Jak rozliczyć zakup usługi serwisowej, obejmującej dwa lata obrotowe?

W marcu 2022 r. zakupiliśmy usługę serwisową, polegającą na dokonywaniu przeglądów i konserwacji maszyn produkcyjnych. Faktura zakupu, dotycząca tej usługi, obejmuje okres od marca 2022 r. do lutego 2023 r. Koszt usługi nie zwiększy wartości początkowej maszyn, tylko zostanie odniesiony do kosztów działalności operacyjnej. Czy należy rozliczać go w czasie?

Co do zasady koszty dotyczące przyszłych okresów sprawozdawczych rozlicza się w księgach rachunkowych, na mocy art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości, jako czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów. Jeżeli jednak koszty te nie są dla jednostki istotne, to można, na podstawie art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości, zastosować uproszczenie i ująć je w roku, którego dotyczą, bez przypisywania właściwych kwot do poszczególnych miesięcy.

Wydatek poniesiony na zakup usługi serwisowej (tu: polegającej na dokonywaniu przeglądów i konserwacji maszyn przez jednostkę zewnętrzną), jeśli nie zwiększa wartości początkowej środka trwałego, zalicza się do kosztów podstawowej działalności operacyjnej. W myśl zasady memoriału i współmierności przychodów i kosztów, o których mowa w art. 6 ustawy o rachunkowości, w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obowiązujące ją koszty związane z tymi przychodami, dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu zapłaty. Dla zapewnienia współmierności przychodów i kosztów, do aktywów danego okresu sprawozdawczego zalicza się przypadające na ten okres koszty, które jeszcze nie zostały poniesione. Z pytania wynika, że koszt usługi dotyczy kolejnych 12 miesięcy na przestrzeni dwóch lat obrotowych, czyli odnosi się do kolejnych okresów sprawozdawczych. Jeżeli koszty dotyczą kolejnych okresów sprawozdawczych, to jednostki, na mocy art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości, dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, czyli aktywują koszty za pośrednictwem konta 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów". Czas rozliczania kosztów powinien pokrywać się z okresem wynikającym z otrzymanych dokumentów źródłowych (tu: z faktury zakupu usługi). Odpisy czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów mogą następować stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń (por. art. 39 ust. 3 ww. ustawy).

Jeżeli koszty usługi serwisowej stanowią dla jednostki istotną wartość, to jednostka powinna rozliczać je w czasie co miesiąc. Natomiast jeżeli koszty te nie są dla jednostki istotne, czyli nie mają znaczącego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej, finansowej i na wynik finansowy, to może ona, na mocy art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości, zastosować uproszczenie i koszty te rozliczać w czasie w kwotach odnoszących się do danego roku obrotowego. Stosując to uproszczenie jednostka, o której mowa w pytaniu, kwotę dotyczącą 2022 r. odniesie jednorazowo w koszty tego roku, a kwotę dotyczącą następnego roku - jednorazowo w styczniu 2023 r. (lub w pierwszym miesiącu kolejnego roku obrotowego, jeżeli rok obrotowy jest inny niż rok kalendarzowy). Innym uproszczeniem stosowanym w praktyce dla celów bilansowych w odniesieniu do kosztów podlegających rozliczeniu w czasie jest jednorazowe odpisanie w koszty całego wydatku w momencie jego poniesienia. Jednak naszym zdaniem można je stosować tylko w wyjątkowych sytuacjach przy bardzo małej istotności kosztu.