A A A

Gazeta Podatkowa nr 80 (1746) z dnia 5.10.2020

Wydatki dotyczące telefonów komórkowych w księgach rachunkowych

Telefon komórkowy może stanowić środek trwały w firmie. Często jednak ze względu na niską wartość początkową i uproszczenia przyjęte w zasadach (polityce) rachunkowości jest odpisywany po zakupie bezpośrednio w koszty. Jak ujmować w księgach rachunkowych koszty nabycia i wykorzystywania w działalności gospodarczej takiego telefonu?

Zakup telefonu komórkowego na cele prowadzonej działalności

Jeżeli nabyty telefon komórkowy spełnia definicję środka trwałego, określoną w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości (m.in. przewidywany okres jego ekonomicznej użyteczności w jednostce jest dłuższy niż rok), może zostać ujęty w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Cena nabycia stanowiąca wartość początkową telefonu może być niewielka, jednak nie stanowi to przeszkody do uznania składnika majątku za środek trwały w myśl ustawy o rachunkowości. Telefon stanowiący środek trwały wprowadza się do ksiąg rachunkowych zapisami:

a) wartość netto zakupu

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",

b) VAT naliczony podlegający odliczeniu

- Wn konto 22-2 "VAT naliczony i jego rozliczenie",

c) wartość zobowiązania

- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki",

d) ujęcie w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych

- Wn konto 01 "Środki trwałe",

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Od środków trwałych dokonuje się odpisów amortyzacyjnych - sukcesywnie lub jednorazowo (w przypadku środków trwałych o niskiej jednostkowej wartości początkowej - por. art. 32 ust. 6 ustawy o rachunkowości).

W zasadach (polityce) rachunkowości jednostki mogą przyjmować uproszczenia ewidencji księgowej, jeśli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego (art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości). W ramach takich uproszczeń jednostki często decydują, że składniki majątku o nieistotnej wartości początkowej przeznaczone do wykorzystywania w działalności gospodarczej przez okres dłuższy niż rok, kompletne i zdatne do użytku, nie będą zaliczane do środków trwałych, tylko odnoszone bezpośrednio w koszty zużycia materiałów. Poziom istotności jednostka wyznacza we własnym zakresie. W przypadku gdy telefon komórkowy ze względu na niską wartość został zgodnie z zapisami polityki rachunkowości odniesiony w koszty, w ewidencji księgowej wygląda to następująco:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Zużycie materiałów i energii),

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu"

oraz równolegle

- Wn konto zespołu 5,

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Dla celów kontrolnych jednostka może niskocenne składniki majątku odpisane bezpośrednio w koszty obejmować ewidencją pozabilansową. Ewidencja ta może być prowadzona ilościowo w sposób umożliwiający identyfikację zarówno tych składników, jak i pracowników, którym je przekazano i którzy są odpowiedzialni za ich prawidłowe wykorzystywanie.

Warto dodać, że zakup telefonu na raty nie powoduje innej jego kwalifikacji w księgach rachunkowych. Cenę nabycia telefonu wynikającą z umowy należy ująć na ogólnych zasadach (jako wartość początkową środka trwałego lub koszt), przy czym przez okres dokonywania spłat rat na koncie rozrachunkowym ze sprzedawcą będzie figurowało nierozliczone saldo zobowiązania wobec kontrahenta (po stronie Ma konta 24).

Koszty usług telekomunikacyjnych przy telefonie na abonament

Zasadniczo koszty należy ujmować w księgach rachunkowych w tym okresie (miesiącu), którego dotyczą. Wynika to z zasady memoriału określonej w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zalicza się m.in. koszty dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione (art. 6 ust. 2 ustawy o rachunkowości).

W przypadku gdy jednostka zawarła umowę o świadczenie usług telekomunikacyjnych w ramach oferty abonamentowej, zakładającej pewien limit darmowych usług, może się zdarzyć, że faktura za dany miesiąc będzie zawierała opłatę abonamentową oraz opłatę za wykonane rozmowy i inne usługi telekomunikacyjne przekraczające limit abonamentowy. Wtedy realizując ściśle zasadę memoriału i współmierności, należałoby księgować koszt usług telekomunikacyjnych wynikających z otrzymanej faktury w miesiącu, w którym zostały wykonane, a koszt abonamentu na następny miesiąc - w tym następnym miesiącu. Rzecz dodatkowo się komplikuje, jeśli okresy rozliczeniowe wynikające z faktury obejmują przełom miesięcy, np. rozmowy i inne usługi telekomunikacyjne za okres od 20.08.2020 r. do 19.09.2020 r. i abonament za okres od 20.09.2020 r. do 19.10.2020 r. Ponieważ koszty usług telekomunikacyjnych nie stanowią zazwyczaj istotnych kwot, w ramach uproszczeń jednostki mogą przyjąć, że przyporządkowuje się je do miesięcy, których w przeważającej części dotyczą (bez rozliczania proporcjonalnie do dni, które obejmują). W zapisach księgowych wyglądać to może następująco:

a) wartość netto wynikająca z otrzymanej faktury

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",

b) VAT naliczony podlegający odliczeniu

- Wn konto 22-2 "VAT naliczony i jego rozliczenie",

c) wartość brutto

- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",

d) łączna wartość netto abonamentu oraz kosztów rozmów i innych usług telekomunikacyjnych

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Usługi obce),

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",

e) rozliczenie kosztów rozmów i innych usług telekomunikacyjnych za dany miesiąc

- Wn konto zespołu 5,

- Ma konto 49 "Rozliczenie koszów",

f) rozliczenie kosztu abonamentu dotyczącego następnego miesiąca

- Wn konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów",

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

W takiej sytuacji koszt abonamentu byłby przeksięgowywany w miesiącu, którego dotyczy, zapisem: Wn konto zespołu 5, Ma konto 64-0.

Jednak takie precyzyjne rozliczanie kosztów usług telekomunikacyjnych na koszty abonamentu i koszty rozmów oraz pozostałych usług telekomunikacyjnych nie jest potrzebne. Najczęściej, jak już wskazano, nie są to kwoty istotne, a ich szczegółowe przyporządkowywanie do konkretnych okresów komplikuje pracę księgowych. Dlatego w ramach uproszczeń można w zasadach (polityce) rachunkowości jednostki zapisać, że koszty dotyczące usług telekomunikacyjnych w całości, tj. opłaty za abonament oraz rozmowy i inne usługi telekomunikacyjne, będą ujmowane w księgach miesiąca, w którym zrealizowano te usługi (przykład). Oczywiście jeśli faktura dokumentująca te koszty wpłynie do jednostki przed zamknięciem tego miesiąca. W przeciwnym razie musiałaby zostać ujęta w księgach pierwszego następującego po nim niezamkniętego miesiąca (w zależności od daty wpływu).

W przypadku kosztów abonamentu i usług telekomunikacyjnych dotyczących 2 lat obrotowych zalecane jest jednak rozliczenie ich proporcjonalnie do lat, których dotyczą (postępując ściśle według zasady memoriału i współmierności).

Należy zauważyć, że w obecnych czasach problem odrębnych kosztów abonamentu i rozmów czy innych usług telekomunikacyjnych może nie wystąpić, gdyż umowa z firmą telekomunikacyjną może ustalać stałą kwotę opłat abonamentowych, w ramach której można wykonywać rozmowy i korzystać z innych usług telekomunikacyjnych bez żadnych limitów.

Koszty usług telekomunikacyjnych przy telefonie na kartę

W sytuacji gdy jednostka posiada telefon komórkowy na kartę (w ofercie bezabonamentowej), wydatki na zakup doładowań zasilających konto, z którego środki wykorzystywane są na realizację usług telekomunikacyjnych, księguje w miesiącu ich poniesienia. Fakturę dokumentującą zakupione w danym miesiącu doładowania można ująć w księgach tego miesiąca zapisami:

a) wartość netto wynikająca z otrzymanej faktury

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",

b) VAT naliczony podlegający odliczeniu

- Wn konto 22-2 "VAT naliczony i jego rozliczenie",

c) wartość brutto

- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",

d) wartość netto z faktury

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Usługi obce),

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu"

oraz równolegle

- Wn konto zespołu 5,

- Ma konto 49 "Rozliczenie koszów".

Gdy pracownik korzysta ze służbowej komórki do celów prywatnych

Jeśli pracownik wykorzystuje do rozmów prywatnych służbowy telefon komórkowy i pracodawca obciąża go z tego tytułu ustaloną kwotą, dla celów VAT przyjmuje się, że pracodawca odsprzedaje usługę. Zazwyczaj taką odsprzedaż usługi dokumentuje się za pomocą faktury (tzw. refaktury), jednak w przypadku sprzedaży dokonywanej na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej podatnik nie ma obowiązku wystawiać faktury - może wystawić inny dokument. W księgach rachunkowych przychód z tytułu obciążenia pracownika częścią kosztów usług telekomunikacyjnych kwalifikuje się do przychodów z pozostałej działalności operacyjnej. Księguje się to zapisami:

a) wartość brutto odsprzedawanej pracownikowi usługi

- Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami",

b) kwota VAT należnego

- Ma konto 22-1 "Rozrachunki z tytułu VAT należnego",

c) wartość netto usługi

- Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne".

Przykład

Założenia

Jednostka 2 października 2020 r. otrzymała wystawioną w dniu 28 września 2020 r. fakturę za usługi telekomunikacyjne w kwocie 4.305 zł (w tym VAT 805 zł). Na fakturze wyszczególniono następujące kwoty netto:

a) abonament za okres od 28 września 2020 r. do 27 października 2020 r.: 2.500 zł,

b) połączenia telefoniczne i internetowe za okres od 28 sierpnia 2020 r. do 27 września 2020 r.: 1.000 zł.

Zgodnie z zasadami (polityką) rachunkowości, w ramach uproszczeń ewidencji, koszty mediów obejmujące przełom miesiąca księgowane są do tego miesiąca, którego dotyczą w przeważającej części. Ponadto koszty usług telekomunikacyjnych księgowane są do miesiąca, w którym zostały wykonane połączenia telefoniczne i internetowe.
Jednostka rozlicza koszty działalności operacyjnej tylko w układzie rodzajowym.

Dekretacja we wrześniu 2020 r.

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. Faktura za usługi telekomunikacyjne:
a) wartość brutto	4.305 zł	30	21
b) VAT naliczony podlegający odliczeniu w październiku 2020 r.	805 zł	22-2	30
c) koszty abonamentu, rozmów i przesyłania danych za wrzesień 2020 r.	3.500 zł	40	30