Refakturowanie kosztów mediów na przełomie roku

Otrzymaliśmy na początku roku fakturę za dostawę mediów za okres 12.2013 r.-01.2014 r. W styczniu 2014 r. wystawiliśmy refaktury, osobno na koszty dotyczące grudnia 2013 r. i stycznia 2014 r. W jaki sposób zaksięgować refakturę dotyczącą kosztów ubiegłego roku? Wynajem pomieszczeń nie stanowi naszej podstawowej działalności.

Z refakturowaniem mamy do czynienia w związku ze świadczeniem usług najmu i dzierżawy nieruchomości, kiedy to nabywca korzysta z mediów, np. energii elektrycznej, wody, gazu itp., dostarczanych przez dostawców, lecz rozliczanych przez podmiot pośredniczący (najczęściej wynajmującego). W takim przypadku wynajmujący wystawia refakturę, której kwota musi odpowiadać kwocie, jaka wynika z faktury otrzymanej od dostawcy mediów, tzn. bez doliczania marży.

Zarówno przychody, jak i koszty związane z refakturowaniem usług mediów ujmuje się w księgach rachunkowych zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy o rachunkowości. Koszty podlegające refakturowaniu są bowiem na ogół związane w sposób pośredni z działalnością operacyjną jednostki, dlatego ewidencjonuje się je na kontach 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne" i 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne".

W ewidencji księgowej otrzymaną przez wynajmującego fakturę od dostawcy mediów można ująć następująco:

a) kwota brutto faktury

− Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",

− Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",

b) VAT naliczony, jeśli podlega odliczeniu

− Wn konto 22-2 "VAT naliczony i jego rozliczenie",

− Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",

c) rozliczenie kosztu w części przeznaczonej na potrzeby własne wynajmującego

− Wn konto zespołu 4 (w analityce np.: Zużycie materiałów i energii) lub konto zespołu 5,

− Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",

d) rozliczenie kosztu w części refakturowanej na ostatecznych odbiorców, np. najemców

− Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne",

− Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Wystawioną na ostatecznego odbiorcę refakturę z tytułu zwrotu kosztów mediów można natomiast zaksięgować zapisem:

a) wartość netto sprzedaży

− Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne",

b) VAT należny

− Ma konto 22-1 "Rozrachunki z tytułu VAT należnego",

c) wartość brutto refaktury

− Wn konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami" lub konto 24 "Pozostałe rozrachunki".

Koszty i przychody związane z refakturowaniem powinny być ujmowane w księgach rachunkowych w tym samym okresie sprawozdawczym. Chodzi o to, aby na operacjach tych nie powstał zysk lub strata, co mogłoby spowodować zniekształcenie wyniku finansowego jednostki. Nie byłoby bowiem uzasadnione, gdyby np. koszt refakturowanej usługi został zaliczony do kosztów bilansowych grudnia, natomiast przychód z tytułu refaktury został ujęty dopiero w styczniu następnego roku.

W związku z tym, w sytuacji opisanej w pytaniu, zarówno koszt, jak i przychód z tytułu refaktury mediów, odnoszące się do grudnia 2013 r., powinny zostać ujęte w księgach rachunkowych 2013 r. Nie ma znaczenia, że refaktura została wystawiona dopiero w styczniu 2014 r.