Chronologia zapisów w księgach rachunkowych

Przyjęliśmy, że okresem rozliczeniowym w naszej spółce jest miesiąc kalendarzowy. Wszystkie zdarzenia gospodarcze ujmujemy w okresie, którego dotyczą, nie później jednak niż do 25 dnia każdego następnego miesiąca za dany okres. W tym dniu księgujemy wszystkie dokumenty znajdujące się w buforze, a dotyczące danego okresu rozliczeniowego i zamykamy miesiąc. Dokumenty gromadzone są w rejestrach, np. kasowym, faktur VAT itp. W skali miesiąca i roku zachowana jest chronologia w pozycji dziennika. Czy nanoszona na dokumentach księgowych numeracja z bufora jest wystarczająca i nie ma potrzeby wpisywania dodatkowo na każdym dokumencie numeru dziennika? Która data widniejąca w dzienniku świadczy o zachowaniu chronologii - data dokumentu, czy data operacji?

Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Księgi uznaje się za sprawdzalne, jeżeli zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę m.in. sprawozdań finansowych oraz deklaracji podatkowych. Natomiast bieżące ich prowadzenie ma miejsce, wówczas gdy pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę m.in. sprawozdań finansowych oraz deklaracji podatkowych.

W myśl art. 13 ust. 1 ustawy o rachunkowości, księgi rachunkowe tworzą m.in.:

1) dziennik (art. 14) - w którym zapisuje się w porządku chronologicznym zdarzenia, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Zapisy muszą być kolejno numerowane, a ich obroty (sumy zapisów) liczone w sposób ciągły. Sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umożliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi. Dziennik powinien umożliwiać uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapis księgowy powinien posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu,

2) księgę główną (art. 15) - konta tej księgi zawierają zapisy o zdarzeniach gospodarczych w ujęciu systematycznym. Na kontach księgi głównej obowiązuje ujęcie zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku zdarzeń, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. Zapisów na określonym koncie księgi głównej dokonuje się w kolejności chronologicznej,

3) księgi pomocnicze (art. 16) - stanowiące uszczegółowienie i uzupełnienie zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w porządku systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej,

4) zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych (art. 18) - zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej sporządza się koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca (powinno ono zawierać m.in. salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego). Zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych sporządza się co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych.

Zapisy w dzienniku i na kontach księgi głównej powinny być powiązane ze sobą w sposób umożliwiający ich sprawdzenie. O zachowaniu zasady chronologii dziennika, wymaganej art. 14 ust. 1 ustawy o rachunkowości, decyduje data operacji, a nie data dowodu księgowego. Na dowodach księgowych wskazane jest umieszczać numerację dziennika, a nie tylko numerację z bufora, o której mowa w pytaniu. Wynika to z faktu, iż bufor nie wchodzi w skład ksiąg rachunkowych, a ustawa o rachunkowości w art. 14 ust. 4 wymaga, aby zapis księgowy posiadał automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika.

Można przyjąć za prawidłowe, aby wszystkie zdarzenia gospodarcze ujmowane były w dzienniku w okresie, którego dotyczą, nie później jednak niż do 25 dnia każdego następnego miesiąca za dany miesiąc, o ile oczywiście pytająca jednostka nie ma obowiązku sporządzenia sprawozdań lub deklaracji w terminie wcześniejszym. Natomiast termin do 25 dnia każdego następnego miesiąca zapewni zachowanie wymaganego terminu dla sporządzenia deklaracji podatkowych.

Do prowadzenia ksiąg rachunkowych używamy programu FK. Zapisy odbywają się z poziomu analityki, a nie syntetyki. Program nie przewiduje możliwości wydrukowania zapisów na kontach księgi głównej skoro dekretacja i zapis dokumentów do ksiąg następuje z poziomu analityki. Jak spełnić wymóg ustawy o rachunkowości, mówiący o tym, że zapisy na określonym koncie księgi głównej dokonuje się w kolejności chronologicznej?

Każda jednostka powinna posiadać dokumentację przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, wymaganą przepisami art. 10 ustawy o rachunkowości, w której konieczne jest określenie m.in. zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej. Oznacza to, że konta księgi głównej są podstawą planu kont jednostki i powinny być one określone, niezależnie od kont ksiąg pomocniczych.

Natomiast z informacji zawartych w pytaniu wynika, iż zapisy odbywają się z poziomu analityki oraz że program nie przewiduje możliwości wydrukowania zapisów na kontach księgi głównej skoro dekretacja i zapis dokumentów do ksiąg następuje z poziomu analityki. Naszym zdaniem może to oznaczać, iż w systemie wyodrębniono tylko konta z oznaczeniami analitycznymi. W takiej sytuacji program powinien zawierać opcje określenia kont syntetycznych poprzez usunięcie oznaczeń analitycznych. Konieczna jest zatem możliwość w użytkowanym przez jednostkę systemie FK przestrzegania regulacji art. 15 ust. 2 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którymi zapisów na określonym koncie księgi głównej dokonuje się w kolejności chronologicznej.

Czy w myśl przepisów ustawy o rachunkowości zapisy księgowe na kontach ksiąg pomocniczych należy wydrukować na koniec roku? Co w przypadku księgi głównej skoro program FK nie przewiduje możliwości wydrukowania zapisów na kontach księgi głównej gdyż dekretacja i zapis dokumentów do ksiąg następują z poziomu analityki?

Na mocy art. 13 ust. 6 ustawy o rachunkowości, księgi rachunkowe należy wydrukować nie później niż na koniec roku obrotowego. Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na informatyczny nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych.

Na podstawie art. 13 ust. 1 ustawy o rachunkowości do ksiąg rachunkowych zalicza się: dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). W związku z tym, nie później niż na koniec roku obrotowego, należy wszystkie elementy ksiąg rachunkowych (w tym zarówno księgi główne, jak i księgi pomocnicze) wydrukować lub przenieść ich treść na informatyczny nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji.

Używany przez jednostkę program FK powinien umożliwiać, w odniesieniu do każdego elementu ksiąg rachunkowych bez wyjątku, dokonanie wydruku lub zapisu na informatycznym nośniku danych w sposób trwały, np. w formacie PDF.