Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 20 (260) z dnia 20.10.2009

Rozliczenie rezerwy na niewykorzystane urlopy

W naszej firmie utworzono rezerwę na niewykorzystane urlopy. Jak się rozwiązuje taką rezerwę? Jakie księgowania związane z tą rezerwą mogą się pojawić w trakcie roku?  

Celowe może być utworzenie rezerwy na niewykorzystane urlopy wypoczynkowe w odniesieniu do pracowników produkcyjnych, którzy wynagradzani są w formie akordu czy dniówki i to tylko wówczas, gdy wykorzystanie przez tę grupę pracowników zaległych urlopów istotnie wpływa na wielkość przychodów ze sprzedaży. Natomiast w sytuacji, gdy urlopy nie mają wpływu na produkcję oraz w stosunku do pracowników administracyjnych, nie tworzy się takiej rezerwy. Generalnie bowiem pracownicy administracyjni otrzymują stałą kwotę wynagrodzenia niezależnie od tego, czy pracują, czy przebywają na urlopie, a jego wysokość nie jest w żaden sposób uzależniona od faktycznie przepracowanego czasu pracy.

Rezerwy na niewykorzystane urlopy, w praktyce rozliczane są na zasadach określonych w art. 39 ust. 2 ustawy o rachunkowości, czyli jako bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów.

Od 1 stycznia 2009 r. ustawodawca rozszerzył zakres art. 39 ust. 2 ustawy o rachunkowości o świadczenia na rzecz pracowników i tym samym potwierdził ogólnie stosowaną do tej pory praktykę ewidencji rezerwy na urlopy za pośrednictwem konta 64 "Rozliczenia międzyokresowe kosztów".

Wprowadzony został również nowy ust. 2a, który rezerwy na niewykorzystane urlopy nakazuje wykazywać w pasywach bilansu jako rezerwy na zobowiązania w części B.I.2. "Rezerwa na świadczenia emerytalne i podobne".

Zatem prawdopodobne zobowiązania z tytułu niewykorzystanych urlopów w wysokości przewidywanych kosztów stanowią bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów. W związku z tym, utworzenie rezerwy na niewykorzystane urlopy w księgach rachunkowych jednostki ujmuje się zapisami:  

Utworzone rezerwy w ciągu roku obrotowego rozlicza się zgodnie z art. 39 ust. 3 ustawy o rachunkowości, z zachowaniem zasady ostrożności:

• stosownie do upływu czasu, to znaczy, w równych kwotach na koniec każdego okresu sprawozdawczego (z reguły okresem sprawozdawczym przyjmowanym przez jednostki jest miesiąc), 

• stosownie do wielkości świadczeń, to znaczy, w odniesieniu do faktycznie poniesionych kosztów w dacie ich poniesienia.

W przypadku stwierdzenia przez jednostkę, że dane zobowiązanie ujęte jako bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów na koniec ubiegłego okresu sprawozdawczego, w danym roku nie powstanie, należy zmniejszyć koszty działalności operacyjnej jednostki, tego okresu sprawozdawczego, w którym ten fakt ustalono (art. 39 ust. 5 ustawy o rachunkowości).

W księgach rachunkowych jednostki ujmuje się to zapisem:  

W ten sam sposób księguje się również wykorzystanie rezerwy w ciągu roku obrotowego.

Ewidencję księgową wykorzystania założonej rezerwy na urlopy przedstawiono na przykładzie liczbowym.

Przykład

I. Założenia:

1. Zgodnie z zasadami polityki rachunkowości, jednostka utworzyła na dzień bilansowy rezerwę na niewykorzystane urlopy pracowników produkcji w wysokości: 35.000 zł.

2. W marcu następnego roku jednostka wypłaciła wynagrodzenie urlopowe w kwocie: 40.000 zł, z tego:

a) wynagrodzenie urlopowe brutto: 34.000 zł,

b) składki na ubezpieczenia społeczne, FGŚP oraz FP obciążające pracodawcę: 6.000 zł.

3. Jednostka dokonała rozliczenia utworzonej w ubiegłym roku rezerwy.

4. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5.

II. Dekretacja:
 

III. Księgowania:

Utworzona rezerwa na zaległy urlop nie stanowi kosztu uzyskania przychodu. Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 27 updop oraz art. 23 ust. 1 pkt 22 updof, nie uważa się bowiem za koszty uzyskania przychodu rezerw utworzonych zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości.

Kosztem uzyskania przychodu jest faktycznie poniesiony wydatek. Będzie to zaksięgowane wynagrodzenie za niewykorzystany urlop oraz należne składki ZUS. Przy czym, wynagrodzenia z tytułu umów o pracę mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem, że zostały wypłacone lub pozostawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego obie strony (por. art. 15 ust. 4g i art. 16 ust. 1 pkt 57 updop oraz art. 22 ust. 6ba i art. 23 ust. 1 pkt 55 updof). W przypadku uchybienia terminom wynagrodzenie zostanie zaliczone do kosztów w miesiącu, w którym dokonano zapłaty lub postawiono wynagrodzenie do dyspozycji pracownika (art. 16 ust. 1 pkt 57 updop).

Składki ZUS od należności z tytułu wynagrodzeń w części finansowanej przez płatnika składek, składki na FP i FGŚP mogą być zaliczone do kosztów podatkowych w miesiącu, za który należności te są należne, pod warunkiem opłacenia ich w obowiązujących terminach. W przypadku uchybienia terminom, składki zalicza się do kosztów uzyskania przychodu w momencie ich faktycznej zapłaty (por. art. 15 ust. 4h updop oraz art. 16 ust. 1 pkt 57a i ust. 7d updop oraz art. 22 ust. 6bb i art. 23 ust. 1 pkt 55a i ust. 3d updof).