A A A

Gazeta Podatkowa nr 50 (1507) z dnia 21.06.2018

Ewidencja kosztów rozliczanych w czasie

Przedsiębiorstwa prowadzące księgi rachunkowe powinny ustalać, które koszty odnoszą się do danego okresu sprawozdawczego. Jednostki mogą bowiem ponosić w bieżącym okresie koszty, które dotyczą także przyszłych okresów sprawozdawczych. Mogą również ujmować w ewidencji księgowej koszty dotyczące bieżącego okresu, które nie zostały jeszcze poniesione. W celu zakwalifikowania kosztów do właściwego okresu jednostki dokonują rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Obowiązek odpowiedniego rozliczania kosztów w księgach rachunkowych wynika z zasad rachunkowości: memoriału, współmierności przychodów i kosztów oraz ostrożności. Jeśli jednostka będzie stosowała te reguły, to zapewni kompletność kosztów w poszczególnych okresach sprawozdawczych.

Koszty, bez względu na to, kiedy zostaną poniesione, powinny być zarachowane do okresu, w którym ich związek z przychodami jest oczywisty. Jest to równoznaczne ze zobowiązaniem jednostki do wyłączenia z kosztów okresu sprawozdawczego tej ich części, która została poniesiona w danym okresie, ale ma niezaprzeczalny związek z przychodami przyszłych okresów (czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów). Ponadto jednostka ma obowiązek wliczenia do kosztów okresu sprawozdawczego kosztów, które tego okresu dotyczą, ale jeszcze nie zostały poniesione (bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów).

Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów

Jednostki dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych (art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Wśród głównych wydatków związanych z działalnością operacyjną jednostki, rozliczanych za pomocą czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, można wymienić:

czynsze i dzierżawy,
ubezpieczenia majątkowe i osobowe,
roczne opłaty za prawo wieczystego użytkowania gruntu,
podatek od nieruchomości,
odpis na ZFŚS.

Koszty działalności operacyjnej podlegające rozliczeniu w czasie ujmuje się na kontach zespołu 6, np. na koncie 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów". Zapisy księgowe na tym koncie zależą od przyjętego przez jednostkę rachunku kosztów.

Jeżeli koszty działalności operacyjnej rozliczane są tylko na kontach zespołu 4 lub zespołów 4 i 5, to zapisy te mogą być następujące:

a) poniesione koszty proste według rodzajów

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów",

- Ma np. konto zespołu 1, 2, 3 lub 85 "Fundusze specjalne" (w analityce: ZFŚS),

b) ujęcie kosztów do rozliczenia w czasie (w przyszłych okresach)

- Wn konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów",

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów",

c) odpis aktywowanych kosztów w części przypadającej na dany okres sprawozdawczy

- Wn konto 49 "Rozliczenie kosztów" (zespół 4) lub odpowiednie konto zespołu 5 (zespół 4 i 5),

- Ma konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów".

W sytuacji gdy koszty działalności operacyjnej rozliczane są tylko na kontach zespołu 5, ewidencja księgowa kosztów rozliczanych w czasie może przebiegać zapisami:

a) poniesione koszty proste

- Wn konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów",

- Ma np. konto zespołu 1, 2, 3 lub 85,

b) odpis aktywowanych kosztów w części przypadającej na dany okres sprawozdawczy

- Wn odpowiednie konto zespołu 5,

- Ma konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów".

Każda jednostka powinna zapisać w polityce rachunkowości sposób, w jaki będzie rozliczała koszty w czasie. Mogą one być odpisywane w okresach miesięcznych. Dzieli się wówczas wydatek na miesiące, których dotyczy. Następnie w każdym miesiącu odnosi się w koszty taką samą wartość. Jeśli natomiast kwota kosztu rozliczanego w czasie nie jest istotna z punktu widzenia rzetelnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki, to jednostka może zastosować uproszczenia na podstawie art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości. W takim przypadku w momencie poniesienia kosztu odnosi się do kosztów kwotę dotyczącą bieżącego roku obrotowego (bez rozliczania w czasie co miesiąc), a koszt dotyczący kolejnych lat ujmuje się na koncie 64-0 i odnosi odpowiednio w koszty bilansowe na początku kolejnych lat, których ten koszt dotyczy (tj. w styczniu każdego roku).

Uproszczona metoda ujęcia kosztów rozliczanych w czasie

Jednostki, które prowadzą ewidencję kosztów działalności operacyjnej na kontach zespołu 4 lub na kontach zespołu 4 i 5, przy rozliczaniu kosztów poprzez czynne rozliczenia międzyokresowe mogą stosować uproszczoną ewidencję (z uwzględnieniem art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości).

Uproszczenie w ewidencji czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów polega na tym, że koszty przewidziane do rozliczenia w czasie jednostka może ujmować wprost z dokumentów źródłowych na koncie 64-0, z pominięciem kont 40 i 49. Odbywa się to wówczas zapisem:

- Wn konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów",

- Ma np. konto zespołu 1, 2, 3 lub 85,

W kolejnym etapie odpowiednie części wydatków, dotyczące poszczególnych okresów sprawozdawczych, przenosi się na stronę Wn konta 40 zapisem:

1) w jednostce stosującej wyłącznie konta zespołu 4

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów",

- Ma konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów",

2) w jednostce stosującej konta zespołu 4 i 5

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów",

- Ma konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów",

oraz równolegle

- Wn odpowiednie konto zespołu 5,

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Rozliczenie kosztów w czasie z zastosowaniem uproszczonej ewidencji przedstawiono w przykładzie.

Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów

Na mocy art. 39 ust. 2 ustawy o rachunkowości jednostki dokonują biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów w wysokości prawdopodobnych zobowiązań przypadających na bieżący okres sprawozdawczy, wynikających w szczególności:

1) ze świadczeń wykonanych na rzecz jednostki przez kontrahentów jednostki, a kwotę zobowiązania można oszacować w sposób wiarygodny,

2) z obowiązku wykonania, związanych z bieżącą działalnością, przyszłych świadczeń na rzecz pracowników, w tym świadczeń emerytalnych, a także przyszłych świadczeń wobec nieznanych osób, których kwotę można oszacować w sposób wiarygodny, mimo że data powstania zobowiązania nie jest jeszcze znana, w tym z tytułu napraw gwarancyjnych i rękojmi za sprzedane produkty długotrwałego użytku.

Zobowiązania, o których mowa w pkt 2, wykazuje się w bilansie jako rezerwy na zobowiązania.

Wśród głównych wydatków związanych z działalnością operacyjną jednostki, rozliczanych za pomocą biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów, można wymienić:

naprawy gwarancyjne i z tytułu rękojmi za sprzedane przez producentów wyroby długotrwałego użytku,
naprawy gwarancyjne z tytułu sprzedaży towarów długotrwałego użytku, jeśli jednostka handlowa będzie realizowała obowiązki wynikające z gwarancji,
odprawy rentowe i emerytalne oraz nagrody jubileuszowe,
premie pracownicze zależne od zysku.

W księgach rachunkowych ewidencję biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów można prowadzić na koncie 64-1 "Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów". Utworzenie rezerwy lub jej zwiększenie ujmuje się po stronie Ma tego konta na podstawie np. dowodu PK. Natomiast po stronie Wn ewidencjonuje się zmniejszenie i wykorzystanie tej rezerwy, na podstawie np. faktur lub listy płac. Zobowiązania ujęte jako bierne rozliczenia międzyokresowe zmniejszają koszty okresu sprawozdawczego, w którym stwierdzono, że zobowiązania te nie powstały (art. 39 ust. 5 ustawy o rachunkowości).

Decyzję w sprawie rodzaju tworzonych w jednostce rezerw na wydatki przyszłych okresów podejmuje kierownik jednostki i zapisuje w polityce rachunkowości.

Ewidencja księgowa rozliczeń biernych

W sytuacji gdy jednostka rozlicza koszty działalności operacyjnej tylko na kontach zespołu 4, ewidencja księgowa biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów może przebiegać zapisami:

a) utworzenie rezerwy na prawdopodobne koszty

- Wn konto 49 "Rozliczenie kosztów",

- Ma konto 64-1 "Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów",

b) rzeczywiście poniesione koszty w następnych okresach rozliczeniowych

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów",

- Ma np. konto 21 "Rozrachunki z dostawcami", konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń", konto 24 "Pozostałe rozrachunki",

c) rozliczenie kosztów pokrytych rezerwą - do wysokości rezerwy

- Wn konto 64-1 "Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów",

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Jeżeli jednostka rozlicza koszty działalności operacyjnej równocześnie na kontach zespołu 4 i 5, to księgowania związane z tworzeniem i rozwiązywaniem rezerw mogą być następujące:

a) utworzenie rezerwy na prawdopodobne koszty

- Wn odpowiednie konto zespołu 5,

- Ma konto 64-1 "Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów",

b) rzeczywiście poniesione koszty w następnych okresach rozliczeniowych

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów",

- Ma konto np. 21 "Rozrachunki z dostawcami", konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń", konto 24 "Pozostałe rozrachunki"

oraz równolegle

- Wn odpowiednie konto zespołu 5,

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów",

c) rozliczenie kosztów pokrytych rezerwą - do wysokości rezerwy

- Wn konto 64-1 "Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów",

- Ma odpowiednie konto zespołu 5.

Przykład

Założenia

Jednostka w czerwcu 2018 r. dokupiła do maszyny produkcyjnej stanowiącej środek trwały przedłużenie gwarancji na 5 lat łącznie z serwisem gwarancyjnym, na kwotę brutto 22.140 zł (w tym VAT 4.140 zł).
Z polityki rachunkowości jednostki wynika, że koszty przeznaczone do rozliczenia w czasie księguje bezpośrednio z dokumentów źródłowych na koncie 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów". Kwota kosztu rozliczonego w czasie jest dla jednostki istotna i dlatego rozliczana jest co miesiąc.

Dekretacja

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. Faktura dokumentująca zakup przedłużenia gwarancji wraz z serwisem gwarancyjnym:
a) wartość brutto faktury	22.140 zł	30	21
b) VAT naliczony podlegający odliczeniu	4.140 zł	22-2	30
c) zaliczenie wartości netto faktury do rozliczenia w czasie	18.000 zł	64-0	30
2. PK - miesięczny odpis czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów w ciężar kosztów działalności: (18.000 zł : 60 m-cy)	300 zł	40	64-0