Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 24 (504) z dnia 20.12.2019

Pożyczka udzielona pracownikowi na cele mieszkaniowe ze środków ZFŚS

W jaki sposób jednostka powinna ujmować w księgach rachunkowych udzielanie i spłatę pożyczek na cele mieszkaniowe z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych? W jakiej pozycji bilansu sporządzanego według załącznika nr 5 do ustawy o rachunkowości należy wykazać udzielone pożyczki?

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS) tworzony jest przez pracodawców na podstawie ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1352 ze zm.), dalej zwanej ustawą o ZFŚS. Środki funduszu przeznaczone są na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z ZFŚS, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego. W myśl ustawy o ZFŚS działalność socjalna polega m.in. na udzielaniu pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową. Osobami uprawnionymi do korzystania z ZFŚS są pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści - byli pracownicy i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał, w regulaminie, o którym mowa w art. 8 ust. 2 ustawy o ZFŚS, prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z ZFŚS. Należy pamiętać, że przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z tego funduszu.

W księgach rachunkowych udzielenie pożyczki z ZFŚS ujmuje się po stronie Wn konta 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konto imienne pracownika) w korespondencji z rachunkiem bankowym wyodrębnionych środków ZFŚS. Kwoty pożyczki z ZFŚS nie ujmuje się na koncie 85-0 "Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych", gdyż kwota pożyczki nie zmniejsza tego funduszu. Operacja ta powoduje wyłącznie zmianę składników aktywów jednostki. Z chwilą wypłaty pożyczki środki pieniężne zgromadzone na wyodrębnionym rachunku bankowym ZFŚS przekształcają się w należności od pracownika (zobowiązanie pracownika wobec funduszu - saldo Wn konta 23-4). Z kolei spłata rat pożyczki przez pracownika powoduje zwiększenie stanu środków na rachunku bankowym ZFŚS i zmniejszenie należności od pracownika. Spłata pożyczki przez pracownika może również odbywać się w formie potrącania poszczególnych rat z wynagrodzenia pracownika (za jego zgodą wyrażoną na piśmie). Jeżeli spłata raty pożyczki wraz z odsetkami następuje poprzez potrącenie z wynagrodzenia pracownika albo przez wpłatę raty pożyczki na rachunek bieżący lub do kasy jednostki, należy dokonać refundacji środków z rachunku bieżącego na rachunek bankowy ZFŚS. Warto zaznaczyć, iż wpływy z oprocentowania pożyczek udzielonych na cele mieszkaniowe - w myśl art. 7 ust. 1 pkt 5 ustawy o ZFŚS - zwiększają środki ZFŚS. W przypadku zatem, gdy pożyczka udzielona pracownikowi z ZFŚS jest oprocentowana, naliczenie odsetek od pożyczki księguje się na uznanie konta 85-0 w korespondencji z kontem 23-4.

Pozostałe na dzień bilansowy saldo należności od pracowników z tytułu niespłaconych pożyczek z ZFŚS (saldo Wn konta 23-4) inwentaryzuje się metodą weryfikacji. Polega ona na tym, że porównuje się dane ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikuje (uzgadnia) wartości tych składników (por. art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości). Przeprowadzenie weryfikacji sald dokumentuje się protokołem weryfikacji. Pracownikom, w celach informacyjnych, można przekazać wydruk stanu ich kont na dzień bilansowy. W bilansie saldo konta 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konto imienne pracownika), dotyczące udzielonej pożyczki z ZFŚS, wykazuje się, tak jak w przypadku pożyczki udzielonej ze środków obrotowych (patrz pkt 1 niniejszego artykułu), jako należności krótkoterminowe, w pozycji uzależnionej od załącznika do ustawy o rachunkowości, według którego jednostka sporządza sprawozdanie finansowe.

Przykład

I. Założenia:

1. Pracownik spółki wystąpił z wnioskiem o udzielenie mu pożyczki na cele mieszkaniowe ze środków ZFŚS, w wysokości: 6.000 zł. We wrześniu 2019 r., po przeanalizowaniu przez spółkę sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika, spółka przyznała mu powyższe świadczenie.
    
2. Pożyczka spłacana jest w równych miesięcznych ratach wraz z należnymi odsetkami na rachunek bieżący spółki. W październiku 2019 r. pracownik zapłacił pierwszą ratę w wysokości: 500 zł plus odsetki w wysokości: 20 zł. Dla uproszczenia w przykładzie przedstawiono łączną spłatę raty wraz z odsetkami za 3 miesiące (tj. październik, listopad i grudzień 2019 r.).
    
3. Spółka sporządza sprawozdanie finansowe według załącznika nr 5 do ustawy o rachunkowości.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

IV. Prezentacja udzielonej pożyczki w sprawozdaniu finansowym:

Spółka wykaże wartość pozostałej do spłaty pożyczki w wysokości: 4.500 zł w aktywach bilansu sporządzonego na 31 grudnia 2019 r., według załącznika nr 5 do ustawy o rachunkowości, w pozycji B.II. "Należności krótkoterminowe".