Sposób rozliczania czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów

Wykupiony przez nas abonament obejmuje okres od 30 listopada 2011 r. do 29 listopada 2012 r. Czy w tej sytuacji koszt tego abonamentu powinniśmy rozliczać w okresie od listopada 2011 r. do października 2012 r., czy w okresie od grudnia 2011 r. do listopada 2012 r.?

W świetle przepisów art. 39 ust. 3 ustawy o rachunkowości, odpisy czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów mogą następować stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń. Czas i sposób rozliczenia powinien być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów, z zachowaniem zasady ostrożności. Oznacza to, że jednostka we własnym zakresie ustala sposób rozliczania tych kosztów.

W przypadku kosztów abonamentu, długość całkowitego okresu odpisywania kosztów powinna odpowiadać okresowi, na jaki abonament wykupiono. W związku z tym, wydatek na abonament, o którym mowa w pytaniu, można rozliczać miesięcznie, dzieląc wydatek na 12 miesięcy i przez ten okres odnosić taką samą wartość w koszty działalności operacyjnej. W przedstawionej sytuacji byłby to okres od grudnia 2011 r. do listopada 2012 r.

Przy czym w sytuacji, gdy kwota abonamentu nie jest istotna (znacząca) z punktu widzenia rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego, jednostka może zastosować uproszczenie, którego stosowanie dopuszczone jest przepisami art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości. Będzie ono polegać na tym, że wydatek na abonament dotyczący 2011 r. zostanie odniesiony jednorazowo w koszty bieżącego roku, a w części dotyczącej roku 2012 - jednorazowo w styczniu 2012 r.

Czy dopuszczalne jest rozliczanie kosztów w czasie z podziałem na dni?

Przepisy ustawy o rachunkowości nie określają metody ustalania miesięcznego odpisu czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, tym samym pozostawiają swobodę w tym zakresie jednostce.

Odpisy czynnych rozliczeń międzyokresowych ustala się najczęściej, dzieląc kwotę na liczbę miesięcy, jednak nic nie stoi na przeszkodzie, aby ustalać je dzieląc kwotę na liczbę dni. Jeśli jednostka postanowi koszty abonamentu rozliczać w czasie z podziałem na dni, to miesięczny odpis czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów ustali dzieląc kwotę abonamentu na ilość dni, na które wykupiono abonament i mnożąc przez liczbę dni obowiązywania abonamentu w danym miesiącu.

Sposób rozliczania czynnych rozliczeń międzyokresowych powinien zostać opisany w dokumentacji jednostki wymaganej art. 10 ustawy o rachunkowości, opisującej przyjęte do stosowania zasady (politykę) rachunkowości.

W jednostkach prowadzących ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 lub jednocześnie na kontach zespołu 4 i 5, koszty przewidziane do rozliczenia w czasie (w tym przypadku koszty abonamentu) są najczęściej ujmowane na koncie 40 w pełnej kwocie poniesionych kosztów, zapisem:

- Wn konto 40 „Koszty według rodzajów",
- Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu".

Jednocześnie równolegle do powyższego księgowania koszty te ujmuje się na koncie 64, zapisem:

- Wn konto 64-0 „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów",
- Ma konto 49 „Rozliczenie kosztów".

Jeśli jednostka prowadzi ewidencję kosztów tylko na kontach zespołu 5 (układ funkcjonalny), to koszty abonamentu zalicza do rozliczeń międzyokresowych kosztów, zapisem: Wn konto 64-0, Ma konto 24 - bezpośrednio na podstawie dowodu źródłowego.

Natomiast odpis tych kosztów w części dotyczącej bieżącego miesiąca odbywa się zapisem:

1) w jednostkach stosujących wyłącznie ewidencję kosztów w układzie rodzajowym na kontach zespołu 4:

- Wn konto 49 „Rozliczenie kosztów",
- Ma konto 64-0 „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów",

2) w jednostkach stosujących tylko ewidencję kosztów na kontach zespołu 5 lub jednocześnie na kontach zespołu 4 i 5:

- Wn konto zespołu 5,
- Ma konto 64-0 „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów".