Ewidencja wypłacanych przez zakład pracy zasiłków chorobowych

Jesteśmy zobowiązani do wypłaty pracownikowi zasiłku chorobowego. Czy jego wartość należy zaliczyć do kosztów łącznie z kwotą brutto wynagrodzenia i ująć na koncie 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Wynagrodzenia)?

NIE. Zasiłki chorobowe nie stanowią dla pracodawcy wypłacającego te zasiłki składowej wynagrodzeń. W związku z tym w księgach rachunkowych nie ujmuje się ich na koncie 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Wynagrodzenia). Kwota tych zasiłków w ogóle nie stanowi kosztu. Z tego względu nie obciąża się ich wartością kosztów działalności operacyjnej pracodawcy. Również nie odnosi się ich na zmniejszenie odniesionej w koszty rodzajowe wartości wynagrodzeń czy składek na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez zakład pracy.

O wartość wypłaconych zasiłków pracodawca powinien natomiast pomniejszyć w danym miesiącu należne składki na ubezpieczenia społeczne, do zapłaty których jest zobowiązany. Podlegają one rozliczeniu w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne.

W ewidencji księgowej wypłacane przez zakład pracy zasiłki ujmowane są po stronie Ma konta 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń", jako zobowiązanie wobec pracownika (analogicznie jak wynagrodzenie brutto). Drugostronnie księguje się je na koncie 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Rozrachunki z ZUS), jako zmniejszenie zobowiązania wobec ZUS. Można to ująć zapisem:

- Wn konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Rozrachunki z ZUS),

- Ma konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń".

Przykład

Założenia

Pracodawca zobowiązany jest do wypłaty zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego. Wybrane pozycje z listy płac za wrzesień 2017 r. zaprezentowano w tabeli (dla uproszczenia kwoty składek ZUS oraz zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych zostały przyjęte w wartościach przykładowych).
Jednostka prowadzi ewidencję kosztów tylko w zespole 4.

Zbiorcza lista płac na dzień 30 września 2017 r.
1.	Wynagrodzenia brutto	18.000 zł
2.	Zasiłki chorobowe	2.000 zł
3.	Składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracowników	2.500 zł
4.	Składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracodawcę	3.800 zł
5.	Składki na ubezpieczenia społeczne po pomniejszeniu o wypłacane zasiłki (2.500 zł + 3.800 zł) - 2.000 zł =	4.300 zł
6.	Składki na ubezpieczenie zdrowotne	1.400 zł
7.	Składki na FP i FGŚP (finansowane przez pracodawcę)	460 zł
8.	Zaliczka na podatek dochodowy	1.500 zł
9.	Do wypłaty dla pracowników (18.000 zł + 2.000 zł) - 2.500 zł - 1.400 zł - 1.500 zł =	14.600 zł

Dekretacja

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. Lista płac za wrzesień 2017 r.:
a) wynagrodzenie brutto	18.000 zł	40	23-0
b) zasiłki chorobowe wypłacane przez pracodawcę	2.000 zł	22	23-0
c) składki ZUS obciążające pracowników (2.500 zł + 1.400 zł) =	3.900 zł	23-0	22
d) składki ZUS obciążające pracodawcę (3.800 zł + 460 zł) =	4.260 zł	40	22
e) zaliczka na podatek dochodowy	1.500 zł	23-0	22
2. WB - wypłata wynagrodzeń i zasiłków chorobowych za wrzesień 2017 r.:	14.600 zł	23-0	13-0
3. WB - zapłata składek ZUS po pomniejszeniu o wypłacone zasiłki chorobowe: (4.300 zł + 1.400 zł + 460 zł) =	6.160 zł	22	13-0