Polisa ubezpieczeniowa dowodem księgowym

Posiadam w swojej firmie wiele polis ubezpieczeniowych. Czy mogą one stanowić dowody księgowe? Czy mogę skorzystać z uproszczenia i wydatki dotyczące polis obejmujących 12 miesięcy ująć w kosztach w dacie ich poniesienia?

Jeżeli dokument polisy ubezpieczeniowej spełnia wymogi dokumentu księgowego określone w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, to może być uznany za dowód księgowy. W myśl tego przepisu, dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Jeżeli na polisie będzie znajdowała się informacja o jej sprawdzeniu i zakwalifikowaniu do ujęcia w księgach przez osobę do tego uprawnioną oraz będzie ona zawierała wyżej wskazane wymogi, to może być uznana za dowód księgowy.

Warto pamiętać, że na mocy art. 20 ust. 3 ustawy o rachunkowości podstawą zapisów księgowych mogą być również sporządzane przez jednostkę dowody księgowe:

zbiorcze (zawierające łączne zapisy zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie źródłowym wymienione pojedynczo),
korygujące poprzednie zapisy,
zastępcze (wystawione do czasu otrzymania dokumentu źródłowego),
rozliczeniowe (ujmujące dokonane zapisy według nowych kryteriów).

Co do zasady, Czytelnicy powinni wydatek na polisę ubezpieczeniową rozliczyć za pośrednictwem konta 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów", odnosząc w koszty co miesiąc 1/12 kwoty (art. 39 ustawy o rachunkowości). Jeśli jednak jednostka uzna, że koszt polisy jest nieistotny, to może ująć go jednorazowo w kosztach. Z art. 4 ust. 4 ustawy wynika bowiem, że jednostka może w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej jednostki oraz wynik finansowy.

Jeżeli wydatki poniesione na polisę dotyczyłyby dwóch lat obrotowych, a jednostka stosowałaby takie uproszczenie, to wydatek ten w części dotyczącej danego roku powinien zostać odniesiony w koszty tego roku, a w pozostałej części, związanej z następnym rokiem - jednorazowo w styczniu następnego roku. Należy pamiętać, że uproszczenie to można stosować, o ile przewidują je zasady (polityka) rachunkowości.

W księgach rachunkowych koszty ubezpieczenia zasadniczo stanowią koszty podstawowej działalności operacyjnej, które ujmowane są na koncie 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Pozostałe koszty) lub odpowiednim koncie zespołu 5.