Gazeta Podatkowa nr 45 (1502) z dnia 4.06.2018

Rejestry czynności przetwarzania w biurach rachunkowych

W związku z wejściem w życie z dniem 25 maja br. przepisów unijnego rozporządzenia RODO biura rachunkowe mogą występować niejako w podwójnej roli. Są bowiem administratorami danych osobowych przetwarzanych samodzielnie np. swoich pracowników, oraz posiadają przymiot podmiotów przetwarzających dane osobowe w imieniu innych administratorów danych. To zaś oznacza, że muszą różnicować niektóre obowiązki np. w związku z koniecznością prowadzenia rejestrów czynności przetwarzania.

Kto musi prowadzić rejestry przetwarzania?

Obowiązek prowadzenia rejestru czynności przetwarzania spoczywa na administratorze danych, czyli osobie fizycznej lub prawnej, organie publicznym, jednostce lub innym podmiocie, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych. Natomiast na podmioty przetwarzające dane osobowe np. biura rachunkowe, zakłady medycyny pracy, RODO nakłada obowiązek prowadzenia rejestrów wszystkich kategorii czynności przetwarzania. Są to dwa odrębne rejestry o różnym zakresie informacji. Może zdarzyć się, że jeden podmiot powinien prowadzić oba rejestry, tj. rejestr czynności przetwarzania we własnym imieniu jako administrator danych oraz drugi, tj. rejestr wszystkich kategorii czynności przetwarzania, których dokonuje w imieniu administratora danych.

Zasadniczo z obowiązku prowadzenia obu tych rejestrów RODO zwalnia przedsiębiorców lub pomioty zatrudniające mniej niż 250 osób. Zwolnienie to miało na celu ulżyć w powyższych obowiązkach mikro-, małym i średnim przedsiębiorcom. Motyw 13 RODO stanowi bowiem, że: "Z uwagi na szczególną sytuację mikroprzedsiębiorstw oraz małych i średnich przedsiębiorstw niniejsze rozporządzenie przewiduje wyjątek dotyczący rejestrowania czynności przetwarzania dla podmiotów zatrudniających mniej niż 250 pracowników".

Jednocześnie RODO w art. 30 ust. 5 określa, że zwolnienie to nie przysługuje przedsiębiorcom i podmiotom, które zatrudniają mniej niż 250 pracowników, jeżeli czynności przetwarzania, które wykonują:

• mogą powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób, których dane dotyczą,
   
• nie mają charakteru sporadycznego,
   
• obejmują szczególne kategorie danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1, lub dane osobowe dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych.

Na łamach Gazety wielokrotnie zwracaliśmy uwagę, że pomimo tego iż RODO przewiduje zwolnienie dla podmiotów i przedsiębiorców z sektora MŚP, to występowanie przesłanki niesporadycznego przetwarzania danych osobowych powoduje konieczność prowadzenia takich rejestrów. Stanowisko takie znajduje obecnie poparcie w opinii wydanej przez Grupę Roboczą art. 29, która uznała, że brzmienie art. 30 ust. 5 RODO jasno przewiduje, że trzy rodzaje przetwarzania, do których wyjątek nie ma zastosowania, mają charakter alternatywny (lub) i wystąpienie któregokolwiek z nich samodzielnie wywołuje obowiązek prowadzenia rejestru czynności przetwarzania. Jeśli chodzi o przesłankę sporadyczności, to Grupa art. 29 jako przykład podaje małą organizację, która systematycznie przetwarza dane dotyczące swoich pracowników. W rezultacie takie przetwarzanie nie może być uznane za sporadyczne i musi w związku z tym być zawarte w rejestrze czynności przetwarzania. Jednak inne czynności przetwarzania, które w rzeczywistości mają charakter sporadyczny, nie muszą być zawarte w rejestrze czynności przetwarzania, pod warunkiem że jest mało prawdopodobne, by powodowały ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, i nie obejmują szczególnych kategorii danych lub danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych.

Rejestry podmiotów przetwarzających

Kolejny problem związany z rejestrami przetwarzania, co do którego na razie brakuje interpretacji Grupy Roboczej art. 29, jest sytuacja, w której administrator danych (klient biura rachunkowego) jest zobowiązany do prowadzenia rejestru czynności przetwarzania, natomiast biuro rachunkowe jako przetwarzający, będący np. mikroprzedsiębiorcą, korzysta ze zwolnienia i nie musi prowadzić takich rejestrów. Moim zdaniem, ze względu na przesłankę niesporadycznego przetwarzania danych osobowych, należałoby przyjąć konieczność prowadzenia rejestru wszystkich kategorii czynności przetwarzania dokonywanych w imieniu administratora. Trudno bowiem uznać, iż biuro rachunkowe przetwarza dane osobowe przekazane przez swoich klientów tylko sporadycznie, zwłaszcza jeżeli jego klientami są duże firmy, same zatrudniające powyżej 250 pracowników. Taki rejestr powinien zawierać:

• imię i nazwisko lub nazwę oraz dane kontaktowe podmiotu przetwarzającego lub podmiotów przetwarzających oraz każdego administratora, w imieniu którego działa podmiot przetwarzający, a gdy ma to zastosowanie - przedstawiciela administratora lub podmiotu przetwarzającego oraz inspektora ochrony danych,
   
• kategorie przetwarzań dokonywanych w imieniu każdego z administratorów,
   
• gdy ma to zastosowanie -informacje o przekazaniu danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, w tym nazwa tego państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, a w przypadku przekazań, o których mowa w art. 49 ust. 1 akapit drugi, RODO dokumentacja odpowiednich zabezpieczeń,
   
• jeżeli jest to możliwe, ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa, o których mowa w art. 32 ust. 1 RODO.

W odniesieniu do każdego z administratorów wskazane jest zatem nazwanie poszczególnych powierzeń (zleceń), a zatem rodzaju usług, jakie podmiot przetwarzający na podstawie zawartych umów wykonuje na rzecz poszczególnych administratorów. Uporządkowanie czynności wykonywanych w ramach powierzenia w kategorie, czyli ich pogrupowanie pod względem rodzaju usług świadczonych przez podmiot przetwarzający, umożliwi łatwy przegląd powierzeń, zwłaszcza w przypadku podmiotów, które działają na rzecz wielu administratorów danych lub świadczą wiele różnych usług w zakresie przetwarzania danych. Taką kategorią czynności przetwarzania będzie już samo przechowywanie dokumentacji podatkowej, księgowej, kadrowej i medycznej, a także prowadzenie dokumentacji podatkowej, księgowej, kadrowej.

Podstawa prawna

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE