A A A

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 18 (989) z dnia 20.06.2018

Data zapisu księgowego a data księgowania

Wiele dowodów księgowych wpływa do naszej jednostki po upływie miesiąca, którego dotyczą. Takie dowody są zwykle księgowane pod datą ostatniego dnia miesiąca. Czy to jest prawidłowe? Czy wówczas będzie to data zapisu księgowego? Czy datą zapisu księgowego będzie dzień wprowadzenia do komputera (co zwykle odbywa się ok. 20 następnego miesiąca)?

W przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera, za datę zapisu księgowego należy uznać dzień, pod jakim operacja gospodarcza ma być ujęta w księgach rachunkowych. Data wprowadzenia dokumentów (data księgowania) nie ma znaczenia.

Generalnie, na podstawie art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych, zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości, są dowody księgowe:

1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów (np. faktury, noty, umowy kupna - sprzedaży, polisy ubezpieczeniowe),

2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom (np. faktury sprzedaży),

3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki (listy płac, raporty kasowe).

Podstawą zapisów mogą być również dowody sporządzone przez jednostkę (np. zbiorcze czy zastępcze).

Dowód księgowy (np. faktura zakupu) powinien zawierać m.in. datę dokonania operacji oraz stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja).

Natomiast zapis księgowy powinien zawierać m.in. datę dokonania operacji gospodarczej, określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się od daty dokonania operacji, kwotę i datę zapisu (art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości).

Czyli zapis księgowy jest dokonywany na podstawie dowodów księgowych.

Powszechne jest, że dowody księgowe dokumentujące operacje gospodarcze, dotyczące danego miesiąca, wpływają albo powstają (np. listy płac, czy polecenia księgowania) w następnym miesiącu. Wówczas to - do czasu zamknięcia ksiąg za dany miesiąc - są one księgowane do okresu, którego dotyczą. Zwykle takie księgowania są dokonywane nie później niż do terminu zapłaty zaliczek na podatek dochodowy. Wówczas data zapisu księgowego jest inna niż data dokonania operacji gospodarczej. W praktyce zatem jednostki mogą przyjąć za datę zapisu księgowego ostatni dzień miesiąca, którego te operacje gospodarcze dotyczą. Natomiast dzień, w którym dana osoba wprowadza zapis księgowy do systemu komputerowego, nie ma żadnego znaczenia. Istotne jest, aby było to dokonane przed zamknięciem ksiąg rachunkowych za dany miesiąc.

Przykład

W dniu 5 czerwca br. do jednostki wpłynęła faktura dokumentująca zakup usługi, która była wykonana 23 maja br.

Pracownik wprowadzający faktury do rejestru zakupu zaksięgował tą fakturę w dniu 12 czerwca br., pod datą 31 maja br. Zatem w tej sytuacji:

datą operacji gospodarczej był dzień 23 maja br.,
datą zapisu księgowego był dzień 31 maja br.

Data zapisu księgowego jest także ważna dla celów podatku dochodowego. Należy bowiem zwrócić uwagę, że w świetle ustawy o CIT i PIT, za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów. W kontekście tego przepisu będzie to dzień, na który jednostka wprowadziła koszt do ksiąg rachunkowych w postaci zapisu księgowego. Zatem data zapisu księgowego jest dniem, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zgodnie z danymi z powyższego przykładu - będzie to 31 maja br.). Nie jest to zatem data dokumentu ani data jego wpływu do jednostki, ani też data dokonania operacji gospodarczej.