Gazeta Podatkowa nr 45 (1816) z dnia 7.06.2021

Ewidencja księgowa wpłat do PPK

Jednostki obowiązane do dokonywania wpłat do PPK księgują te wpłaty w miesiącu, którego one dotyczą. Wpłatę w części finansowanej przez pracodawcę ujmuje się w kosztach działalności operacyjnej, a w części finansowanej przez pracownika (uczestnika PPK) potrąca z jego wynagrodzenia. Nieuregulowane przepisami rozwiązania ewidencyjne stosowane w tym zakresie w jednostkach należy opisać w zasadach (polityce) rachunkowości.

Zasady dokonywania wpłat do PPK

Z przepisów ustawy o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1342) wynika, że wpłaty do PPK są finansowane zarówno przez podmiot zatrudniający, jak i przez uczestnika PPK. Wysokość wpłat podstawowych i wpłat dodatkowych określa się procentowo od wynagrodzenia uczestnika PPK. Przy czym na potrzeby tej ustawy przez wynagrodzenie rozumie się podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe uczestnika PPK, o której mowa w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 423 ze zm.), bez stosowania ograniczenia, o którym mowa w art. 19 ust. 1 tej ustawy, oraz z wyłączeniem podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopie wychowawczym oraz pobierających zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego.

Wpłata podstawowa finansowana przez podmiot zatrudniający wynosi 1,5% wynagrodzenia, a finansowana przez uczestnika PPK wynosi zasadniczo 2% wynagrodzenia (z zastrzeżeniem art. 27 ust. 2 ustawy o PPK). Podmiot zatrudniający i uczestnik PPK mogą zadeklarować finansowanie wpłat dodatkowych - ten pierwszy w wysokości do 2,5% wynagrodzenia, ten drugi do 2% wynagrodzenia.

Podmiot zatrudniający jest obowiązany do obliczenia i dokonania wpłat finansowanych przez ten podmiot do wybranej instytucji finansowej oraz do obliczenia, pobrania od uczestnika PPK i dokonania wpłat finansowanych przez uczestnika PPK do wybranej instytucji finansowej. Obliczenia i pobrania powinny być dokonane w terminie wypłaty wynagrodzenia przez podmiot zatrudniający. Wpłaty dokonywane są w terminie do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane (art. 28 ust. 2-4 ustawy o PPK).

Wzory przydatnych dokumentów związanych z PPK dostępne są w serwisie druki.gofin.pl, w dziale Prawo pracy.

Ujęcie w księgach rachunkowych

Wpłaty w ramach PPK w części finansowanej przez podmiot zatrudniający księguje się na koncie kosztów podstawowej działalności operacyjnej 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia" i/lub na odpowiednim koncie zespołu 5, w korespondencji z kontem rozrachunkowym. Zapis księgowy dotyczący naliczenia wpłaty na PPK w części finansowanej przez podmiot zatrudniający może więc wyglądać następująco:

- Wn konto 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia",

- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Instytucja finansowa zarządzająca i prowadząca PPK lub Wpłaty do PPK)

oraz równolegle

- Wn odpowiednie konto zespołu 5,

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Na koncie w zespole 4 można wprowadzić dodatkową analitykę dotyczącą wpłat na PPK. W takim przypadku trzeba by było to odnotować w zakładowym planie kont stanowiącym element zasad (polityki) rachunkowości jednostki. Tam też można wskazać nazwę konta rozrachunkowego założonego dla wpłat do PPK dokonywanych na rachunek instytucji finansowej zarządzającej i prowadzącej PPK.

Koszt z tytułu wpłat do PPK w części finansowanej przez podmiot zatrudniający ewidencjonuje się zgodnie z obowiązującą w rachunkowości zasadą memoriału, co oznacza, że powinien być on ujęty w księgach rachunkowych w okresie, którego dotyczy, niezależnie od momentu przekazania wpłaty do instytucji finansowej (por. art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Stosując tę zasadę, przykładowo wpłatę na PPK dotyczącą wynagrodzeń za maj br. należy zaksięgować w kosztach maja.

Ewidencja potrącenia wpłaty do PPK za dany miesiąc z wynagrodzenia uczestnika PPK za ten miesiąc może zostać ujęta zapisem:

- Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",

- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Instytucja finansowa zarządzająca i prowadząca PPK lub Wpłaty do PPK).

Wpłaty finansowane przez uczestnika PPK są potrącane z wynagrodzenia po jego opodatkowaniu (art. 27 ust. 9 ustawy o PPK).

Wpłata do instytucji finansowej prowadzącej PPK, która jest dokonywana w terminie do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym została obliczona i pobrana, może być natomiast księgowana na podstawie wyciągu bankowego następująco:

- Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Instytucja finansowa zarządzająca i prowadząca PPK lub Wpłaty do PPK),

- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący".

PPK w sprawozdaniu finansowym

Zarachowane za grudzień danego roku wpłaty do PPK od wynagrodzeń wypłacanych do końca miesiąca, pokrywane zarówno przez pracowników, jak i pracodawcę, figurujące na dzień bilansowy 31 grudnia tego roku po stronie Ma konta 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Instytucja finansowa zarządzająca i prowadząca PPK lub Wpłaty na PPK), należy zaprezentować w bilansie sporządzanym według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości w pasywach w pozycji B.III.3 lit. i) "Inne zobowiązania krótkoterminowe".

Z kolei w sytuacji gdy jednostka wypłaca wynagrodzenia za dany miesiąc 10. dnia następnego miesiąca, wtedy naliczone wpłaty do PPK (ujęte w kosztach i potrącone z wynagrodzenia pracownika) za grudzień danego roku nie będą stanowiły na dzień 31 grudnia tego roku wymagalnego zobowiązania wobec instytucji finansowej. Powinny więc być zasadniczo wykazane w pasywach bilansu sporządzonego na dzień 31 grudnia danego roku według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości w pozycji B.IV.2 "Inne rozliczenia międzyokresowe - krótkoterminowe" lub B.I.3 jako "Pozostałe rezerwy - krótkoterminowe". Jednakże jeśli nie zniekształci to obrazu sytuacji finansowej jednostki, a przyjęta zasada będzie stosowana w sposób ciągły, to zobowiązanie wobec instytucji finansowej z tytułu wpłat do PPK można wykazać w pasywach bilansu w pozycji B.III.3 lit. i) "Inne zobowiązania krótkoterminowe". Rozwiązanie stosowane przez jednostkę w tej kwestii powinno zostać zapisane w zasadach (polityce) rachunkowości.

Przychód pracownika do opodatkowania

W miesiącu, w którym podmiot zatrudniający dokonuje wpłat na rachunek pracownika w PPK, pracownik uzyskuje przychód ze stosunku pracy w wysokości kwoty wpłaty do PPK pokrytej przez zatrudniającego. Tak wynika z pisma Ministerstwa Finansów z dnia 1 lipca 2019 r. stanowiącego odpowiedź na pytanie naszego Wydawnictwa. Jak czytamy w tym piśmie: "(...) samo obliczenie przez podmiot zatrudniający finansowanej przez niego kwoty do wpłaty na PPK, nie wywołuje skutku dla podatnika w postaci powstania przychodu. Przychód dla podatnika - uczestnika PPK z tytułu wpłaty na PPK środków finansowanych przez podmiot zatrudniający powstaje dopiero w momencie dokonania wpłaty tych środków do wybranej instytucji finansowej (...)".

Warto zaznaczyć, że przychód pracownika w wysokości kwoty wpłaty do PPK pokrytej przez zatrudniającego podlegający opodatkowaniu nie podlega oskładkowaniu. Jak bowiem wynika z art. 26 ust. 5 ustawy o PPK, wpłaty finansowane przez podmiot zatrudniający nie są wliczane do wynagrodzenia stanowiącego podstawę ustalenia wysokości obowiązkowych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Koszty podatkowe pracodawcy

Wpłaty dokonywane do PPK w części finansowanej przez podmiot zatrudniający stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są one należne (tj. miesiącu, za który należne jest wynagrodzenie pracownika - uczestnika PPK), pod warunkiem, że zostaną opłacone w terminie wynikającym z przepisów ustawy o PPK. W razie uchybienia temu terminowi, wpłaty te będą stanowiły koszty podatkowe w miesiącu ich dokonania. Wynika to z art. 22 ust. 1ba, ust. 6bc i art. 23 ust. 1 pkt 55aa ustawy o pdof (Dz. U. z 2020 r. poz. 1426 ze zm.) oraz art. 15 ust. 1da, ust. 4ga i art. 16 ust. 1 pkt 57aa ustawy o pdop (Dz. U. z 2020 r. poz. 1406 ze zm.). W księgach rachunkowych naliczone wpłaty, które nie mogą zostać ujęte w kosztach podatkowych danego miesiąca, można ewidencjonować w ewidencji analitycznej do konta kosztów jako NKUP. W dacie zapłaty powinno wtedy nastąpić przeksięgowanie z tego konta na konto kosztów uwzględnianych podatkowo.

Nie będą jednak stanowiły kosztów uzyskania przychodów wpłaty dokonywane do PPK od nagród i premii wypłaconych z dochodu po opodatkowaniu podatkiem dochodowym (art. 23 ust. 1 pkt 37a ustawy o pdof oraz art. 16 ust. 1 pkt 40a ustawy o pdop).

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217)