się je do miesiąca następnego.

Datę otrzymania przez biuro rachunkowe dokumentów od klienta warto uwidaczniać na tych dokumentach lub w osobno sporządzanym w tym celu piśmie, np. protokole przekazania dokumentów. W sytuacji gdy opóźnienia w dostarczaniu dokumentów są powtarzalne i sposób prowadzenia ksiąg czy ustalania podatków zostałby zakwestionowany, może to uchronić biuro rachunkowe przed odpowiedzialnością za te błędy.

Odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg

Osoba, która - wbrew przepisom ustawy o rachunkowości - dopuszcza do:

1) nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew przepisom ustawy lub podawania w tych księgach nierzetelnych danych,

2) niesporządzenia sprawozdania finansowego, sporządzenia go niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tym sprawozdaniu nierzetelnych danych,

może zostać poddana karze pozbawienia wolności do lat 2, grzywnie albo obu tym karom łącznie.

Wynika tak z art. 77 ustawy o rachunkowości. Odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości ponosi kierownik jednostki oraz osoba, której powierzył na piśmie określone obowiązki w zakresie rachunkowości. Mówi o tym art. 4 ust. 5 ustawy. Jeśli właściciel biura rachunkowego lub jego pracownik przyjmie na piśmie odpowiedzialność za obowiązki związane z prowadzeniem ksiąg jednostki, ponosi wraz z kierownikiem jednostki wspólną odpowiedzialność z art. 77 ustawy. W przeciwnym przypadku nie ponosi odpowiedzialności na podstawie art. 77 ustawy o rachunkowości.

Biuro rachunkowe - niezależnie od zapisów umowy i sporządzonych pełnomocnictw - nie ponosi odpowiedzialności podatkowej za zobowiązania podatkowe swoich klientów. Organ podatkowy będzie domagał się spłaty ewentualnych zaległości podatkowych od podatnika (płatnika), a nie od biura rachunkowego. Klient może natomiast wystąpić do biura z roszczeniem dochodzonym na drodze cywilnej za szkody poniesione w wyniku wadliwego prowadzenia księgowości. Przedsiębiorcy wykonujący działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych ponoszą bowiem odpowiedzialność jako zleceniobiorcy za nienależyte wykonanie umowy na podstawie art. 471 Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2016 r. poz. 380 ze zm.).

Osoby zajmujące się w biurze rachunkowym sprawami księgowymi i rozliczeniami podatkowymi mogą ponosić odpowiedzialność karną skarbową na podstawie art. 9 § 3 Kodeksu karnego skarbowego (Dz. U. z 2013 r. poz. 186 ze zm.).

W określonych przypadkach mogą też zostać pociągnięte do odpowiedzialności karnej na podstawie art. 296 lub art. 303 Kodeksu karnego (Dz. U. z 2016 r. poz. 1137).

Koniec współpracy i wydanie ksiąg

W umowie o usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych warto określić okres obowiązywania umowy, ze wskazaniem ostatnich rozliczeń oraz kwestii związanych ze zwrotem dokumentacji księgowej i podatkowej. Dobrze wiedzieć, że w świetle art. 740 K.c. przyjmujący zlecenie powinien udzielać dającemu zlecenie potrzebnych wiadomości o przebiegu sprawy, a po wykonaniu zlecenia lub po wcześniejszym rozwiązaniu umowy złożyć mu sprawozdanie. Powinien mu wydać wszystko, co przy wykonaniu zlecenia dla niego uzyskał, chociażby w imieniu własnym.

Biuro rachunkowe powinno przekazać swojemu klientowi wszelkie dokumenty otrzymane od niego w celu prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz dokonania wymaganych prawem rozliczeń finansowo-podatkowych. Będą to więc m.in. faktury zakupu, sprzedaży, rachunki. Biuro powinno przekazać także dokumenty wygenerowane przez siebie podczas świadczenia usług księgowych zgodnie z zawartą umową, np. dowody PK, ewidencje środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, rejestry zakupu i sprzedaży VAT, deklaracje podatkowe. Przekazaniu podlegają również księgi rachunkowe. Gdy księgi były prowadzone komputerowo, można przekazać je w formie elektronicznej - o ile klient dysponuje programem umożliwiającym odczyt tych danych. Jeśli nie, biuro powinno dokonać wydruku ksiąg i przekazać je klientowi w formie papierowej.

Klient biura rachunkowego po zakończeniu współpracy z biurem powinien mieć możliwość kontynuowania prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z zasadą ciągłości, określoną w art. 5 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Powinien też móc wywiązać się z obowiązku przechowywania zbiorów księgowych przez wymagany prawem okres, w tym okazania ich w razie ewentualnej kontroli skarbowej.

Przekazanie dokumentacji klientowi wskazane jest udokumentować protokołem w formie pisemnej, który powinien być sprawdzony i podpisany przez obie strony umowy.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047)