Jak księgować dopłaty do wyjazdów dzieci pracowników na "zieloną szkołę"?

Jeżeli pracodawca tworzy zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS), to dopłaty do wyjazdu dzieci pracowników w ramach "zielonej szkoły" mogą być przyznane ze środków tego funduszu. W świetle art. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2191 ze zm.), dalej zwanej ustawą o ZFŚS, zakładowy fundusz świadczeń socjalnych przeznaczony jest na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z tego funduszu, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego. Za działalność socjalną - stosownie do art. 2 pkt 1 tej ustawy - uważa się m.in. usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku. Do różnych form wypoczynku zalicza się na ogół wyjazdy urlopowe pracowników czy tzw. wczasy pod gruszą, a w odniesieniu do dzieci pracowników i innych osób uprawnionych, przez wypoczynek w większości przypadków rozumie się wyjazdy zorganizowane w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, a także wyjazdy organizowane w ramach "zielonej szkoły". Chociaż "zielone szkoły" są organizowane w sposób nieco odmienny niż klasyczne kolonie czy wyjazdy turystyczne (wypoczynek i rekreacja są w nich połączone z nauką), jednak nie odbiera to im charakteru wypoczynkowego i mogą zostać sfinansowane z ZFŚS. Co istotne, zasady i warunki dofinansowania różnych form wypoczynku dzieci, w tym wyjazdów na "zieloną szkołę", powinien określać regulamin ZFŚS. Wysokość dopłat do "zielonej szkoły" finansowanych z ZFŚS musi też uwzględniać sytuację życiową, rodzinną i materialną pracowników (por. art. 8 ustawy o ZFŚS). Poniesienie przez pracowników wydatków związanych z wypoczynkiem dziecka musi być potwierdzone stosownym dokumentem (fakturą, rachunkiem, dowodem wpłaty itp.).

Przykładowy wzór regulaminu ZFŚS dostępny jest w serwisie www.druki.gofin.pl

W sytuacji gdy pracodawca nie tworzy ZFŚS, może przyznać dopłaty do wypoczynku małoletnich dzieci pracowników zorganizowanego w formie "zielonej szkoły", finansując to świadczenie ze środków obrotowych. W takim przypadku nie jest konieczne różnicowanie wielkości pomocy w zależności od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracowników.

Otrzymanie przez pracownika dofinansowania kosztów wypoczynku małoletniego dziecka jest świadczeniem pieniężnym skutkującym u pracownika powstaniem przychodu ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 updof. Jednocześnie to czy przychód ten podlega opodatkowaniu, czy też korzysta ze zwolnienia od podatku, zależy od wielu czynników, m.in. od tego z jakich środków i w jakiej wysokości pracodawca dofinansował wypoczynek małoletnich dzieci pracowników.

Dla dopłat do wypoczynku dzieci i młodzieży do lat 18 ustawodawca przewidział w art. 21 ust. 1 pkt 78 updof zwolnienie od podatku. Przy czym, aby skorzystanie z tego zwolnienia było możliwe, konieczne jest spełnienie kilku warunków. W świetle tego przepisu, wolne od podatku dochodowego są dopłaty do wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu - dzieci i młodzieży do lat 18:

• z funduszu socjalnego, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra - niezależnie od ich wysokości,
   
• z innych źródeł (np. ze środków obrotowych) - do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2.000 zł.
  
  

Zasadniczo przychody pracownika ze stosunku pracy stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Niekiedy jednak mogą być one wyłączone z oskładkowania. Tak jest w przypadku świadczeń finansowanych ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFŚS. Wynika to z § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2017 r. poz. 1949) oraz z art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1938 ze zm.). Tym samym dofinansowanie z ZFŚS do wypoczynku dzieci pracowników zorganizowanego w formie np. "zielonej szkoły" nie podlega oskładkowaniu.

Natomiast od wartości dofinansowania udzielonego ze środków obrotowych pracodawca nalicza pracownikom zarówno składki na ubezpieczenia społeczne, jak i składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Świadczenia dla pracowników sfinansowane ze środków obrotowych firmy nie zostały bowiem wyłączone z podstawy wymiaru składek. Jak już wspominaliśmy wyżej, takie dopłaty mogą być jednak zwolnione z opodatkowania do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2.000 zł, jeśli spełnione są warunki określone w art. 21 ust. 1 pkt 78 lit. b) updof. W takim przypadku ustalając zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych pracodawca powinien pamiętać, że:

1) nie podlegają odliczeniu od dochodu składki na ubezpieczenia społeczne potrącone przez pracodawcę ze środków pracownika, których podstawę wymiaru stanowi dochód (przychód) zwolniony od podatku na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (por. art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b updof),

2) podatek nie podlega obniżeniu o kwotę pobranej przez pracodawcę składki na ubezpieczenie zdrowotne, której podstawę wymiaru stanowi dochód (przychód) zwolniony od podatku na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (por. art. 27b ust. 1 pkt 1 lit. b updof).

Jeśli pracodawca dofinansuje wypoczynek małoletnich dzieci pracowników (w tym zorganizowany w formie "zielonej szkoły") ze środków ZFŚS, to wydatek taki powinien zaksięgować za pośrednictwem konta 85-0 "Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych".

Przykład

I. Założenia:

1. Pracownik przedłożył pracodawcy rachunek na kwotę: 900 zł za pobyt swojego 11-letniego dziecka na "zielonej szkole". Wyjazd zorganizowany został przez podmiot prowadzący działalność w tym zakresie. Pracownikowi przysługuje dofinansowanie z ZFŚS w wysokości 50% wartości poniesionych na ten wyjazd kosztów, tj. kwota: 900 zł × 50% = 450 zł.
    
2. Dofinansowanie wypoczynku w formie "zielonej szkoły" małoletnich dzieci ze środków ZFŚS nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym oraz składkom na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.
    
3. Pracodawca wypłacił pracownikowi całą kwotę dofinansowania, czyli: 450 zł, przelewem na konto pracownika z rachunku bankowego ZFŚS.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

W przypadku dofinansowania do "zielonej szkoły" wypłacanego ze środków obrotowych pracodawcy, jego wartość księguje się w ciężar kosztów działalności operacyjnej. Ujmuje się je na koncie 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia" lub na odpowiednim koncie zespołu 5, ponieważ świadczenie to ma charakter świadczenia na rzecz pracowników.

Przykład

I. Założenia:

1. Pracodawca nie tworzy ZFŚS, ale dofinansowuje ze środków obrotowych zorganizowany wypoczynek dla dzieci pracowników, które nie ukończyły 18 roku życia.
    
2. W czerwcu 2018 r. pracownik "X" osiągnął przychód ze stosunku pracy w kwocie: 4.500 zł, na który składało się wynagrodzenie za czerwiec w kwocie: 3.600 zł oraz dofinansowanie ze środków obrotowych kosztów pobytu na "zielonej szkole" jego 10-letniej córki w kwocie: 900 zł. Dofinansowanie to korzysta ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 78 updof. W całości natomiast jest oskładkowane.
    
3. Pracownikowi "X" przysługują koszty uzyskania przychodów w wysokości: 111,25 zł oraz kwota zmniejszająca podatek w wysokości: 46,33 zł.
    
4. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów działalności operacyjnej tylko w układzie rodzajowym.
    
5. Rozliczenie podatkowo-składkowe będzie przebiegać następująco:

II. Dekretacja:

III. Księgowania: