Jak zaksięgować polisę ubezpieczeniową?

Przedsiębiorcy, chcąc zabezpieczyć mienie firmy oraz jej interesy na wypadek wystąpienia nieprzewidzianych zdarzeń, kupują od firm ubezpieczeniowych ubezpieczenia dostosowane do potrzeb danej jednostki. Towarzystwa ubezpieczeniowe kierują oferty ubezpieczeniowe dotyczące mienia, życia, zdrowia, podróży służbowych, programów emerytalnych, utraty zysku, transportu itp.

Podstawą do ujęcia w księgach rachunkowych kosztów ubezpieczeń jest polisa ubezpieczeniowa, będąca dokumentem stwierdzającym zawarcie umowy ubezpieczeniowej. Generalnie koszty związane z ubezpieczeniem zalicza się do kosztów podstawowej działalności operacyjnej i ujmuje na kontach zespołu 4 i 5. Zawierane umowy ubezpieczenia dotyczą zazwyczaj kilku okresów sprawozdawczych, najczęściej obejmują okres 12 miesięcy, a zapłata składki następuje z góry lub w kilku ratach.

W myśl art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości, jeżeli koszty dotyczą przyszłych okresów sprawozdawczych, to dokonuje się czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Czynnym rozliczeniom międzyokresowym podlega kwota kosztów rzeczywiście poniesionych. Rozliczanie kosztów w czasie może dotyczyć działalności operacyjnej (np. składki na ubezpieczenia majątkowe, komunikacyjne, odpowiedzialności cywilnej) i finansowej (np. koszty ubezpieczenia kredytu).

Odpisy czynnych rozliczeń międzyokresowych mogą następować stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń. Czas i sposób rozliczenia powinien być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów z zachowaniem zasady ostrożności. Odpisy te ustala się najczęściej dzieląc kwotę na liczbę miesięcy lub dzieląc kwotę na liczbę dni. Jednostka powinna samodzielnie ustalić sposób rozliczania kosztów w czasie i opisać go w swojej polityce (zasadach) rachunkowości. W ramach uproszczeń dopuszczalne jest jednorazowe rozliczanie w danym okresie sprawozdawczym całości kosztów dotyczących tego okresu. Przykładowo, jeśli polisa ubezpieczeniowa obejmie okres od 1 lipca 2017 r. do końca czerwca 2018 r., to koszt dotyczący 2017 r. podlega zaliczeniu w koszty w miesiącu wykupu polisy, zaś koszt dotyczący 2018 r. - w styczniu 2018 r.

Należy wskazać, że w wyjątkowych sytuacjach, gdy kwoty wynikające z polisy są niewielkie (nieistotne), jednorazowy odpis kosztów może dotyczyć całego okresu trwania umowy ubezpieczenia. Zastosowanie powyższych uproszczeń wynika z art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym jednostka może w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na realizację obowiązku określonego w ust. 1 ww. ustawy.

Do ewidencji rozliczeń międzyokresowych kosztów o charakterze operacyjnym służy konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów". Natomiast ewidencję rozliczeń operacji finansowych prowadzi się na koncie 65-1 "Inne rozliczenia międzyokresowe".