Zasady przechowywania dokumentów księgowych

Terminy dotyczące przechowywania dokumentów według przepisów bilansowych i podatkowych nie pokrywają się ze sobą, dlatego wskazane jest przyjąć termin dłuższy, tak aby zachować wymagania każdej ustawy.

1. Termin przechowywania dokumentów księgowych za 2013 r. według ustawy o rachunkowości

Zasady i terminy przechowywania dokumentacji księgowej reguluje rozdział 8 "Ochrona danych" ustawy o rachunkowości. W świetle art. 71 ust. 1 tej ustawy dokumentację księgową, na którą składają się księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe, a także dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości, należy przechowywać w sposób należyty i chronić przed:

niedozwolonymi zmianami,
nieupoważnionym rozpowszechnianiem,
uszkodzeniem bądź zniszczeniem.

Przy czym, prowadząc księgi rachunkowe przy użyciu komputera, ochrona danych powinna polegać na tym, że jednostka będzie:

stosować odporne na zagrożenia nośniki danych,
dobierać stosowne środki ochrony zewnętrznej,
systematycznie tworzyć rezerwowe kopie zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem, że zapewni to trwałość zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych,
zapewniać ochronę programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, stosując odpowiednie rozwiązania programowe i organizacyjne chroniące przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.

Sposób przechowywania dokumentacji księgowej określa art. 73 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z jego treścią po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, dokumentację przyjętych zasad rachunkowości, księgi rachunkowe oraz sprawozdania finansowe, w tym również sprawozdanie z działalności jednostki, przechowuje się w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Przy czym zwrócić należy uwagę, że roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

Dokumentację księgową lub jej części można udostępniać osobom trzecim do wglądu na terenie jednostki za zgodą kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnionej, a poza siedzibą zarządu (oddziału) jednostki za pisemną zgodą kierownika jednostki oraz pozostawieniem w jednostce potwierdzonego spisu przejętych dokumentów, chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej (zob. art. 75 ustawy o rachunkowości).

Określone w ustawie o rachunkowości terminy przechowywania dokumentów oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą (por. art. 74 ust. 3 tej ustawy).

Terminy przechowywania dokumentów księgowych według ustawy o rachunkowości przedstawia poniższa tabela.

Rodzaj dokumentu	Terminy przechowywania określone w art. 74 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości
Zatwierdzone roczne sprawozdanie finansowe	trwale
Księgi rachunkowe	5 lat
Karty wynagrodzeń pracowników, bądź ich odpowiedniki	okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej niż 5 lat
Dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej	do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną
Dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów, umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym	przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje, postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione
Dokumentacja przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości	przez okres nie krótszy niż 5 lat od upływu jej ważności
Dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji	1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji
Dokumenty inwentaryzacyjne oraz pozostałe dowody księgowe i dokumenty	5 lat

Skoro z ustawy o rachunkowości wynika, że termin przechowywania dokumentów oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane księgi dotyczą, to księgi rachunkowe za 2013 r. jednostka powinna przechowywać do końca 2018 r., tj. przez 5 lat.

Należy podkreślić, że prowadząc księgi rachunkowe przy pomocy komputera, jeśli system ochrony danych księgowych utrwalonych na nośnikach komputerowych, nie zapobiega utracie treści ksiąg rachunkowych lub też nie zapewnia możliwości odczytywania zapisów księgowych przez okres wymagany do przechowywania ksiąg rachunkowych, to należy księgi rachunkowe wydrukować nie później niż na koniec roku obrotowego.

Ustawa o rachunkowości dopuszcza również przechowywanie ksiąg rachunkowych na innych nośnikach danych jak płyty CD, pamięć USB, jeśli tylko pozwalają zachować w trwałej postaci zawartość dowodów księgowych przez obowiązujący czas ich archiwizowania, pod warunkiem zapewnienia odtworzenia ksiąg rachunkowych w formie wydruków (zob. art. 72 i 73 ustawy o rachunkowości). Przy czym, rozwiązanie to nie może być stosowane w odniesieniu do dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki. Tego rodzaju dokumenty przechowuje się w formie papierowej.

2. Termin przechowywania dokumentów księgowych za 2013 r. w świetle Ordynacji podatkowej

Zwracamy uwagę, że zasadniczo dla celów podatkowych okres przechowywania ksiąg rachunkowych jest o jeden rok dłuższy niż wymagany przepisami ustawy o rachunkowości. Ustalając okres przechowywania dokumentacji księgowej dla celów podatkowych uwzględnia się przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.). W myśl tej ustawy, a dokładniej art. 86 § 1, prowadzone dla celów podatkowych ewidencje, księgi, rejestry i dokumenty przechowuje się do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Termin przechowywania może zostać również wydłużony, wtedy gdy bieg terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego nie rozpocznie się, ulegnie zawieszeniu bądź zostanie przerwany (zob. art. 68–71 Ordynacji podatkowej).

Według art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. W związku z tym, jeśli termin płatności podatku dochodowego za 2013 r. przypada na 2014 r., to dokumenty za 2013 r. jednostki będą przechowywać do końca 2019 r., w odróżnieniu od przepisów bilansowych, w świetle których, dokumenty za 2013 r. przechowuje się do końca 2018 r.

3. Kiedy można zniszczyć księgi rachunkowe za 2008 r.?

Spółka z o.o. przechowuje (archiwizuje) księgi rachunkowe za zamknięty rok obrotowy 2008, którego roczne sprawozdanie finansowe zostało zatwierdzone w wymaganym ustawą o rachunkowości terminie. Kiedy księgi rachunkowe za 2008 r. będą podlegały zniszczeniu?

Według przepisów ustawy o rachunkowości jednostka zobowiązana była przechowywać księgi rachunkowe za 2008 r. do końca 2013 r. Jednak w świetle postanowień Ordynacji podatkowej, termin rozliczenia podatku dochodowego za 2008 r. przypadał na 2009 r. Oznacza to, że księgi rachunkowe jednostka powinna przechowywać jeszcze do 31 grudnia 2014 r., przy założeniu, że okres ten nie ulegnie wydłużeniu ze względu na bieg terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

4. Przechowywanie ksiąg rachunkowych w biurze rachunkowym

Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za rok obrotowy 2013, księgi rachunkowe oraz sprawozdanie finansowe za ten rok chcielibyśmy pozostawić w biurze rachunkowym. Czy biuro może przechowywać księgi rachunkowe?

Księgi rachunkowe mogą być przechowywane poza jednostką, gdy zostaną przekazane do przechowania innej jednostce, świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów. Jednostką przechowującą dokumenty może być również biuro rachunkowe. W świetle przepisów ustawy o rachunkowości przedsiębiorstwo wykonujące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych świadczy również usługi polegające na gromadzeniu i przechowywaniu dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą, chyba że strony w umowie o świadczenie usługowego prowadzenia ksiąg umówią się inaczej (zob. art. 73 ust. 4 i art. 4 ust. 3 pkt 6 ustawy o rachunkowości).

Do przechowywania ksiąg rachunkowych poza jednostką stosuje się takie same zasady, jak określone ustawą o rachunkowości stosowane do przechowywania ksiąg rachunkowych w jednostce. Czyli przechowywanie to powinno następować w należyty sposób, chroniący przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem, oraz w sposób omówiony szczegółowo powyżej.

Należy również pamiętać, że jednostka, której księgi rachunkowe znajdują się w biurze rachunkowym, czyli są przechowywane poza jednostką, jest zobowiązana do spełnienia wymagań określonych w art. 11a ustawy o rachunkowości. Z treści tego przepisu wynika bowiem, że w przypadku, gdy księgi rachunkowe są prowadzone poza siedzibą jednostki lub miejscem sprawowania zarządu, to kierownik jednostki jest zobowiązany do powiadomienia urzędu skarbowego o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od dnia ich wydania, jak również jest zobowiązany do zapewnienia dostępności ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi, w razie takiej potrzeby, uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu, albo też w innymi miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru.