Dopłaty do wypoczynku dzieci pracowników zorganizowanego w formie "zielonej szkoły"

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych przeznaczony jest na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z tego funduszu, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego. Zasady korzystania z ZFŚS reguluje ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.), zwana ustawą o ZFŚS.

W świetle art. 2 pkt 1 ww. ustawy, działalność socjalna obejmuje między innymi usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku. Osobami uprawnionymi do korzystania z ZFŚS są pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści (tj. byli pracownicy i ich rodziny) oraz inne osoby, którym przyznano w regulaminie prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z tego funduszu. Przy czym przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS zależy od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z tego funduszu.

Do różnych form wypoczynku zalicza się na ogół wyjazdy urlopowe pracowników czy tzw. "wczasy pod gruszą", a w odniesieniu do dzieci pracowników i innych osób uprawnionych, przez wypoczynek w większości przypadków rozumie się wyjazdy zorganizowane w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk. Do jednej z form wypoczynku dzieci, o których mowa art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS, można zakwalifikować także wyjazdy organizowane w ramach tzw. "zielonej szkoły". Faktem jest, że takie wyjazdy są organizowane w sposób nieco odmienny niż klasyczne kolonie czy wyjazdy turystyczne. Wypoczynek i rekreacja są w nich połączone z nauką, jednak nie odbiera to im charakteru wypoczynkowego i mogą zostać sfinansowane z ZFŚS.

Możliwość i warunki dofinansowania różnych form wypoczynku dzieci, w tym wyjazdów na "zieloną szkołę", powinien określać regulamin ZFŚS. Poniesienie wydatków związanych z wypoczynkiem dziecka powinno być ponadto potwierdzone stosownym dokumentem (fakturą, rachunkiem, dowodem wpłaty itp.).

Jeżeli wyjazd na "zieloną szkołę" zostanie zorganizowany przez podmiot prowadzący działalność w tym zakresie, np. przez biuro turystyczne lub szkołę, na zasadach określonych w rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej z dnia 21 stycznia 1997 r. w sprawie warunków, jakie muszą spełniać organizatorzy wypoczynku dla dzieci i młodzieży szkolnej, a także zasad jego organizowania i nadzorowania (Dz. U. nr 12, poz. 67 ze zm.) – to dopłata pracodawcy do udziału dziecka pracownika (które nie ukończyło 18 roku życia) w takiej formie wypoczynku oraz do przejazdów związanych z tym wypoczynkiem będzie korzystać ze zwolnienia od podatku dochodowego, na zasadach określonych w art. 21 ust. 1 pkt 78 updof. W takim przypadku dopłata:

• ze środków ZFŚS, funduszu socjalnego oraz zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra będzie wolna od podatku dochodowego niezależnie od jej wysokości,
   
• z innych źródeł, np. ze środków obrotowych pracodawcy, będzie wolna od podatku dochodowego do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 760 zł – z uwzględnieniem innych dopłat, które pracownik otrzymał od początku roku do wypoczynku dziecka zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie (np. do kolonii lub obozu).

Należy jednak zauważyć, iż przepis art. 21 ust. 1 pkt 78 updof nie rozstrzyga, na który moment trzeba ustalać wiek dziecka korzystającego z wypoczynku, by zwolnienie to miało zastosowanie. Pomocna w tym zakresie może być wydana przez Ministra Finansów interpretacja indywidualna z 4 grudnia 2013 r., nr DD3/033/272/MCA/13/RD-125985/13. Minister Finansów uznał w niej, że: "(…) dopłaty do wypoczynku sfinansowane ze środków funduszu socjalnego, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych bądź zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra, a także przejazdy związane z tym wypoczynkiem, korzystają w całości ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych, jeżeli łącznie spełnione są następujące warunki: dopłaty dotyczą wypoczynku lub przejazdów dzieci i młodzieży do lat 18 (1), organizatorem wypoczynku jest podmiot prowadzący działalność w tym zakresie (2), wypoczynek ma formę wczasów, kolonii, obozu, zimowiska, w tym również połączonych z nauką, lub związany jest z pobytem na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych, leczniczo-opiekuńczych (3).

Odnosząc się do pierwszego z wyżej wymienionych warunków należy zauważyć, iż jest on spełniony w sytuacji, gdy w którymkolwiek momencie trwania wczasów, kolonii, obozu, zimowiska lub pobytu w placówkach leczniczo-sanitarnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych, leczniczo-opiekuńczych, bądź w trakcie przejazdów związanych z tym wypoczynkiem lub pobytem, ich uczestnikiem jest osoba małoletnia. Za powyższym twierdzeniem przemawia użyty przez ustawodawcę ciąg wyrazów: dopłaty do (…) wypoczynku (…) oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu dzieci i młodzieży do lat 18. W konsekwencji, dla zastosowania przedmiotowego zwolnienia istotny jest wiek dziecka w trakcie pobytu na wczasach, kolonii, zimowisku, obozie lub leczeniu w placówkach wymienionych w art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o pdof, a nie wiek dziecka w momencie otrzymania dopłaty. Jednocześnie należy zauważyć, iż przepisy ustawy o pdof nie zawierają regulacji, która zobowiązywałaby do podziału otrzymanej kwoty dopłaty proporcjonalnie do liczby dni przypadających na wypoczynek małoletniego dziecka, które podczas spędzania czasu na odpoczynku uzyskało pełnoletniość. Z tych też względów przyjąć należy, iż warunek wieku jest spełniony, jeżeli w którymkolwiek momencie trwania wypoczynku, pobytu lub przejazdów (a nie przez cały jego okres), dziecko nie miało ukończonych 18 lat (…)".

Interpretacja indywidualna Ministra Finansów stanowi, że przy ustalaniu wieku dziecka dla potrzeb skorzystania ze zwolnienia od podatku istotne jest, by chociaż przez jeden dzień korzystania z wypoczynku dziecko było niepełnoletnie.

Jeśli natomiast chodzi o składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, to dofinansowanie wypoczynku ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFŚS nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne. Wynika to z § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.) oraz z art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.).

Natomiast od wartości dofinansowania udzielonego ze środków obrotowych pracodawca nalicza pracownikom zarówno składki na ubezpieczenia społeczne, jak i składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Świadczenia dla pracowników sfinansowane ze środków obrotowych firmy nie zostały bowiem wyłączone z podstawy wymiaru składek.

Jednocześnie – z uwagi na fakt, iż dopłata do wypoczynku dziecka pracownika finansowana ze środków obrotowych jest oskładkowana i może być zwolniona z opodatkowania (jeśli spełnione są warunki określone w art. 21 ust. 1 pkt 78 lit. b updof) – przy ustalaniu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych pracodawca powinien pamiętać, że:

• nie podlegają odliczeniu od dochodu składki na ubezpieczenia społeczne potrącone przez pracodawcę ze środków pracownika, których podstawę stanowi przychód zwolniony od podatku na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (por. art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b updof),
   
• podatek nie podlega obniżeniu o kwotę pobranej przez pracodawcę składki na ubezpieczenie zdrowotne obliczonej od podstawy, którą stanowi przychód zwolniony od podatku na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (por. art. 27b ust. 1 pkt 1 lit. b updof).

3.1. Dopłata do "zielonej szkoły" ze środków ZFŚS

W przypadku dofinansowania wypoczynku małoletnich dzieci pracowników (w tym zorganizowanych w formie "zielonej szkoły") ze środków ZFŚS jego ewidencja przebiega za pośrednictwem konta 85-0 "Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych". Udzielenie i wypłatę takiego dofinansowania można zaksięgować zapisem:

Przykład

I. Założenia:

1. Pracownik przedłożył pracodawcy rachunek za pobyt swojego 10-letniego dziecka na "zielonej szkole" na kwotę: 550 zł. Wyjazd zorganizowany został przez podmiot prowadzący działalność w tym zakresie. Pracownikowi przysługuje dofinansowanie z ZFŚS w wysokości 50% wartości poniesionych na ten wyjazd kosztów, tj. kwota: 550 zł × 50% = 275 zł.

2. Dofinansowanie wypoczynku w formie "zielonej szkoły" małoletnich dzieci ze środków ZFŚS nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym oraz składkom na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, dlatego też pracodawca wypłacił pracownikowi całą kwotę dofinansowania, czyli: 275 zł.

3. Jednostka dokonała przelewu na konto pracownika z bieżącego rachunku firmowego, a następnie refundacji tej kwoty z rachunku bankowego ZFŚS.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

3.2. Dopłata do "zielonej szkoły" ze środków obrotowych jednostki

Dofinansowanie wypoczynku dzieci pracowników w formie "zielonej szkoły" ze środków obrotowych jednostki ujmuje się w księgach rachunkowych w ciężar kosztów działalności operacyjnej na kontach zespołu 4 i (lub) 5. Przy czym, w związku z tym, iż dofinansowanie wypoczynku ma charakter świadczenia na rzecz pracowników, ujmuje się je na koncie 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia" lub na odpowiednim koncie zespołu 5, w zależności od przyjętych przez jednostkę zasad ewidencji kosztów. Ewidencja dopłat do wypoczynku dzieci pracowników zorganizowanego w formie "zielonej szkoły" może wówczas przebiegać następująco:

Z reguły jednostki wypłacają dofinansowanie w pełnej wysokości, tj. bez potrąceń, czyli w kwocie brutto, a następnie doliczają dofinansowanie do wynagrodzenia zasadniczego i wtedy potrącają składki i podatek dochodowy wspólnie z wynagrodzeniem wypłacanym w miesiącu wypłaty dofinansowania.

Przykład

I. Założenia:

1. Pracodawca nie tworzy ZFŚS, ale dofinansowuje ze środków obrotowych zorganizowany wypoczynek w formie "zielonych szkół" dla dzieci swoich pracowników, które nie ukończyły 18 roku życia, do wysokości: 760 zł rocznie.

2. Jednemu z pracowników spółka wypłaciła ze środków obrotowych dofinansowanie do "zielonej szkoły" jego dziecka w wysokości: 500 zł. Wyjazd zorganizowany został przez podmiot prowadzący działalność w tym zakresie.

3. Wypłacone dofinansowanie jest zwolnione z podatku dochodowego, ale podlega składkom ZUS. Składki od wypłaconego dofinansowania zostały naliczone wraz ze składkami z tytułu wynagrodzenia za pracę wypłaconego w tym samym miesiącu.

4. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów tylko w układzie rodzajowym.

5. Obciążenia składkowo-podatkowe pracownika "X" w danym miesiącu prezentowały się następująco:

II. Dekretacja:

III. Księgowania: