Wypłacone pracownikowi gotówką dofinansowanie do zakupu okularów korekcyjnych

Pracownik naszej jednostki podczas wykonywania badań profilaktycznych otrzymał od lekarza okulisty zalecenie stosowania okularów korekcyjnych do pracy przy komputerze. Jak zaksięgować wypłacone pracownikowi gotówką z firmowej kasy dofinansowanie do zakupu takich okularów? Podstawą wypłaty była faktura zakupu okularów wystawiona na pracownika.

Według § 8 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. nr 148, poz. 973), na mocy delegacji art. 237¹⁵ § 1 K.p., pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym na stanowiskach z monitorami ekranowymi profilaktyczną opiekę zdrowotną, w zakresie i na zasadach określonych w odrębnych przepisach. Ponadto pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, o której mowa powyżej, wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

Przepisy rozporządzenia nie określają kwoty podlegającej refundacji w związku z zakupem okularów korekcyjnych przez pracownika. Kwotę refundacji, okres ich używalności oraz ewentualnie termin, w jakim pracownik może się ubiegać o zwrot kosztów zakupionych przez siebie okularów wyznacza pracodawca w wewnętrznym akcie prawnym (np. w regulaminie, zarządzeniu, decyzji itp.). Pracodawca może więc zdecydować o pokrywaniu wydatku w pełnej wysokości bądź wyznaczyć limit kwotowy lub procentowy.

Zwracamy uwagę, że wydatki ponoszone przez pracodawcę na dofinansowanie pracownikom kosztów zakupu okularów korekcyjnych, jako wydatki ponoszone w związku z zapewnieniem bezpiecznych warunków pracy korzystają z wyłączenia z podstawy wymiaru składek ZUS. Dla celów podatku dochodowego wolne od tego podatku są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw (por. art. 21 ust. 1 pkt 11 updof).

Wypłacone pracownikowi gotówką dofinansowanie do zakupu okularów korekcyjnych Trzeba również podkreślić, że od faktury za zakup okularów korekcyjnych (nawet, jeśli jest wystawiona na firmę) podatnikowi nie przysługuje prawo obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z tej faktury (por. interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 5 maja 2017 r., nr 2461-IBPP2.4512.94.2017.2.AZE).

Ewidencja księgowa wypłaty pracownikowi dofinansowania
do zakupu okularów korekcyjnych

1. FZ - zaliczenie w ciężar kosztów dofinansowania pracownikowi okularów korekcyjnych na podstawie faktury dokumentującej zakup tych okularów, wystawionej na pracownika (w wysokości określonego limitu):

- Wn konto 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia
" lub konto zespołu 5,
- Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami".

2. KW - zwrot kosztów pracownikowi gotówką z firmowej kasy (do wysokości określonego limitu):

- Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami",
- Ma konto 10 "Kasa".