Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 17 (305) z dnia 1.09.2011

Ogólne zasady ewidencji kosztów rozliczanych w czasie

Jak ujmuje się w księgach rachunkowych koszty rozliczane w czasie w jednostce prowadzącej konta zespołu 4 i 5?

Jeżeli koszty dotyczą przyszłych okresów sprawozdawczych, to jednostki dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów (por. art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Odpisy czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów mogą następować stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń. Czas i sposób rozliczenia powinien być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów, z zachowaniem zasady ostrożności (zob. art. 39 ust. 3 ustawy o rachunkowości).

Do kosztów, które najczęściej rozlicza się w czasie zalicza się, m.in.:

• ubezpieczenia komunikacyjne i majątkowe,
   

• koszty opłacane z góry za cały okres trwania umowy, np. czynsz, energia,
   

• koszty prenumeraty czasopism,
   

• koszty remontów środków trwałych (kapitalnych i średnich, nie zaś remontów bieżących i napraw),
   

• koszty zakupu materiałów i towarów przypadające na zapasy materiałów i towarów,
   

• opłaty ponoszone przy umowach leasingu operacyjnego, tzn. opłata za zawarcie umowy oraz opłata wstępną.

Przepisy ustawy o rachunkowości nie określają szczegółowo zasad ewidencji księgowej czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Oznacza to, że jednostki mogą samodzielnie ustalać sposób ich ewidencji. Ważne jest przy tym, aby przyjęte sposoby ewidencji księgowej nie naruszały podstawowych zasad rachunkowości.

Przypomnijmy, że zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości jednostki są zobowiązane stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. W odniesieniu do rozliczeń międzyokresowych kosztów jednostki powinny również uwzględnić rachunkową zasadę memoriału oraz współmierności kosztów i przychodów opisaną w art. 6 ustawy. Zgodnie z zasadą memoriału, w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Natomiast dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów danego okresu sprawozdawczego powinny być zaliczane koszty dotyczące przyszłych okresów.

Najczęściej, w jednostkach prowadzących ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 oraz równolegle na kontach zespołu 5, koszty przewidziane do rozliczenia w czasie (czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów) są ujmowane na koncie 40 w pełnej kwocie poniesionych kosztów, zapisem:
 

równolegle dokonuje się księgowania:
 

Następnie odpowiednią część kosztów przypadającą na bieżący okres sprawozdawczy księguje się zapisem:
 

Przykład

Roczna polisa ubezpieczenia OC biura rachunkowego 
i rozliczenie kosztów ubezpieczenia w czasie

I. Założenia:

1. Biuro rachunkowe prowadzące księgi rachunkowe wykupiło roczne obowiązkowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej (OC) na okres od 1 sierpnia 2011 r. do 31 lipca 2012 r.

2. Kwota ubezpieczenia według otrzymanej polisy ubezpieczeniowej wynosi: 6.000 zł.

3. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów w zespole 4 i 5.

II. Dekretacja:
 

III. Księgowania:

Jednostki - na podstawie art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości - mogą stosować uproszczenia w przyjętej przez siebie polityce rachunkowości pod warunkiem, że nie zniekształcają one jasnego i rzetelnego obrazu sytuacji majątkowej i finansowej jednostki oraz jej wyniku finansowego. W przypadku gdy np. kwota składki ubezpieczeniowej jest nieistotna w ocenie jednostki, można - stosując uproszczenie - odnieść taki wydatek bezpośrednio w koszty, pamiętając jednak, że jeżeli składka ubezpieczeniowa obejmuje dwa lata obrotowe, to należy je rozdzielić proporcjonalnie do tych lat.

Uproszczenie polegające na dokonywaniu jednorazowego odpisu kosztów może mieć zastosowanie w odniesieniu do wydatków pojedynczych i niewielkich. Jeżeli natomiast występuje większa ilość wydatków kwalifikujących się do rozliczenia w czasie z różnych tytułów, to mogą one łącznie stanowić kwoty, których odniesienie bezpośrednio w koszty, bez rozliczania w czasie, zniekształciłoby wynik finansowy jednostki.