Usługowe prowadzenie ksiąg po zmianach

Po wejściu w życie ustawy o ułatwieniu dostępu do wykonywania niektórych zawodów regulowanych, działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych będzie mogła prowadzić każda osoba posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, jeżeli nie była karana za ściśle określone przestępstwa. Będzie ona obowiązana zawrzeć umowę ubezpieczenia OC wyłącznie za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Osoby uprawnione

Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jest działalnością gospodarczą, w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej, polegającą na świadczeniu usług w zakresie czynności, o których mowa w art. 4 ust. 3 pkt 2-6 ustawy o rachunkowości. Wynika to z art. 76a ust. 1 ustawy o rachunkowości. Czynności te obejmują:

a) prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,

b) okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,

c) wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,

d) sporządzanie sprawozdań finansowych,

e) gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą.

Ponadto przedsiębiorcy wykonujący działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych są również uprawnieni - na podstawie art. 76a ust. 2 ustawy o rachunkowości - do wykonywania niektórych czynności doradztwa podatkowego.

Aktualnie działalność gospodarczą w ww. zakresie mogą wykonywać:

przedsiębiorcy będący osobami fizycznymi, jeżeli posiadają uprawnienia do wykonywania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych,
pozostali przedsiębiorcy, pod warunkiem, że czynności z tego zakresu są wykonywane przez osoby uprawnione.

Przy czym uprawnionymi do świadczenia usług w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych są osoby posiadające certyfikat księgowy, osoby wpisane do rejestru biegłych rewidentów lub na listę doradców podatkowych. Wynika to z art. 76a ust. 3 i ust. 4 ustawy o rachunkowości.

Istotne zmiany w tym zakresie wprowadza ustawa o ułatwieniu dostępu do wykonywania niektórych zawodów regulowanych (tzw. ustawa deregulacyjna), która została opublikowana w Dz. U. z 2014 r. pod poz. 768. Generalnie ustawa ta wejdzie w życie po upływie 60 dni od dnia jej ogłoszenia, tj. 10 sierpnia 2014 r. Mocą ustawy deregulacyjnej zmianie uległ art. 76a ust. 3 ustawy o rachunkowości. Z jego nowego brzmienia wynika, że działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych mogą wykonywać przedsiębiorcy, pod warunkiem, że czynności z tego zakresu będą wykonywane przez osoby, które:

1) mają pełną zdolność do czynności prawnych,

2) nie były skazane prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za przestępstwa określone w rozdziale 9 ustawy o rachunkowości.

Zatem począwszy od 10 sierpnia 2014 r. osoby zajmujące się usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych nie będą musiały legitymować się szczególnymi uprawnieniami, np. certyfikatem księgowym. Uchylono bowiem art. 76a ust. 4-6 ustawy o rachunkowości. Ponadto uchylono również art. 76b-76g tej ustawy, które regulowały m.in. tryb wydawania certyfikatu oraz przeprowadzania egzaminu sprawdzającego kwalifikacje osób ubiegających się o wydanie certyfikatu księgowego.

Doprecyzowano również przepisy dotyczące odpowiedzialności karnej. Ze znowelizowanego art. 79 pkt 6 ustawy o rachunkowości wynika, że kto prowadzi działalność gospodarczą w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych bez spełnienia warunków, o których mowa w art. 76a ust. 3, podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.

Konsekwencją wprowadzonych zmian w ustawie o rachunkowości jest także nowelizacja przepisów dotyczących odpowiedzialności kierownika jednostki za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości. Ze znowelizowanego art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości wynika m.in., że przejęcie odpowiedzialności przez inną osobę lub przedsiębiorcę usługowo prowadzącego księgi rachunkowe powinno być stwierdzone w formie pisemnej.

Zmienione przepisy ustawy o rachunkowości zniosły wymóg posiadania certyfikatu księgowego.

Należy zaznaczyć, że z przepisów przejściowych określonych w art. 23 ustawy deregulacyjnej wynika, że certyfikatem księgowym można będzie posługiwać się w celu poświadczenia swoich kwalifikacji zawodowych. Ponadto na stronie internetowej Ministra Finansów nadal będzie zamieszczony w celach informacyjnych wykaz osób, które uzyskały certyfikat księgowy.

Czynności doradztwa podatkowego

Obecnie - jak już wcześniej wskazano - przedsiębiorcy, wykonujący działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych są również uprawnieni - na podstawie art. 76a ust. 2 ustawy o rachunkowości - do wykonywania niektórych czynności doradztwa podatkowego. Są to czynności polegające na:

1) prowadzeniu, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, ksiąg podatkowych i innych ewidencji do celów podatkowych oraz udzielaniu im pomocy w tym zakresie,

2) sporządzaniu, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, zeznań i deklaracji podatkowych lub udzielaniu im pomocy w tym zakresie.

Z dniem 10 sierpnia 2014 r. wskazany wcześniej przepis (art. 76a ust. 2 ustawy o rachunkowości) zostaje uchylony. Nie oznacza to jednak, że osoby prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych nie będą mogły wykonywać wymienionych czynności doradztwa podatkowego. Nadal będą miały takie prawo, z tym że wynikać ono będzie ze znowelizowanej ustawy o doradztwie podatkowym (Dz. U. z 2011 r. nr 41, poz. 213). W myśl art. 2 ust. 1 wymienionej ustawy czynności doradztwa podatkowego obejmują:

1) udzielanie podatnikom, płatnikom i inkasentom, na ich zlecenie lub na ich rzecz, porad, opinii i wyjaśnień z zakresu ich obowiązków podatkowych i celnych oraz w sprawach egzekucji administracyjnej związanej z tymi obowiązkami,

2) prowadzenie, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, ksiąg rachunkowych, ksiąg podatkowych i innych ewidencji do celów podatkowych oraz udzielanie im pomocy w tym zakresie,

3) sporządzanie, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, zeznań i deklaracji podatkowych lub udzielanie im pomocy w tym zakresie,

4) reprezentowanie podatników, płatników i inkasentów w postępowaniu przed organami administracji publicznej i w zakresie sądowej kontroli decyzji, postanowień i innych aktów administracyjnych w sprawach wymienionych w pkt 1.

Przy czym zawodowe wykonywanie czynności, o których mowa w pkt 1 i 4, zastrzeżone jest wyłącznie dla podmiotów uprawnionych w rozumieniu ustawy o doradztwie podatkowym (art. 2 ust. 2 tej ustawy). Oznacza to, że całkowitą deregulacją objęto wykonywanie czynności wymienionych w art. 2 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy o doradztwie podatkowym, tj. m.in. prowadzenie ksiąg rachunkowych i ksiąg podatkowych, ewidencji do celów podatkowych, sporządzanie deklaracji podatkowych.

Obowiązkowe ubezpieczenie OC

Według aktualnego stanu prawnego przedsiębiorcy prowadzący działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych są obowiązani do zawarcia umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, o której mowa w art. 76a ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości. Wysokość minimalnej sumy gwarancyjnej umów ubezpieczenia OC biur rachunkowych określa rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (Dz. U. z 2008 r. nr 234, poz. 1576). Minimalna suma gwarancyjna dla umowy ubezpieczenia OC, w odniesieniu do jednego zdarzenia, jest zróżnicowana, zależna jest bowiem od przedmiotu działalności i wynosi równowartość w złotych:

1) 15.000 euro - jeżeli przedmiotem działalności jest wykonywanie czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych i czynności doradztwa podatkowego;

2) 10.000 euro - jeżeli przedmiotem działalności jest wyłącznie wykonywanie czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych;

3) 5.000 euro - jeżeli przedmiotem działalności jest wyłącznie wykonywanie czynności doradztwa podatkowego.

Wynika to z § 4 ust. 1 rozporządzenia. Przy czym kwoty wyrażone w euro są ustalane przy zastosowaniu kursu średniego euro ogłoszonego przez NBP po raz pierwszy w roku, w którym umowa ubezpieczenia OC została zawarta.

Dla umów ubezpieczenia OC zawartych w 2014 r. wynosi ona odpowiednio:

1) 62.446,50 zł (tj. 15.000 euro × 4,1631 zł/euro - kurs z dnia 2.01.2014 r.),

2) 41.631 zł (tj. 10.000 euro × 4,1631 zł/euro),

3) 20.815,50 zł (tj. 5.000 euro × 4,1631 zł/euro).

Obowiązek ubezpieczenia OC powstaje nie później niż w dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia wykonywania działalności w zakresie usług księgowych.

Przedsiębiorca wykonujący działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, który nie ma zawartej umowy obowiązkowego ubezpieczenia OC, naraża się na sankcje karne, o których mowa w art. 79 pkt 7 ustawy o rachunkowości. Przepis ten stanowi, że kto wbrew przepisom ustawy o rachunkowości prowadzi działalność usługową w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych lub wykonywania czynności doradztwa podatkowego, do wykonywania których jest uprawniony zgodnie z odrębnymi przepisami - bez spełnienia obowiązku zawarcia umowy ubezpieczenia OC - podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.

W stanie prawnym, który będzie obowiązywać od 10 sierpnia 2014 r., przedsiębiorcy wykonujący działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych będą również zobowiązani do zawarcia umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej, ale tylko za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością, o której mowa w art. 76a ust. 1 ustawy o rachunkowości. Wynika to ze znowelizowanego brzmienia art. 76h ust. 1 tej ustawy.

Z zakresu przedmiotowego ubezpieczenia wyłączona została zatem działalność z zakresu czynności doradztwa podatkowego, która obejmowała m.in. prowadzenie ksiąg rachunkowych i ksiąg podatkowych. Powstała w związku z tym konieczność wydania nowego rozporządzenia w tej sprawie. Opracowany przez Ministra Finansów projekt rozporządzenia zakłada m.in., że minimalna suma gwarancyjna ubezpieczenia OC, w odniesieniu do jednego zdarzenia, którego skutki będą objęte umową ubezpieczenia OC, wyniesie równowartość w złotych 10.000 euro. Jest ona zgodna z obecnie obowiązującą minimalną sumą gwarancyjną, gdy przedmiotem działalności jest wyłącznie wykonywanie czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Z projektu rozporządzenia wynika, że wejdzie ono w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

Przedsiębiorca, który będzie prowadził działalność gospodarczą w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych bez spełnienia warunku zawarcia umowy obowiązkowego ubezpieczenia, o którym mowa w art. 76h ust. 1 ustawy o rachunkowości, podlegać będzie grzywnie albo karze ograniczenia wolności. Wynika to ze znowelizowanego art. 79 pkt 7 ustawy o rachunkowości.

Wybór firmy outsourcingowej

Deregulacja zawodu księgowego budzi wiele kontrowersji. Z jednej strony zwiększy się liczba firm świadczących usługi księgowe, co wpłynie na wzrost konkurencyjności i poprzez obniżkę cen tych usług zmniejszą się koszty usług outsourcingowych. Z drugiej strony może to spowodować obniżenie jakości usług księgowych w przypadkach, gdy będą one wykonywane przez osoby nieposiadające odpowiedniej wiedzy merytorycznej, w szczególności z zakresu rachunkowości i prawa podatkowego, a także odpowiedniego doświadczenia zawodowego (praktyki). Z tego powodu zwiększyć się może liczba szkód, których dotkliwe skutki ponosić będą w pierwszej kolejności zleceniodawcy.

Przedsiębiorcy, którzy rezygnują z samodzielnego prowadzenia księgowości i powierzają to zadanie biuru rachunkowemu, przed podpisaniem umowy powinni sprawdzić jego wiarygodność, rzetelność, a także czy posiada ono ważną polisę ubezpieczenia OC.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.)