Przekazanie prowadzenia ksiąg do biura rachunkowego

Księgi rachunkowe naszej firmy będzie prowadzić biuro rachunkowe. Czy dokumenty powinni sprawdzać i opisywać nasi pracownicy, czy osoby prowadzące księgi w biurze? Co z aktualizacją polityki rachunkowości? Czy zadanie to można zlecić biuru rachunkowemu? (pytanie z dyskusji na www.forum.gofin.pl nr 1100376)

Przepisy bilansowe w art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047 ze zm.) zobowiązują, aby dowody księgowe, na podstawie których dokonywane są zapisy w księgach, były:

a) rzetelne, tj. zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują,

b) kompletne, tj. zawierające co najmniej dane określone w art. 21 tej ustawy,

c) wolne od błędów rachunkowych.

Aby dowody księgowe mogły spełniać te warunki, dokonuje się ich kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej (patrz ramka). Fakt przeprowadzenia kontroli dokumentu powinien być potwierdzony podpisami osób do tego upoważnionych oraz datą dokonanej kontroli. Ponadto na okoliczność sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach zamieszcza się na nim stosowną adnotację (por. art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy).

Gdy jednostka przekaże prowadzenie ksiąg rachunkowych biuru rachunkowemu, kwestie związane z kontrolą dowodów księgowych należy zamieścić w umowie o usługowe prowadzenie ksiąg. W umowie tej najczęściej strony uzgadniają, że kontrola merytoryczna jest przeprowadzana przez samą jednostkę (tj. klienta biura rachunkowego), natomiast kontroli formalnej i rachunkowej dokonują wyznaczeni pracownicy biura. Wynika to z faktu, że do wykonania kontroli merytorycznej niezbędna jest wiedza najczęściej wykraczająca poza informacje posiadane przez pracowników biura rachunkowego. Z tego względu przeprowadzić powinien ją klient - tj. kierownictwo jednostki lub upoważniona przez nie osoba - przed przekazaniem dokumentów do biura.

Z kolei kontroli formalnej i rachunkowej mogą dokonywać pracownicy biura rachunkowego. Jest to bowiem weryfikacja dokumentów z czysto technicznego punktu widzenia, czyli czy zostały one wystawione poprawnie arytmetycznie i zawierają niezbędne dane określone w art. 21 ust. 1 ustawy. W zawartej z biurem rachunkowym umowie można także postanowić, że kontrole te są przeprowadzane przez pracowników jednostki (tj. klienta biura).

Jeśli chodzi natomiast o politykę rachunkowości, to z art. 10 ust. 2 ustawy wynika, iż ustala ją w formie pisemnej i aktualizuje kierownik jednostki. Czynność ta może zostać w ramach zawartej umowy zlecona biuru rachunkowemu, jednak biuro będzie musiało opracowaną politykę oraz każdą jej aktualizację przekazać kierownikowi jednostki do zatwierdzenia (podpisu).

Na czym polega kontrola dowodów księgowych?

Kontrola merytoryczna polega na sprawdzeniu, czy dowód dokumentuje faktyczną operację gospodarczą oraz czy jest zgodny z treścią zawartych umów bądź decyzjami podjętymi przez uprawnione osoby. Podczas tej kontroli weryfikuje się, czy operacja gospodarcza jest zasadna, znajduje potwierdzenie, czy dane liczbowe, tj. ceny, stawki oraz zakres wykonanych prac, są zgodne z umową. Do zadań kontroli merytorycznej należy też dokonanie wyczerpującego opisu zdarzenia gospodarczego tak, aby osoba kwalifikująca dane zdarzenie do ujęcia w księgach rachunkowych nie miała żadnych wątpliwości, jakiego rodzaju działalności dana operacja dotyczy i w jaki sposób powinna zostać zadekretowana.

Kontrola formalna i rachunkowa polega na ustaleniu, czy dany dowód księgowy jest poprawnym i legalnym dokumentem w świetle przepisów prawa obowiązującego jednostkę oraz czy dane liczbowe, które zawiera, są prawidłowe.