Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 17 (377) z dnia 1.09.2014

Zwrot pracownikowi wydatków na zakup okularów korekcyjnych

1. Forma zapewnienia pracownikowi okularów korekcyjnych

Otrzymaliśmy od pracownika zaświadczenie wystawione przez lekarza medycyny pracy o konieczności stosowania okularów korekcyjnych. Jaką kwotę można zwrócić pracownikowi i na podstawie jakiego dokumentu?

Zgodnie z art. 237⁶ § 1 i 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.), pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz informować go o sposobach posługiwania się tymi środkami. Pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi środki ochrony indywidualnej, które spełniają wymagania dotyczące oceny zgodności określone w odrębnych przepisach. Art. 237¹⁵ § 1 i 2 K.p. wskazuje natomiast, iż Minister Pracy i Polityki Socjalnej w porozumieniu z Ministrem Zdrowia i Opieki Społecznej określi, w drodze rozporządzenia, ogólnie obowiązujące przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy dotyczące prac wykonywanych w różnych gałęziach pracy oraz, że Ministrowie właściwi dla określonych gałęzi pracy lub rodzajów prac w porozumieniu z Ministrem Pracy i Polityki Socjalnej oraz Ministrem Zdrowia i Opieki Społecznej określą, w drodze rozporządzenia, przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy dotyczące tych gałęzi lub prac.

W omawianej sytuacji należy odwołać się do przepisu § 2 pkt 4 i § 8 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. nr 148, poz. 973), na podstawie którego pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku z monitorem ekranowym (przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy) okulary korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

W przypadku gdy pracownik po dokonaniu zakupu okularów korekcyjnych przedkłada fakturę, na podstawie której następuje zwrot poniesionych kosztów, pracodawca ustala kwotę przeznaczoną na omawiane okulary i informuje o tym zainteresowanych pracowników. Należy mieć jednak na uwadze, że wysokość środków finansowych, jakie pracodawca przeznacza na okulary, powinna być tak skalkulowana, aby umożliwiała zakup okularów korygujących wzrok zgodnych z zaleceniem lekarza (por. interpretację indywidualną Dyrektora Izby skarbowej w Katowicach z 11 maja 2011 r., nr IBPBII/1/415-141/11/BJ).

Co istotne, jeśli pracodawca pokrywa koszty zakupu okularów korekcyjnych do wysokości określonego limitu, to księgowaniu podlega – na podstawie przedstawionej przez pracownika faktury – tylko kwota limitu. Kwota niepodlegająca dofinansowaniu nie będzie księgowana.

2. Opodatkowanie i oskładkowanie świadczeń przysługujących na podstawie przepisów bhp

Czy kwota zwrotu pracownikowi pracującemu przy komputerze wydatków na zakup okularów jest zwolniona ze składek ZUS i podatku dochodowego?

Na podstawie § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.) wartości świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalentów za te świadczenia wypłacanych zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra nie uwzględnia się w podstawie wymiaru składek ZUS.

W myśl art. 12 ust. 1 updof, do przychodów ze stosunku pracy zalicza się w zasadzie każde świadczenie, które pracownik otrzymał w związku z faktem pozostawania w stosunku pracy. Jednak na mocy art. 21 ust. 1 pkt 11 updof, wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.

Zgodnie ze stanowiskiem Ministra Finansów zawartym w interpretacji ogólnej z 16 marca 2011 r., nr DD3/033/30/CRS/11/95, przepis art. 21 ust. 1 pkt 11 updof ma zastosowanie, gdy pracownik otrzyma od pracodawcy zalecone okulary korygujące wzrok albo zwrot poniesionych przez siebie (w porozumieniu z pracodawcą) wydatków na zakup zaleconych okularów, udokumentowany fakturą.

3. Prawo do odliczenia VAT z faktury dokumentującej zakup okularów

Jeżeli zakup przez pracownika okularów korygujących wzrok udokumentowany jest fakturą wystawioną na pracodawcę, to czy pracodawcy przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego?

Zakup okularów korekcyjnych może być udokumentowany fakturą wystawioną zarówno na pracownika, jak i pracodawcę. Dotychczas na łamach naszego czasopisma pisaliśmy, iż w sytuacji gdy faktura dokumentująca zakup okularów dla pracownika wystawiona jest na firmę, wówczas nie ma przeszkód, aby firma odliczyła VAT z takiej faktury. Warunkiem prawa do odliczenia VAT jest bowiem związek nabywanych przez firmę towarów i usług z wykonywaniem czynności opodatkowanych VAT (por. art. 86 ust. 1 ustawy o VAT). Takie też stanowisko zajmowały organy podatkowe (por. np. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 3 stycznia 2013 r., nr ILPP2/443-1016/12-3/MN).

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 17 lutego 2014 r., nr IPPP3/443-1068/13-4/MKw, wyjaśnił że nabycia okularów korekcyjnych dokonuje pracownik i to pracownik – a nie pracodawca, który tylko finansuje ich zakup – posiada prawo do rozporządzania okularami jak właściciel. Z samego wystawienia faktury na pracodawcę, jeżeli pracodawca ten nie nabył faktycznie okularów (nie doszło do przeniesienia rozporządzania okularami jak właściciel pomiędzy zakładem optycznym a pracodawcą), nie można wywodzić prawa do odliczenia podatku wynikającego z tej faktury. Tym samym, w sytuacji, gdy prawo do rozporządzania towarem jak właściciel przysługuje pracownikowi, pracodawca nie ma prawa do odliczenia podatku związanego z nabyciem okularów korekcyjnych, które są wykorzystywane przez jego pracowników również podczas wykonywania obowiązków służbowych.

4. Ewidencja dofinansowania pracownikowi zakupu okularów

Jak ująć w księgach rachunkowych zwrot pracownikowi wydatków na zakup okularów korygujących wzrok?

Ewidencja księgowa zwrotu pracownikowi wydatków na okulary korekcyjne może przebiegać następująco:

Przykład

I. Założenia:

1. Lekarz okulista w ramach okresowych badań profilaktycznych zalecił pracownikowi stosowanie okularów korekcyjnych do pracy przy monitorze ekranowym. Pracownik zakupił zalecane okulary i przedstawił pracodawcy (spółka z o.o.) fakturę na kwotę: 540 zł (w tym VAT: 40 zł).

2. Pracodawca finansuje zakup okularów korekcyjnych do wysokości 50% minimalnego wynagrodzenia za pracę, które obecnie wynosi: 1.680 zł. Tak więc pracownikowi zwrócono wydatek w wysokości: 540 zł (540 zł < 840 zł). Kwota dofinansowania została wypłacona pracownikowi gotówką.

3. Spółka prowadzi ewidencję kosztów tylko na kontach zespołu 4.

II. Dekretacja:

III. Księgowania: