Dowody księgowe - zakup udokumentowany wyłącznie paragonem

Jakie dane powinien zawierać dowód księgowy? Czy prowadząc pełną księgowość można odnosić w koszty wydatki udokumentowane paragonami fiskalnymi (np. za parkingi, za paliwo i inne wydatki) w przypadku braku możliwości uzyskania faktury? Czy taki paragon można uznać za fakturę uproszczoną?

1. Wymagania formalne stawiane dowodom księgowym

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, które powinny być zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne i wolne od błędów rachunkowych.

Na podstawie art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości takie dowody powinny zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Tylko dowody księgowe zawierające wszystkie wymienione wyżej elementy spełniają wymóg kompletności. Należy jednak zauważyć, iż ustawa o rachunkowości określa również okoliczności, które pozwalają na niezamieszczanie na dowodach niektórych elementów. Otóż w myśl art. 21 ust. 1a tej ustawy (w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2013 r. wprowadzonym ustawą z dnia 16 listopada 2012 r. o redukcji niektórych obciążeń administracyjnych w gospodarce - Dz. U. poz. 1342), na dowodzie można zaniechać zamieszczania:

1) określenia rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego - jeżeli wynika to z odrębnych przepisów,

2) określenia stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej - jeżeli wynika to z odrębnych przepisów,

3) opisu operacji oraz jej wartości - jeżeli wynika to z odrębnych przepisów,

4) podpisu wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów - jeżeli wynika to z odrębnych przepisów,

5) stwierdzenia sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych - jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Za odrębne przepisy, o których mowa w art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości można uznać przepisy ustawy o VAT. Powyższe regulacje zezwalają m.in. na ujęcie w księgach rachunkowych operacji gospodarczych udokumentowanych fakturami uproszczonymi, o których mowa w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT.

2. Faktura uproszczona - kiedy można ją wystawić i jakie dane powinna zawierać?

Mianem faktur "uproszczonych" określa się faktury wystawiane w przypadku, gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo 100 euro (jeżeli kwota ta określona jest w euro). Na postawie art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT, faktury takie mogą nie zawierać imion i nazwisk lub nazw nabywców towarów lub usług oraz ich adresów, a także danych takich jak:

miara i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto),
wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
stawka podatku,
suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.

Co istotne warunkiem wystawienia faktur w uproszczonej formie jest umieszczenie w nich danych pozwalających określić kwotę podatku dla poszczególnych stawek podatku.

Przypominamy, iż wystawienie faktury uproszczonej ma charakter fakultatywny i nie jest obowiązkowe, nawet jeśli kwota należności nie przekracza ww. wartości.

Przepisy ustawy o VAT w art. 106e ust. 6 wskazują sytuacje, w których nie można wystawić faktur uproszczonych, nawet jeżeli wartość należności jest niewielka. Faktury uproszczonej nie można wystawiać do:

sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju i sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraju,
wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
sprzedaży dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej,
dostawy towarów i świadczenia usług, których miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju, a osobą zobowiązaną do zapłaty podatku od wartości dodanej jest nabywca lub usługobiorca i faktura dokumentująca te czynności nie jest wystawiana przez tego nabywcę lub usługobiorcę w imieniu i na rzecz podatnika.

Należy zauważyć, iż zakres danych, które obowiązkowo muszą być zamieszczone na fakturze uproszczonej, został określony w sposób zbliżony do zakresu danych wymaganych dla paragonów fiskalnych. Faktury uproszczone, tak jak paragony fiskalne, nie muszą zawierać imion i nazwisk lub nazw nabywców oraz ich adresów.

3. Dane jakie powinien zawierać paragon w świetle przepisów o VAT

Jak wynika z § 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. poz. 363), paragon fiskalny zawiera co najmniej:

imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, a dla sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych - adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika;
numer identyfikacji podatkowej podatnika (NIP);
numer kolejny wydruku;
datę oraz godzinę i minutę sprzedaży;
oznaczenie "PARAGON FISKALNY";
nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację;
cenę jednostkową towaru lub usługi;
ilość i wartość sumaryczną sprzedaży danego towaru lub usługi z oznaczeniem literowym przypisanej stawki podatku;
wartość rabatów lub narzutów, o ile występują;
wartość sprzedaży brutto i kwoty podatku według poszczególnych stawek podatku po uwzględnieniu rabatów lub narzutów;
wartość sprzedaży zwolnionej od podatku;
łączną kwotę podatku;
łączną kwotę sprzedaży brutto;
oznaczenie waluty, w której rejestrowana jest sprzedaż, przynajmniej przy łącznej kwocie sprzedaży brutto;
kolejny numer paragonu fiskalnego;
numer kasy i oznaczenie kasjera - przy więcej niż jednym stanowisku kasowym;
numer identyfikacji podatkowej nabywcy (NIP nabywcy) - na żądanie nabywcy;
logo fiskalne i numer unikatowy kasy.

Należy zauważyć, iż w obecnym stanie prawnym na żądanie nabywcy sprzedawca umieszcza na paragonie fiskalnym numer identyfikacji podatkowej nabywcy (NIP nabywcy).

Jeżeli zgodnie z żądaniem nabywcy sprzedawca zamieści na paragonie jego NIP, a kwota transakcji nie przekracza kwoty 450 zł lub 100 euro, to paragon taki można uznać za fakturę uproszczoną (por. art. 106e ust. 5 pkt 3 oraz art. 106h ust. 4ustawy o VAT). Warto przy tym zaznaczyć, iż dokumentem, na podstawie którego dokonuje się odliczenia VAT, jest zasadniczo faktura. Oznacza to, że tylko w sytuacji, gdy otrzymany paragon spełnia warunki uznania go za fakturę uproszczoną można będzie na jego podstawie dokonać odliczenia podatku naliczonego (jeżeli oczywiście dotyczy zakupów, które dają prawo do takiego odliczenia).

Taki paragon będzie podstawą ujęcia w księgach rachunkowych operacji gospodarczej zakupu towarów lub usług oraz kwoty VAT naliczonego.

Reasumując: Dla celów bilansowych, aby dany dokument mógł zostać uznany za dowód księgowy musi zawierać co najmniej elementy określone w art. 21 ustawy o rachunkowości, z uwzględnieniem uproszczeń przewidzianych w art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości (opisywaliśmy ww. wymagania na wstępie artykułu). Jeśli zatem paragon będzie zawierał dane wymagane prawem bilansowym można na jego podstawie wprowadzić daną operację gospodarczą do ksiąg rachunkowych. Ustawa o rachunkowości nie wymaga, aby dowód księgowy zawierał NIP nabywcy. W przypadku zatem braku możliwości uzyskania faktury za dowód księgowy można uznać również paragon fiskalny nieuzupełniony o NIP nabywcy, jeżeli będzie posiadał elementy określone w ustawie o rachunkowości dla dowodu księgowego. Co istotne VAT z takiego paragonu (tj. bez NIP nabywcy) nie będzie jednak podlegał odliczeniu.