Alternatywny sposób ewidencji kosztów rozliczanych w czasie

Czy prawidłowe jest księgowanie kosztów (dotyczących całego roku) w momencie otrzymania faktury tylko na konto 64-0, a dopiero w poszczególnych miesiącach na konta zespołu 4 i 5?

W praktyce księgowej stosowany jest alternatywny sposób ewidencji kosztów rozliczanych w czasie, który również można uznać za prawidłowy. Sposób ten polega na tym, że wydatki kwalifikujące się do rozliczenia w czasie na podstawie faktur, rachunków i innych dowodów księgowych odnoszone są bezpośrednio na konto 64-0, zapisem: Wn konto 64, Ma konto 21, pomijając księgowanie na kontach układu rodzajowego i koncie 49. Dopiero w kolejnym etapie na konta zespołu 4 i 5 zarachowuje się odpowiednie części wydatków dotyczące poszczególnych okresów sprawozdawczych.

Rozliczenie kosztów przy zastosowaniu tego sposobu w jednostce stosującej równocześnie konta zespołu 4 i 5 może przebiegać następująco:

1. Zaliczenie kosztów do rozliczenia w czasie na podstawie otrzymanych dowodów źródłowych (faktur, rachunków, polis ubezpieczeniowych):

- Wn konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów",
- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami" lub 24 "Pozostałe rozrachunki".

2. Odniesienie w koszty działalności operacyjnej tej części rozliczeń międzyokresowych kosztów, która dotyczy bieżącego miesiąca:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów",
- Ma konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów"

oraz księgowanie równoległe:

- Wn odpowiednie konto zespołu 5,
- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Uwaga: W jednostkach sporządzających rachunek zysków i strat w wersji porównawczej i stosujących wyżej opisany uproszczony sposób ewidencji księgowej czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, polegający na księgowaniu wydatków przewidzianych do rozliczania w czasie bezpośrednio na koncie 64-0, salda konta 64-0 nie uwzględnia się przy ustalaniu zmiany stanu produktów.

Przykład

Zakup rocznej prenumeraty prasy i jej rozliczenie w czasie przy zastosowaniu alternatywnego sposobu ewidencji

I. Założenia:

1. Spółka z o.o. wykupiła roczną prenumeratę prasy na okres od 1 września 2011 r. do 31 sierpnia 2012 r.

2. Roczny koszt prenumeraty, według otrzymanej faktury, wynosił brutto: 648 zł (w tym VAT: 48 zł).

3. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5.

4. Zgodnie z przyjętą polityką rachunkowości, jednostka księguje koszty przeznaczone do rozliczenia w czasie bezpośrednio z dokumentów źródłowych na koncie 64-0.

II. Dekretacja:

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. FV - faktura zakupu za roczną prenumeratę prasy:
a) wartość netto kosztów prenumeraty zaliczona do rozliczenia w czasie	600 zł	64-0
b) VAT podlegający odliczeniu	48 zł	22-1
c) wartość brutto zobowiązania	648 zł		21
2. PK - zaliczenie w koszty działalności operacyjnej części prenumeraty przypadającej na bieżący miesiąc	50 zł	40-1	64-0
3. PK - księgowanie równoległe na kontach zespołu 5	50 zł	55	49
4. WB - uregulowanie zobowiązania	648 zł	21	13-0